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Implémentation d’ERP 
sans méthodologie votre projet n’est rien

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LES POINTS D'ATTENTION

Il n’y a pas que le marché des solutions ERP et les plateformes technologiques qui sont en pleine mutation. Depuis que le web offre quantité d’informations sur le « pourquoi choisir un logiciel de gestion » ou le « comment réussir une implémentation d’ERP », nous avons à faire, nous, intégrateurs, à un public de plus en plus aguerri, avec des connaissances plus complètes mais aussi des exigences accrues.

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Pourquoi porter une attention particulière à la méthodologie d’implémentation d’ERP

Nous n’aborderons pas la phase amont de votre projet ERP, c’est-à-dire l’étape d’étude (Etat des lieux, choix de l’équipe référente et rédaction du cahier des charges) qui doit – normalement – être déjà bouclée. Si ce processus n’a pas toujours été simple, rassurez-vous, vous n’avez fait que 10% du trajet 😉 Avec la phase d’implémentation d’ERP, le vrai voyage commence…

Lors du choix du prestataire intégrateur, il vous faut nécessairement être vigilant à la méthodologie qui va vous être proposée, car pour vous, c’est la garantie :

  • d’utiliser une solution qui correspond à ce que vous attendiez
  • de pourvoir vous appuyer sur des engagements clairs et précis
  • d’obtenir de la visibilité sur la construction de la solution
  • de bénéficier d’un suivi projet efficace

 

Quelles sont les différentes étapes d’une implémentation d’ERP ?

#1. L’analyse

Préalable essentiel à tout projet d’implémentation d’ERP, la phase d’analyse doit définir précisément le périmètre du projet et identifier les éléments structurants de votre projet. Ces éléments seront consignés dans un Plan de Cadrage, qui devra être considéré comme le thésaurus de votre projet. C’est également au cours de cette phase qu’est construit le Plan d’Actions de mise en œuvre du projet.

#2. La conception

Dans tout projet, qu’il s’agisse ou non de l’implémentation d’ERP, il est important de mobiliser et d’engager vos collaborateurs en charge du projet dès le début du processus. La visibilité sur le plan d’actions proposé et la présentation de l’équipe projet de votre intégrateur font partie du dispositif.

Au cours de cette phase, vos besoins, vos process fonctionnels, le programme de reprise de données, les flux d’interfaces, et les développements divers seront détaillés. Plusieurs ateliers de présentation de la solution standard seront organisés afin de procéder à une analyse d’écarts au regard de vos besoins exprimés.

#3. La réalisation

Durant cette phase, la solution est paramétrée, les développements spécifiques sont réalisés et le tout est présenté lors d’ateliers. A ce stade il est encore possible d’ajuster les besoins, les spécifications, le paramétrage et le développement. La réussite un projet d’implémentation d’ERP repose en partie sur la capacité des équipes à itérer sur les différents éléments proposés.

#4. Le recettage

Aucune phase d’un projet d’implémentation d’ERP n’est plus importante l’une que l’autre mais bien souvent, lorsque le moment des tests et de la recette arrive, les clients relâchent la pression, pensant à tort qu’il ne s’agit que d’une formalité.

Pour l’intégrateur, c’est le moment de vérité et c’est la raison pour laquelle, le prestataire doit être quotidiennement à vos côtés pour encadrer et piloter les tests que réaliseront vos utilisateurs clés. Son rôle va consister à qualifier et prioriser les éventuelles anomalies ou demandes d’évolutions pour ajuster les paramétrages et les développements.

#5. La mise en production et l’exploitation

La préparation à la bascule et au démarrage constitue l’aboutissement d’un travail collaboratif de plusieurs mois. Pour ne pas voir votre projet d’implémentation réduit à néant, il est donc important de veiller à ce que votre nouvel ERP soit bien accepté et intégré en interne donc de consacrer du temps à la formation. Un accompagnement au démarrage par votre intégrateur est indispensable. Mais une fois installé, votre ERP va et doit continuer d’évoluer ne serait-ce que d’un point de vue technologique avec les nouveaux usages liés à la mobilité, au collaboratif… Mais de façon plus pragmatique, les éditeurs lancent de nouvelles versions et proposent régulièrement des mises à jour. Sauf en cas de montée de version majeure, ces évolutions ne nécessitent pas de se replonger dans un dispositif digne d’un nouveau projet d’implémentation d’ERP.

Le livrable, la pièce maîtresse de tout projet d’implémentation d’ERP

Plan de cadrage, plan d’actions, spécifications, élaboration et suivi des fiches composants, PV de validation/livraison, supports de Comité de pilotage, manuels de formation, toute cette documentation garantit le bon déroulement de votre projet d’implémentation. Soyez donc exigeants avec votre prestataire sur la qualité des livrables mais ayez la même exigence vis-à-vis de vous pour les valider.

 

En conclusion

L’implémentation d’ERP est toujours un projet lourd d’engagements, parfois difficile, mais tellement gratifiant lorsque le résultat est à la hauteur. S’appuyer sur une méthode éprouvée conditionne à 50% la réussite de votre projet mais tout ne repose pas non plus sur les épaules de votre intégrateur. Pour que cette méthodologie fonctionne, elle doit reposer sur un engagement réciproque :

  • L’intégrateur doit vous garantir la livraison d’une solution conforme au périmètre fonctionnel défini dans le Plan de Cadrage et l’ensemble des évolutions demandées dans le cadre d’un budget forfaitaire défini et validé en amont.
  • De votre côté votre implication doit être totale notamment par la présence de vos équipes tel que défini dans le plan d’actions.