étude de cas : Ingrid Millet

Secteur d’activité : Cosmétique

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Le contexte

Ingrid Millet est la créatrice éponyme de la marque de soins cosmétiques fondée en 1959. Le succès de la marque, spécialisée dans les soins « anti-âge », est au rendez-vous lorsqu’elle lance sa première gamme à base de caviar. La société distribue ses produits à travers différents canaux : réseaux sélectifs, grands magasins, pharmacies, instituts de beauté… en France et à l’international.

La demande

Sandra Grussenmeyer Manny travaille depuis plus de 20 ans au sein du groupe auquel appartient la marque INGRID MILLET. En juin 2020, elle est nommée Présidente de la société. De son côté, Lise Autet a intégré l’équipe il y a plus de 8 ans en tant que Directrice Export. Toutes deux ont piloté le projet de migration de l’ERP. Elles reviennent sur la vision stratégique de Divalto Infinity dans l’entreprise et son évolution jusqu’à aujourd’hui.

L'approche choisie

« En prenant mes fonctions à la Présidence d’INGRID MILLET, je travaillais depuis longtemps pour le groupe international dont fait partie la marque. INGRID MILLET a un ADN très fort et d’excellents produits. Je voulais que la structure de l’organisation, nos process, soient optimum et performants. Pour y parvenir, il y avait de nombreux changements à opérer. »

L’un des projets identifiés comme prioritaires concernait l’ERP Divalto Infinity. Il s’agissait d’opérer la migration sur sa version la plus récente. Mais pourquoi était-elle si stratégique ?

« À mon arrivée, l’ERP utilisé était encore sur une version ancienne. Il était devenu obsolète, très contraignant au quotidien et en décalage avec nos besoins opérationnels. En parallèle, notre partenaire logisticien avait décidé de renouveler son propre ERP et sa nouvelle solution n’allait plus être compatible avec notre version. », explique Sandra Grussenmeyer Manny.

Pour la marque, son système d’information était devenu un véritable frein à son développement. Le projet d’évolution de l’ERP devenait alors incontournable et nécessaire.

Choisir son accompagnement pour sa migration ERP

Avant toute chose, il fallait choisir entre améliorer l’outil existant, une migration de Divalto Infinity sur une nouvelle version, ou changer de fournisseur ERP.

« L’option de changer d’ERP a rapidement été écartée. Divalto n’était plus adapté en l’état mais ce n’était pas irrémédiable. Ensuite, il était hors de question d’ajouter du stress inutile aux équipes, qui menaient en parallèle plusieurs chantiers de restructuration. Faire évoluer Divalto Infinity, c’était conserver une base solide. »

Les équipes SYXPERIANE connaissaient déjà très bien celles d’INGRID MILLET. Elles travaillaient ensemble depuis plusieurs années. Le bon relationnel s’était ressenti directement lors de la prise de contact pour initier le projet.

« Nous savions que nous pouvions compter sur SYXPERIANE. De plus, leurs équipes entretenaient des échanges très positifs avec celles de notre logisticien. Nous étions donc rassurés quant à la communication entre toutes les parties pour gérer la passerelle entre les deux ERP. »

Tout remettre à plat

Il a d’abord fallu auditer l’existant. Cette première phase était cruciale. Nous avons déterminé ce qu’il fallait garder, abandonner ou améliorer pour aligner vision stratégique, nouveaux processus et système d’information.

Étant donné son contexte et son secteur d’activité, plusieurs développements spécifiques existaient. Certains ont été abandonnés car devenus obsolètes, de nouveaux ont été créés et d’autres ont simplement été améliorés.

En effet, les particularités d’INGRID MILLET ont donné lieu à des développements autour de :

  • La gestion de la production: composants aux nomenclatures complexes, matières premières spécifiques, packaging, prévision de production…
  • La gestion des produits: périssabilité, n° de lots, FIFO…
  • La gestion de la réglementation: différente selon chaque pays de distribution
  • La gestion commerciale: système de vente multicanal, exportation, facturation…
  • La gestion financière : comptabilité, contrôle de gestion, administration des ventes…

Une conception au plus proche du standard

Une fois l’état des lieux réalisé, la phase de conception a permis de lister les attentes de chaque responsable de services.

Ainsi, des échanges ont été menés par SYXPERIANE auprès de tous les départements : production, commercial (France et export) et comptabilité. Tout le monde a été sollicité pour apporter sa pierre à l’édifice en exprimant ses ressentis et ses besoins.

La direction a ensuite arbitré la mise en œuvre de l’ERP, en limitant le plus possible le recours à des développements spécifiques afin de privilégier les fonctions standard de la solution.

Paramétrer et recetter l’ERP

Une fois la conception validée, le paramétrage et les phases de tests ont pu être réalisés. Tous les process ont été exécutés à distance sur le serveur cible d’INGRID MILLET. Après la formation des équipes sur cette nouvelle version, les utilisateurs-clés se sont mobilisés pour mener la recette selon les créneaux prévus.

Les équipes SYXPERIANE ont également su répondre aux différentes remontées des utilisateurs, de façon à accompagner le bon déroulement du projet. Le passage en production a pu être opéré, comme prévu initialement, en avril 2021.

« Les équipes SYXPERIANE nous ont accompagnés tout au long du projet en nous apportant des réponses aux problèmes que nous avons pu rencontrer pendant la phase de démarrage. »

La réussite de ce projet, tant sur le plan de la méthodologie que du fonctionnement, a permis de démarrer un second projet suite à cette migration. En effet, il était devenu incontournable d’apporter une solution adaptée à notre force de vente. Le CRM Divalto Weavy a été déployé en quelques semaines par les mêmes équipes (INGRID MILLET et SYXPERIANE) pour aboutir à une mise en production à la rentrée 2021 sur le périmètre :

  • Saisie des commandes clients,
  • Gestion des prospects,
  • Mise à jour du catalogue,
  • Suivi des rendez-vous…

La conduite du changement

Au sein d’INGRID MILLET, il y a eu beaucoup de changements en peu de temps et pas seulement au niveau du système d’information.

« Le changement autour de l’ERP a été très bien reçu. On a oublié ce qu’était l’ERP avant la migration. Les nouvelles solutions nous apportent une grande satisfaction et ce sentiment est commun au sein de tous les services. », partage Lise Autet.

Tout cela n’est pas dû au hasard. Pour Sandra Grussenmeyer Manny, il était essentiel d’embarquer ses équipes dans le projet. Ce sont ces mêmes équipes qui utilisaient l’ERP au quotidien et qui avaient sollicité le changement pour avoir un logiciel à jour et adapté à leurs besoins.

« L’équipe était à 100% partie prenante à tous ces changements, notamment pour l’ERP. Nous avions organisé des réunions à distance avec tout le monde. Ces échanges avaient été facilités par le fort capital sympathie que SYXPERIANE détenait déjà auprès de nos équipes. »

Pour conclure, nous pouvons résumer le résultat de ce projet de migration de l’ERP avec cette phrase : « Tout est plus efficace quand tout le monde est satisfait ! »

Le résultat

Efficacité

« Le temps passé pour obtenir la même information est tellement plus rapide ! »

Suivi continu

« La gestion des tickets fonctionne très bien, c’est efficace. »

Modernité

« Ce projet de migration a vraiment fait entrer notre SI dans le 21ème siècle. »

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