Les avantages d’un logiciel de gestion des ventes et sur quels critères le choisir

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En tant que responsable d’une petite structure évoluant dans le secteur du commerce B2B ou du négoce, une bonne gestion de l’activité est primordiale. Il vous faut en effet jongler entre stocks, comptabilité tout en gérant les ventes de votre entreprise. Ces multiples tâches, bien qu’indispensables, sont souvent très chronophages et ont tendance à mobiliser de nombreuses heures chaque semaine.

Dans cet article, nous vous expliquons en quoi un logiciel dédié à la gestion des ventes est bénéfique pour vos affaires et les critères pour bien le sélectionner parmi l’offre pléthorique présente sur le marché.

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Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des ventes ?

Avantage 1 : Cycle de vente mieux structuré

Un logiciel de gestion des ventes permet aux vendeurs de mieux suivre leur activité : panier moyen, marchandises écoulées, affaires en cours…

Ces informations sont d’une grande valeur, que ce soit pour vous ou vos collaborateurs. Il devient possible de savoir instantanément quand une personne prend contact avec vous et de suivre son évolution au fil du temps : a-t-elle passé commande ? S’est-elle contentée de demander des renseignements ? Est-il temps de la recontacter ou est-ce inutile ?
Cette meilleure maîtrise du cycle de vente constitue la force principale des outils de gestion des ventes pour votre activité B2B et peut vous permettre d’enregistrer de meilleures ventes.

Avantage 2 : Prévisions de ventes plus fiables

L’utilisation de données inexactes est la porte d’entrée à de nombreuses prises de décisions inadéquates. Les outils de gestion des ventes regroupent l’ensemble des informations commerciales en un seul un espace, ce qui permet aux responsables d’une entité de négoce ou distribution B2B d’avoir une vision à 360 ° de l’activité et du potentiel business.

Avantage 3 : Création de workflows automatisés

Les logiciels de gestion des ventes dans le B2B (négoce ou industrie par exemple) peuvent libérer du temps aux commerciaux grâce à l’automatisation de tâches répétitives et/ou chronophages, mais toutefois indispensables (mise à jour de bases de données, création de rappels, planification d’événements dans les agendas, etc.)

Avantage 4 : Facturation simplifiée

L’ensemble des commandes clients est disponible rapidement et facilement sur les outils de gestion commerciale. L’équipe comptable n’a donc plus besoin d’effectuer des recherches laborieuses dans des dossiers pour savoir si une facture a été réglée ou non. En outre, l’automatisation de l’envoi des factures représente un gain de temps considérable
Enfin, des alertes peuvent aussi être paramétrées en cas de retard de paiement, ce qui évite les oublis et limite le risque d’impayés.

Avantage 5 : Satisfaction client en hausse

Les outils de gestion des ventes sont idéaux pour développer la connaissance de vos clients et par extension votre faculté à répondre à leurs besoins.
Plus vous aurez d’informations à leur sujet, plus vos conseils seront pertinents et meilleure sera l’offre que vous proposerez.

Les clients satisfaits auront tendance à faire l’éloge de votre entreprise autour d’eux, voire à la recommander à leurs connaissances. Mais surtout, il y a de bonnes chances pour qu’ils reviennent s’approvisionner chez vous. Fidéliser un client est jusqu’à 7 fois moins cher que d’en acquérir un nouveau, alors mieux vaut tout faire pour le conserver !

Quels frais à prévoir pour l'acquisition d'un outil de gestion commerciale ?

Prévoir le coût d’acquisition d’un logiciel de gestion des ventes est particulièrement complexe. De nombreux éléments entrent en ligne de compte, avec des montants fortement variables selon les cas de figure. En voici une grille de lecture.

Les coûts d'obtention

Les outils SaaS (sur le Cloud) sont basés sur un modèle économique par abonnement mensuel ou annuel. Ces formules proposent des tarifs comprenant les coûts d’infrastructure, ce qui est un réel avantage au niveau financier.

Concernant les solutions On-Premise, la transaction passe par l’achat d’une ou plusieurs licences qui sont ensuite installées et hébergées à vos frais. Dans ce cas de figure, votre société achète un droit d’utilisation des licences à vie.

Quel que soit votre choix, les montants peuvent varier en fonction de l’offre choisie, du nombre d’utilisateurs ou encore des options sélectionnées.

Les coûts d'intégration et d'hébergement

L’intégration consiste à connecter le nouveau logiciel que vous venez d’acquérir à votre système d’information existant. Cette étape suppose de mobiliser votre prestataire durant plusieurs jours pour mettre en place votre outil de gestion des ventes.

