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Adrea haarmonise son ERP avec Syxperiane

Date : 16/02/12

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SYXPERIANE harmonise les outils de gestion du groupement Adrea

adreaAdréa, spécialiste de la protection des personnes en santé, prévoyance, épargne et retraite s’équipe de l’ERP Qualiac pour mener à bien la fusion de son système d’information (SI) comptable et financier. La couverture fonctionnelle de l’ERP et l’approche basée sur les processus métiers a séduit le groupement mutualiste.

 

Issue du regroupement de neuf mutuelles indépendantes et interprofessionnelles de dimension régionale et assurant plus d’un million de personnes, Adrea décide en 2008 de fusionner les neuf entités en une mutuelle unique.

Au sein de ce projet de fusion, la convergence du système d’information comptable et financier de la mutuelle, pour lequel une dizaine d’éditeurs, dont Qualiac, ont été sollicités.

Le pôle finance au coeur du projet

Le projet SI comptable et financier est géré par une équipe pilote de 8 personnes chez Adréa. “Notre réflexion s’est portée sur la place que devait prendre la Direction Comptable et Financière dans la nouvelle organisation. Nous sommes arrivés à la conclusion qu’elle ne devait pas uniquement servir à produire des données comptables et financières mais également avoir une vraie fonction de pilotage avec des process bien établis dans les contrôles de gestion, le suivi des dépenses, la gestion de trésorerie…” explique Olivier Brenza, Directeur Comptabilité Finances chez Adréa. Le poste d’administrateur fonctionnel a spécialement été créé pour ce projet et a été confié à Bruno Vellay.

La complexité du projet nécessite le développement d’interfaces et de flux spécifiques pour harmoniser les échanges. “L’ERP Qualiac assurant une couverture standard de l’ensemble des besoins fonctionnels de la mutuelle, nous avons pu organiser rapidement des ateliers pratiques. Nous avons décidé d’associer notre partenaire intégrateur Partesys dans notre démarche afin de renforcer l’accompagnement d’Adréa et de proposer une solution paramétrée et interfacée par l’intégrateur ” indique Patrick Lefay, ingénieur commercial en charge du dossier chez Qualiac.

C’est l’ERP Qualiac, associé à l’efficacité du partenariat Qualiac-SYXPERIANE qui convainc les pilotes du projet Adréa. “Nous avons été séduits par l’approche « processus métiers » de Qualiac. Leur démarche n’était pas uniquement centrée sur les outils techniques. Pour conforter notre choix, nous avons également eu différents échanges très positifs avec trois utilisateurs de Qualiac dans le domaine financier ; ajoutés à la présence de SYXPERIANE, ce sont des éléments qui ont fait la différence au moment de prendre notre décision”, affirme Olivier Brenza.

Adrea sera donc équipé des modules Comptabilité/Finances, Immobilisations, Achats, Décisionnel et Workflow en environnement Qualiac RIA Web 2.0 (Rich Internet Application). Le mutualiste sera par ailleurs le premier utilisateur du module de Rapprochement Bancaire.

Un projet complexe

Le projet nécessitait la construction d’un environnement homogène sur la base d’outils hétérogènes, répartis sur des sites différents, le tout représentant un volumétrie élevées de données. L’autre enjeu de ce projet était la contrainte calendaire puisque le nouvel outil devait entrer en production au 1er janvier 2011. Enfin, Adréa souhaitait récupérer les données existantes et intégrer certaines écritures comptables comme les cotisations des assurés.

L’accompagnement du duo Qualiac-SYXPERIANE et la mobilisation interne d’Adréa ont permis de faciliter la convergence de toutes les entités vers le projet commun.

“Les engagements ayant été respectés au niveau du périmètre et du planning, la phase de production de l’ERP a pu être lancée dans les temps” souligne Laurent Fleury, co-fondateur de SYXPERIANE. “La transparence entre les trois parties et l’implication des équipes internes et de la direction a été totale, et c’est fondamental pour l’aboutissement d’un projet comme celui-ci”.

“Aujourd’hui, nous avons atteint nos objectifs techniques. Une des clés de réussite de ce projet a été la collaboration gagnante ainsi que le partage clair des rôles et responsabilités entre les différentes parties prenantes sur l’intégralité du projet : Qualiac, Partesys, et Norsys Conseil. Il ne nous reste plus qu’à inculquer une vraie culture de contrôle de gestion au sein du groupe, et là c’est un travail de fond que nous sommes en train d’entreprendre” conclut Olivier Brenza.

 

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