Véritable pierre angulaire de nombreuses entreprises B2B (négoce, industrie…), la gestion des stocks requiert un pilotage fin et rigoureux que seuls les ERP (Enterprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion) sont capables de fournir.
Pourquoi cette catégorie d’outil est-elle idéale ? Quels sont les coûts à prendre en considération pour votre projet de déploiement ? Les critères à privilégier pour choisir votre ERP de gestion des stocks ? Voici ce que vous devez savoir.
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Qu’est-ce que la gestion des stocks et quels sont ses enjeux ?
Avant de détailler les apports d’un ERP pour piloter des stocks, notamment dans le secteur du négoce, il est indispensable de bien savoir à quoi fait référence la notion de gestion des stocks.
La grande majorité des entreprises dont le modèle économique repose sur la vente de produits ou matériaux à destination des professionnels entreposent une partie de ces derniers dans des espaces dédiés afin de pouvoir répondre aux variations de la demande.
Mais cette pratique répond à un double enjeu :
- D’une part, il existe un risque de rupture de stock si la quantité de marchandises entreposée n’est pas suffisante. La société n’est alors plus en mesure d’honorer les commandes de ses clients tant qu’elle n’a pas pu effectuer un réapprovisionnement.
- De l’autre côté, tout bien entreposé devient de facto une immobilisation qui s’accompagne d’un coût : espace nécessaire d’entreposage, absence de rentrée financière dans l’attente de la vente… Une entreprise accumulant une trop grande quantité de stock souffre alors de surstockage, ne parvenant pas à écouler sa marchandise assez rapidement.
La gestion des stocks représente donc l’ensemble des procédés mis en œuvre par une organisation pour tenter de maintenir un équilibre optimal, des méthodes de réapprovisionnement à l’organisation des entrepôts en passant par les stratégies de rotation et d’écoulement de stock.
Les avantages d’un ERP pour votre gestion des stocks
Intéressons-nous désormais aux principaux avantages conférés par un ERP pour contrôler un stock et mieux gérer les matériaux ou produits au cœur d’une activité de négoce B2B (et ils sont nombreux !).
Des informations centralisées
Le regroupement des données constitue l’une des plus grosses forces de l’ERP en matière de gestion des stocks.
En effet, le cloisonnement de l’information a longtemps entravé les entreprises manipulant des stocks, et ce n’est qu’avec l’essor du numérique et l’apparition des outils informatiques que l’obstacle a pu être surmonté. Aujourd’hui, un ERP rassemble la totalité des informations propres aux différentes équipes (stock, commercial, RH, etc.) sur une seule plateforme accessible à tous les collaborateurs.
Cette centralisation se révèle tout particulièrement utile pour les professionnels de la distribution B2B écoulant leurs produits dans plusieurs régions/pays et/ou utilisant différents canaux de distribution.
Un suivi des niveaux de stock plus efficace
Les ERP sont aujourd’hui capables de remonter la plupart des informations en temps réel, ce qui offre aux équipes en charge des stocks l’opportunité de compter sur des chiffres à jour en toutes circonstances. De cette façon, les risques de rupture de ou de surstockage sont amplement réduits.
L’analyse des ventes est également facilitée, chaque achat étant immédiatement enregistré par l’outil. Il devient possible de déterminer précisément quelles sont les marchandises les plus rentables ou inversement celles générant des frais de stockage, mais ne dégageant que de maigres bénéfices.
Une meilleure identification des références
Le recours à un ERP est également d’une grande aide pour structurer une nomenclature cohérente et ainsi identifier chaque produit facilement. Toutes les caractéristiques propres à un produit sont disponibles en quelques clics pour les équipes.
Par ailleurs, les inventaires peuvent être réalisés plus rapidement et la collecte des données s’effectue par codes barres, un atout bien pratique pour éviter les erreurs.
Un traçage des rotations facilité
Suivre avec précision les taux de rotation de stock pour chaque marchandise est une mission complexe et fastidieuse pour un collaborateur. Heureusement, les ERP sont capables de mener cette tâche à bien sans aucune difficulté.
Par exemple, votre stock de poutrelles en acier effectue-t-il suffisamment de rotations ou bien les marchandises ont-elles tendance à s’entasser dans les entrepôts ?
Une question à laquelle un module de gestion des stocks peut répondre en l’espace de quelques instants.
Des procédures de réapprovisionnement automatisées
Un approvisionnement maîtrisé est indispensable pour toute entreprise cherchant à piloter son stock efficacement. Des commandes trop tardives peuvent mener à une rupture, tandis que leur multiplication favorise l’apparition du surstockage.
