Comment optimiser ses stocks efficacement ?

Date : 21/07/21

Thématique : Divalto

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Nombreux sont les secteurs d’activité concernés en B2B par des problématiques d’optimisation des stocks : le commerce, la distribution, le négoce, mais aussi toutes les activités basées sur une exploitation de matériels ou transformation de matières premières… Fin 2016, l’INSEE estimait à 423 milliards d’euros le poids des stocks dans les bilans financiers des entreprises françaises. La question de leur « bonne gestion » pèse donc lourd dans la balance !

D’ailleurs, les structures qui se sont engagées dans une démarche de fiabilisation des stocks ont observé une augmentation de leur chiffre d’affaires de 4 % en moyenne et de leur valorisation de l’ordre de 20 à 30 %. D’autres au contraire manquent de process et d’outils pour mesurer et piloter efficacement leurs stocks. Tour d’horizon des principaux chantiers à mener.

 

Dans cet article :

1. L’optimisation des stocks : 2 enjeux phares

2. Optimisation des stocks : 4 leviers complémentaires

 

Clarifions pour commencer la terminologie. L’optimisation des stocks renvoie à l’ensemble des actions réalisées par une organisation pour planifier, distribuer et réapprovisionner son stock de marchandises ou de matériels. Simple en apparence, la mécanique est complexe et suppose de faire les bons arbitrages pour arriver aux résultats escomptés.
Un niveau d’approvisionnement bas réduit les coûts de la structure, mais génère aussi le risque de ruptures de stock, de surcoûts en cas de changement de fournisseurs et de délais d’attente supérieurs pour les clients.
A contrario, des stocks trop élevés représentent une charge financière pour les entreprises… Autant résoudre la quadrature du cercle ! Et pourtant, la question mérite qu’on s’y attarde.

 

L’optimisation des stocks : 2 enjeux phares  

Illustration d'un processus d'optimisation des stocks grâce à l'informatique

  • La satisfaction client

La gestion optimale des stocks est évidemment d’abord et avant tout une clé de satisfaction client que tous les dirigeants d’entreprise ou responsables de stocks ont bien en tête. Un entrepôt bien géré en amont, tant du point de vue des stocks disponibles, des délais de réapprovisionnement et de livraison finale permet en aval de respecter les engagements auprès des clients. C’est un facteur clé de fidélisation client que toutes les entreprises concernées ont en ligne de mire. 

 

  • La rentabilité de l’entreprise 

Pour autant, dans une activité, les stocks représentent aussi un centre de coût. L’entreprise achète du matériel ou des marchandises pour les revendre, c’est la définition même du stock ! Bien sûr, elle les revend en y appliquant une marge commerciale. La valeur du stock complique ce calcul. Un stock supérieur à celui qui est immédiatement nécessaire à l’activité commerciale (on parle de surstock) a un impact direct sur la marge réalisée et donc la rentabilité de l’entreprise : les produits ne sont pas écoulés suffisamment rapidement. La capacité d’investissement de l’entreprise peut s’en retrouver rapidement limitée. 

Par ailleurs, certains produits se déprécient dans le temps. Ils se vendent moins facilement, ils perdent de la valeur, les marges s’érodent. Sans compter les frais de structure liés au stockage : les locaux, leur entretien, les assurances, le coût de manutention…

 

Tableau récapitulatif de la valeur des stocks en France

 

En comptabilité, la variation des stocks est incluse dans le calcul de la marge commerciale 

Marge commerciale = chiffre d’affaires HT – coûts d’achats des marchandises HT – variation des stocks
Variation des stocks = valeur du stock de fin de période – valeur du stock de début de période

 

Le besoin de circulation et d’optimisation des stocks amène ainsi les professionnels du secteur à la recherche d’un équilibre précaire entre le « ni trop » ni « pas assez »… 

 

Optimisation des stocks : 4 leviers complémentaires 

personne vérifiant le volume d'un stock dans un entrepôt avec une tablette

1. Calibrer au plus juste les approvisionnements 

L’approvisionnement constitue le préalable d’une bonne gestion de stock. C’est l’étape qui consiste à acheter les produits ou matériels qui vont être revendus. Elle est critique du point de vue de la stratégie et de la performance financière de l’entreprise : combien de produits doivent être achetés ? Au plus près des commandes prévues ? Au-delà pour garder des marges de manœuvre et répondre à un pic d’achat ? À quels prix et auprès de combien de fournisseurs ? Dans quels délais ?  Voici quelques éléments de réponse. 

 

La rentabilité de l’entreprise repose en grande partie sur la capacité des équipes à bien répondre à l’ensemble de ces questions : un approvisionnement bien ajusté évite le surstockage (et le poids financier qu’il représente pour l’entreprise) et les ruptures de stock. A contrario, une mauvaise appréciation de la qualité des achats, des quantités et des prix viennent directement grever la performance de la structure. 

 

Différentes méthodes de gestion des stocks sont pratiquées dans les entreprises pour optimiser les approvisionnements. On les regroupe traditionnellement en deux familles : la première repose sur des prévisions (méthode empirique ou méthode prévisionnelle). La seconde tend à partir de la demande pour gérer au mieux ses approvisionnements (méthode juste à temps, méthode Kanban)

 

2. Optimiser ses sorties de stock

C’est le pendant de l’approvisionnement. Il est inutile de rationaliser ses achats en amont si leur gestion en aval n’est pas réfléchie et orchestrée. Des stocks importants immobilisés dans l’entrepôt pèsent sur la trésorerie de l’entreprise. Plus leur valeur est importante, moins les liquidités disponibles sont élevées ! Il est indispensable d’en avoir la vision la plus juste possible et de bien les piloter.