Les logiciels On-Premise doivent être hébergés en interne sur vos serveurs (frais mineurs) ou auprès d’un autre prestataire (souvent plus cher).

Les éventuels coûts cachés

En complément des coûts bien connus évoqués plus haut, il existe également d’autres frais pouvant avoir un impact sur le budget.

La formation des utilisateurs finaux n’est pas forcément prise en compte dans les tarifs qui vous sont communiqués. Ces formations sont facturées à la journée et sont très importantes pour faciliter la période d’apprentissage du logiciel. Notez que selon les prestataires, Privilégiez les intégrateurs possédant l’agrément Qualiopi et n’oubliez pas que vous pouvez généralement faire financer la formation par votre OCPO.

Certains proposent des options “sur-mesure” par le biais de développements spécifiques. Ces prestations sont des suppléments et peuvent venir ajouter des frais non négligeables qui doivent être pris en compte sous peine de mauvaises surprises au moment de faire vos comptes.

6 critères pour choisir votre logiciel de gestion des ventes

Le choix de votre outil doit être l’aboutissement d’une réflexion de fond. Afin de faciliter cette démarche, voici différents éléments à prendre en considération lors de votre phase comparative.

Se renseigner sur les prestataires et leurs solutions

Trancher entre SaaS et On-Premise

Les outils SaaS se basent sur le Cloud et sont donc accessibles partout sous réserve de posséder un accès Internet. Leur installation est généralement peu complexe, ce qui en fait l’option la plus populaire aujourd’hui.

Les logiciels On-Premise sont eux installés sur les ordinateurs de votre société. Ils offrent une flexibilité d’utilisation moindre, mais permettent un meilleur contrôle sur les données grâce à l’internalisation de l’hébergement.

Trouver le bon équilibre en termes de fonctionnalités

Prenez surtout le temps nécessaire pour vérifier que les outils qui vous sont proposés sont en mesure de répondre à vos besoins évoqués.

La gestion des ventes est une discipline complexe qui nécessite des outils performants et un logiciel inadapté aura tendance à entraver la productivité de l’équipe.

Préférez une solution qui dispose d’un maximum de fonctionnalités nécessaires à votre quotidien dans sa version standard, pour éviter les développements intempestifs. Faites aussi attention aux outils qui regorgent de fonctionnalités, parfois peu utiles. Ne payez que pour ce dont vous avez besoin !

Privilégier un logiciel de gestion des ventes intuitif

Le déploiement d’un nouvel outil informatique nécessite un investissement en temps pour former les utilisateurs à son fonctionnement.
Pour limiter la durée de la période dite “transitoire”, écartez les solutions difficiles à utiliser au profit d’outils proposant une bonne UX (Expérience utilisateur) et organisez des formations (souvent proposées par les intégrateurs) à votre équipe pour les rendre autonomes plus rapidement.

Évaluer le potentiel évolutif de chaque solution

Votre réflexion doit à la fois se faire sur le court terme ET le long terme. Vos besoins actuels sont eux bien identifiés, mais qu’en est-il du futur ?
Échangez avec les différents candidats pour savoir si les solutions qu’ils proposent sont suffisamment modulaires pour être modifiées une fois en place.

Votre nombre de fournisseurs et de références explose ? Privilégiez un outil capable d’absorber rapidement cette augmentation des flux sans perdre en réactivité.

Vous pensez devoir recruter de nombreux collaborateurs d’ici quelques années ? Le logiciel devra pouvoir supporter de nouveaux utilisateurs sans ralentissements.
Vous étudiez la possibilité de vendre en multicanal ? L’ERP devra alors être capable de gérer cet aspect.

Discuter de la qualité du support

Le choix de votre prestataire suppose d’instaurer une relation de long terme, s’étendant bien au-delà de la phase d’installation de votre logiciel.
En cas de bug ou de questions, il reste votre interlocuteur privilégié. L’idéal est donc de vous entourer d’un partenaire de confiance capable de vous garantir un accompagnement complet sur la durée.

Notre conseil : questionnez les différents candidats sur le niveau d’assistance fourni dans les offres qu’ils vous proposent. Le support est-il francophone ? Quels sont les délais moyens pour intervenir lors d’une panne ? Pouvez-vous contacter leurs clients pour avoir des références ?

Vous voici désormais renseigné pour bien choisir votre logiciel dédié à la gestion des ventes.

Gardez à l’esprit que l’offre optimale est celle qui correspond le mieux à vos besoins, et non pas la plus complète ou la moins chère.
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