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Réussir son projet ERP Finance

Date : 18/05/20

Thématique : ERP

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4 points essentiels pour choisir son erp finance

Un des enjeux principaux pour le responsable financier est de veiller à l’exactitude des informations financières de son entreprise. Son rôle consiste donc à consolider et fiabiliser les flux de données provenant de l’ensemble des autres services. Comme les achats, le commerce ou les stocks, mais aussi les autres entités juridiques pour un groupe, pour pouvoir piloter l’activité de l’entreprise ou du groupe.

ERP Finance PME

Un projet ERP Finance

En s’appuyant sur une solution de gestion intégrée, comme un ERP Finance, qui permet d’automatiser un grand nombre de ces processus, les Responsables Finance gagnent du temps. Du temps qu’ils peuvent mettre à profit pour se concentrer sur l’exploitation des données financières de l’entreprise et aider le dirigeant à prendre des décisions stratégiques.

Si vous êtes sur le point d’entamer une réflexion sur la refonte de votre système d’information, voici quelques fondamentaux à suivre :

1. Se poser les bonnes questions

Un projet ERP est souvent l’occasion de remettre à plat l’ensemble du système d’information, mais aussi des processus de l’entreprise. Pour bien cerner vos besoins, vous devez être capable d’expliquer comment vous fonctionnez aujourd’hui et comment vous souhaiteriez fonctionner demain.

Si l’ERP propose des fonctions standards qui s’adaptent à la plupart des organisations, chaque entreprise est unique et dispose d’un système d’information existant, de ses propres règles de gestion et d’une organisation déjà définie.

  • Comment la fonction financière travaille-t-elle ?
  • Avec quels outils ? Quel est le périmètre fonctionnel du projet ?
  • Souhaitez-vous inclure les achats, faut-il gérer les stocks, les commandes… ?
  • Aurez-vous besoin de développer des interfaces particulières selon le degré d’automatisation envisagée ?
  • Faut-il revoir également ses outils de reporting et leur format ?
  • Sans oublier l’architecture technique : quel est votre système d’exploitation ? Quelles bases de données ?

2. Choisir un outil ERP Finance adapté

Le choix d’une solution ERP de gestion financière va essentiellement dépendre de la taille de votre entreprise, de votre environnement et surtout de vos besoins : immobilisations et gestion budgétaire, suivi des encaissements clients et des paiements fournisseurs, gestion des relances clients et éditions…

Voici 2 types de solutions qui répondent aux besoins de la comptabilité générale, analytique, auxiliaire et budgétaire :

  • Cegid XRP Ultimate est une solution particulièrement adaptée aux organisations ayant besoin de gérer une volumétrie de données conséquentes avec des exigences importantes en matière de reporting, de contraintes budgétaires et soumis à une forte pression règlementaire. Orientée processus, CEGID XRP Ultimate couvre tous les domaines fonctionnels, opérationnels de l’entreprise et permet de structurer et de gérer les flux d’information tout en respectant les règles et les processus de gestion.
  • Intégrés ou indépendants, les modules de l’ERP Divalto Infinity permettent de construire un système d’information en phase avec les besoins des PME-PMI : gestion commerciale, comptabilité, production, CRM, paie/RH.

Pour vous aider dans l’analyse et le choix de l’outil, vous pouvez faire appel à un cabinet conseil qui vous aidera également dans le choix de l’intégrateur.

3. Faire duo avec l’intégrateur ERP

Une fois le choix de l’ERP Finance et de l’intégrateur arrêté, vous entrez dans le cœur du projet. S’il ne devait y avoir qu’une seule règle, ce serait de ne jamais « passer » une étape ou une phase du projet sans l’avoir validée… au risque de passer à côté du système attendu.

Pour éviter cet écueil, il est important de challenger son intégrateur sur la dimension conseil. Être intégrateur ne se résume pas à paramétrer, c’est aussi vous aider à repenser vos process ou vos habitudes de travail mais toujours dans le but de perfectionner votre système. Peut-être pâtissez-vous de dysfonctionnements hérités d’une ancienne organisation ? Avez-vous grandi trop vite sans avoir eu le temps de réfléchir aux impacts organisationnels dans votre entreprise ?

Toutes ces questions, votre intégrateur les a forcément rencontrées, profitez de son expertise. Et le plus tôt cette étape de conduite du changement est menée, plus votre projet a de chance de réussir.

4. Etre vigilant sur la méthodologie d’intégration proposée

Vous pouvez avoir choisi la meilleure solution ERP Finance du monde, si elle ne couvre pas correctement vos besoins ou si l’intégrateur n’a pas été capable de transposer vos besoins dans la logique de fonctionnement de l’outil, alors vous pouvez tout de suite arrêter.

Voici les 5 phases essentielles qui vont structurer votre projet :

  • La phase de cadrage
    Elle va permettre de définir précisément le périmètre et d’identifier les enjeux et les éléments structurants de votre projet. Elle donne lieu à la rédaction d’un dossier de cadrage et à la construction d’un plan d’actions de mise en œuvre de votre projet.
  • La phase de conception
    Elle décrit les composants de votre projet : les process fonctionnels, le programme de reprises de données, les flux d’interfaces, les développements divers. C’est pendant cette phase que vous est présentée la solution standard en présence d’un expert du domaine fonctionnel ciblé. La projection de vos besoins dans la solution est détaillée dans les documents de spécification fonctionnelle qui vont servir de guide pour la suite du projet.
  • La phase de réalisation
    La solution est paramétrée selon les modalités détaillées dans les spécifications et les développements sont réalisés. Le prototypage de la solution est ensuite présenté sous forme d’ateliers de démonstration en présence de l’expert garant de la solution et des utilisateurs clés. En général, cette phase est importante dans la conduite du changement. Elle aide les utilisateurs à se projeter.
  • La phase de recettage
    Elle se déroule en mode atelier sur plusieurs jours et vous permet de tester la solution de manière transverse par vos référents et vos utilisateurs clés. C’est l’ultime étape d’ajustements des paramétrages et des développements avant la mise en exploitation sur l’ensemble de l’organisation. Cette phase nécessite un pilotage quotidien avec l’intégrateur pour vous aider dans la prise en main de la solution et relever toutes les anomalies et les évolutions potentielles.
  • La phase de mise en production
    Elle correspond au déploiement de la solution sur l’ensemble des entités. Les utilisateurs finaux sont formés et les modes opératoires, issus des spécifications enrichies tout au long du projet, sont finalisés. Cette phase est suivie d’un accompagnement post-démarrage avec des points réguliers entre les équipes internes et l’intégrateur.
En savoir plus sur notre méthodologie projet d’intégration ERP.