 

Plusieurs méthodes sont pratiquées en ce sens. Elles diffèrent selon les secteurs, les produits, la taille de l’entreprise et tendent toutes à l’optimisation des stocks : 

  • « premier entré premier sorti » ou FIFO [First In First Out], 
  • « dernier entré premier sorti » ou LIFO [Last In First Out], interdite en France,
  • « premier expiré, premier sorti » dans le secteur agroalimentaire ou FEFO [First Expired First Out]. 

Ces approches sont parfois combinées au sein de la même structure selon les familles de produits concernées. Ces trois approches constituent à la fois des modes de gestion et de prélèvement des produits (ou picking) dans l’entrepôt. 

 

De l’optimisation des stocks — en entrée et en sortie — découle un bon ratio de rotation des stocks qui est indicateur comptable et financier important. En effet, plus la fréquence de rotation est élevée, plus rapidement l’entreprise récupère l’investissement initial réalisé sur les achats et sa marge commerciale, et plus ses bénéfices sont importants. 

 

3. Organiser soigneusement le stockage et l’étiquetage 

L’enjeu du stockage physique des produits est souvent minoré par les petites entreprises, tendues vers la qualité de service rendue à leurs clients. Il s’agit pourtant d’un élément crucial pour un pilotage de stock efficace.

Cette dernière suppose une surface de stockage bien organisée et fonctionnelle, à l’entrée des produits [réception] comme à la sortie [expédition]. Plus l’accès aux produits est facile, plus les équipes chargées de la manutention sont efficaces dans le picking et productives. Une signalétique claire et précise, complétée par un marquage au sol par exemple, permet souvent de gagner un temps précieux ! 

 

L’espace d’entreposage non utilisé a un aussi coût. Ce dernier peut être rationalisé avec un type de stockage adapté pour justement maximiser l’utilisation de l’espace : stockage en bloc au sol, sur rayonnages, en racks à profondeur simple, doubles ou en carrousel… Bien sûr, ces différents équipements représentent un investissement. Leurs montants doivent être calibrés en fonction du ROI attendu.  

 

L’étiquetage contribue aussi à gérer un stock efficacement. Une codification efficace des marchandises, adossée à un système de scannage des codes-barres, permet d’accélérer les réceptions et les expéditions, de tracer précisément leur présence (et parfois même le stade d’avancement dans la préparation de commande), de contrôler en temps réel le stock disponible avec certitude et d’enclencher de nouvelles commandes auprès des fournisseurs si besoin. Très vite, l’automatisation de ces tâches, à faible valeur ajoutée, se révèle indispensable à l’optimisation des opérations. 

 

4. S’équiper de l’outil de pilotage des stocks le plus approprié

Aucun système d’information ne saurait complètement prémunir les professionnels de la distribution, du commerce, du négoce B2B contre les nombreux aléas propres à ce métier : un fournisseur qui n’honore pas ses commandes en temps voulu, le dépôt de bilan d’un client important ou une déficience au niveau de la chaîne logistique…. Pour autant, il n’est plus possible de réaliser le suivi des stocks à l’aide de simples feuilles de calcul, approche chronophage et source d’erreurs. 

 

L’optimisation des stocks passe aujourd’hui par l’acquisition d’outils indispensables aux professionnels, alors que se développe rapidement aussi dans le B2B la distribution multicanale. Un logiciel dédié répond à l’ensemble des besoins : suivi de l’approvisionnement, des départs de commandes, suivi des stocks en temps réel et gestion automatisée des réassorts, réalisation de l’étiquetage et des codes à barres… 

 

Deux types de logiciels se partagent le marché de la gestion des stocks : les ERP typés gestion de stock et les WMS [Warehouse Management System]. 

 

Les premiers sont dédiés à la gestion de l’entreprise au global : ils permettent de suivre l’ensemble des flux d’une structure et de toutes ses fonctions : achats, stocks, vente, RH… Ils disposent de la surface fonctionnelle pour suivre en temps réel les marges commerciales et les indicateurs de rotation du stock.  

 

Le WMS pour sa part est dédié à la gestion opérationnelle de l’entrepôt et ses stocks uniquement. Il propose souvent des spécificités plus avancées que l’ERP en matière logistique.

 

Dans la plupart des cas, les entreprises attachées à l’optimisation des stocks ont tout intérêt à s’équiper d’abord d’un ERP présentant des fonctionnalités avancées en matière de logistique pour commencer : suivi des stocks en temps réel et en prévisionnel, suivi des mouvements multi dépôts, prévision d’un stock minimum de réapprovisionnement, pilotage des enlèvements…. Puis à s’équiper d’une solution WMS, en lien avec une augmentation importante des flux et des problématiques de logistiques.

Les deux solutions se complètent à merveille. Certains éditeurs d’ERP intègrent d’ailleurs un véritable WMS dans leurs fonctionnalités et non un simple connecteur vers un outil tiers. Qui peut le plus peut le moins ! Alors, pourquoi hésiter?

 

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