Les outils de type ERP peuvent être finement paramétrés de manière à passer automatiquement une commande lorsque le niveau de stock d’une référence atteint un “seuil critique”. De cette manière les réapprovisionnements sont systématiquement planifiés au meilleur moment et les équipes n’ont plus à s’en soucier en permanence.
De meilleures prises de décision
L’emploi d’un ERP en gestion des stocks réduit également le risque d’erreurs de saisie inhérent à l’emploi de tableurs standards. La remontée des informations est effectuée bien plus rapidement que lorsqu’elle est réalisée manuellement par les collaborateurs. Les rapports (mensuels, trimestriels ou annuels) relatifs à la gestion des stocks sont établis en temps réel et proposent à la direction des données fiables pour une prise de décision plus sereine.
Quels postes de dépenses pour la mise en place d’un ERP ?
Il serait risqué d’évoquer un budget moyen relatif au déploiement d’un tel outil. Cependant, différents types de frais sont à prendre en compte. Entre coûts récurrents et frais “cachés”, voici ce que vous devez savoir pour éviter les déconvenues.
Les frais d’acquisition ou l’abonnement à l’outil
Le premier dénominateur commun à l’acquisition d’un ERP pour votre gestion des stocks n’est autre que le coût du logiciel lui-même.
Pour les outils dits “On-premise” (installation sur ordinateur), l’entreprise achète une ou plusieurs licences auprès d’un éditeur ou intégrateur. L’investissement de base est généralement conséquent, mais demeure une option intéressante sur le long terme grâce au paiement unique avec un accès “à vie”.
Dans le cas d’une formule “SaaS” (accès via Internet), pas d’achat unique, mais plutôt une formule par abonnement mensuel ou annuel qui apporte de la flexibilité dans l’utilisation.
Quelle que soit la formule sélectionnée, les montants peuvent fortement varier en fonction du nombre d’utilisateurs voulu, des fonctionnalités choisies ou encore des développements spécifiques.
Les coûts de mise en place
Les ERP sont des outils nécessitant un délai de mise en œuvre plus ou moins important et votre entreprise ne possède pas forcément les ressources en interne pour assurer son déploiement.
Il est donc recommandé de faire appel à un prestataire spécialisé qui saura gérer le projet du début à la fin grâce à son expertise métier.
Le coût de formation
Pour faire en sorte que les utilisateurs finaux s’approprient rapidement leur nouvel outil de travail, une entreprise doit organiser des formations.
En effet, des employés mal formés sont moins productifs et plus susceptibles de faire des erreurs.
Pour vous assurer d’une formation qualitative, privilégiez les intégrateurs agréés centres de formation et possédant une certification pour l’outil que vous avez choisi de déployer.
Le contrat de maintenance
Les ERP sont des outils complexes et nécessitent un suivi de fond pour rester pleinement fonctionnels sur le long terme.
Un contrat de maintenance couvre le plus souvent la résolution de bugs ou d’incidents techniques, ainsi que la mise à jour du logiciel au fil du temps. Il s’agit de frais récurrents aux montants relativement modérés, mais très divers selon l’outil sélectionné, à ne surtout pas omettre lors de vos calculs.
Attention aux coûts cachés
Les frais fixes et bien connus que nous avons évoqués ci-dessus forment le gros des dépenses liées à un projet ERP. Pourtant, certaines d’entre elles sont moins évidentes à identifier et ne figurent pas toujours dans les contrats : ce sont les coûts cachés.
Le premier point de cette liste réside dans les ressources humaines nécessaires au bon fonctionnement de l’ERP : il va parfois être nécessaire de recruter et donc de rémunérer un chef de projet, voire même des profils plus techniques pour conserver une bonne autonomie en interne sur votre outil de gestion.
- Les développements sur-mesure et autres ajouts non inclus dans la prestation initiale occasionnent systématiquement des coûts additionnels non prévus dans vos calculs. Prenez donc l’habitude d’échanger – en amont du projet – avec votre éditeur ou intégrateur pour obtenir des estimations pertinentes.
- Votre entreprise change, et avec elle, ses besoins. L’ERP dont vous avez fait l’acquisition il y a plusieurs années était peut-être parfait pour une masse salariale restreinte, mais qu’en est-il désormais, avec des effectifs ayant doublé ?
De la même manière, il y a fort à parier que vos priorités stratégiques aient évolué au fil du temps. Pour pallier ces nouveaux enjeux, il est nécessaire d’ajouter des fonctionnalités à l’ERP, notamment concernant la gestion des stocks. Pour en bénéficier, vous devrez remettre la main au portefeuille. Ces frais, rarement abordés au moment de la signature d’un contrat, ont tendance à être mal anticipés et peuvent venir grever votre trésorerie, alors prudence.
- La migration des données depuis votre ancien outil vers le nouveau est rarement prise en compte dans les budgets. Elle a pourtant un coût bien réel. N’oubliez donc pas d’échanger avec votre prestataire pour les sujets de reprise de l’historique et des données.
Bien choisir votre ERP pour la gestion des stocks
Vous l’avez compris, optimiser votre gestion des stocks passe par l’acquisition d’un ERP. C’est un outil indispensable aux activités de vente/revente/négoce. Mais encore faut-il opter pour l’outil adéquat. Voici plusieurs pistes de réflexion pertinentes à inclure dans votre cahier des charges.
Fonctionnalités : ni trop, ni pas assez
Pour une gestion des stocks optimale, choisissez un ERP suffisamment complet pour répondre à vos besoins, mais pas non plus trop complexe, au risque de payer inutilement pour des fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais.
Qualité de l’outil et satisfaction client
Assurez-vous également de la qualité des logiciels à votre disposition. Il est aujourd’hui très simple de trouver différents avis concernant un ERP, ce qui s’avère très utile pour une première évaluation.
Certains éditeurs / intégrateurs proposent par ailleurs une démonstration de leur solution. Saisissez ces opportunités pour affiner votre comparatif.
Enfin, demandez des références aux prestataires, si possible dans votre domaine d’activité. Vous pouvez même contacter directement des entreprises utilisant un outil en particulier pour obtenir un retour détaillé.
ERP généraliste ou spécialisé ?
Dans l’univers du B2B, nous vous recommandons de privilégier les logiciels spécialisés qui sont dès le départ conçus pour répondre à vos enjeux métier grâce à des fonctionnalités bien spécifiques. En revanche, conserver un socle commun aux outils généralistes permet de conserver une structure flexible et adaptable.
Technologie SaaS ou On-Premise ?
Les ERP SaaS (Cloud par abonnement) sont aujourd’hui les plus populaires grâce à un investissement initial mesuré, une installation plus facile et une flexibilité au niveau des accès très appréciée.
Cela dit, les formules On-Premise (achat de licences installées directement sur l’infrastructure serveur et les ordinateurs) sont encore utilisées : licences à vie, accès sans internet, données hébergées en interne…
Aligner coûts et ROI estimé
Le coût global d’un ERP est naturellement à prendre en compte au moment de votre décision.
Notre conseil ? Ne vous contentez pas de respecter l’enveloppe budgétaire à votre disposition et allez plus loin en réalisant des estimations ROIstes pour chaque outil.
Flexibilité et scalabilité
Comme nous l’évoquions plus haut, votre ERP est destiné à évoluer au fil des années. Ce phénomène de “scaling” (mise à l’échelle) est commun, mais requiert un outil capable de supporter des changements d’envergure. Rapprochez-vous des éditeurs/intégrateurs pour obtenir des informations concrètes sur ce volet avant de prendre votre décision.
Soyez aussi attentif à la manière dont chaque logiciel est suivi par son éditeur, en privilégiant dans la mesure du possible un ERP fréquemment mis à jour.
Qualité du support proposé
Assurez-vous enfin que l’assistance proposée par les prestataires soit suffisamment étoffée.
Le service client est-il francophone et réactif ? Pouvez-vous espérer un dépannage rapide en cas d’incident technique ? Comment se déroule la maintenance ?
Situation financière de vos potentiels prestataires
Enfin, gardez en tête que le choix d’un ERP est aussi celui d’un prestataire aux finances saines. Rien de pire que de découvrir au bout de plusieurs mois que vous avez signé avec une entreprise en difficulté pouvant vous laisser sur le carreau à tout moment. Privilégiez donc un éditeur d’ERP avec de multiples intégrateurs pouvant assurer en cas de défaillance de l’intégrateur choisi
Vous pouvez également obtenir des renseignements sur Internet et auprès de vos pairs puis donner un “go” ou “no go” à chaque organisation dans votre liste.
Vous devriez désormais y voir plus clair sur les bénéfices d’un ERP pour gérer vos stocks et être en mesure de faire votre sélection plus sereinement en tant que responsable d’une activité de commerce / distribution / négoce B2B.
Prenez le temps de bien cerner vos besoins, puis identifiez les outils pouvant y répondre. Si vous avez un projet ou une question complémentaire sur le sujet, n’hésitez pas à contacter notre équipe !
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