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Réussir son projet ERP Finance

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4 POINTS ESSENTIELS POUR CHOISIR SON ERP FINANCE

Un des enjeux principaux pour le responsable financier est de veiller à l’exactitude des informations financières de son entreprise. Son rôle consiste donc à consolider et fiabiliser les flux de données provenant de l’ensemble des autres services comme les achats, le commerce ou les stocks, mais aussi des autres entités juridiques pour un groupe, pour pouvoir piloter l’activité de l’entreprise ou du groupe.

ERP Finance PME

En s’appuyant sur une solution de gestion intégrée, comme un ERP Finance, qui permet d’automatiser un grand nombre de ces processus, les responsables finance gagnent du temps ; temps qu’il peuvent mettre à profit pour se concentrer sur l’exploitation des données financières de l’entreprise et aider le dirigeant à prendre des décisions stratégiques.

Si vous êtes sur le point d’entamer une réflexion sur la refonte de votre système d’information, voici quelques fondamentaux à suivre :

1. Se poser les bonnes questions

Un projet ERP est souvent l’occasion de remettre à plat l’ensemble du système d’information mais aussi des processus de l’entreprise car pour bien cerner vos besoins, vous devez être capable d’expliquer comment vous fonctionnez aujourd’hui et comment vous souhaiteriez fonctionner demain.

Si l’ERP propose des fonctions standards qui s’adaptent à la plupart des organisations, chaque entreprise est unique et dispose d’un système d’information existant, de ses propres règles de gestion et d’une organisation déjà définie.

Comment la fonction financière travaille-t-elle ? Avec quels outils ? Quel est le périmètre fonctionnel du projet ? Souhaitez-vous inclure les achats, faut-il gérer les stocks, les commandes… ?  Aurez-vous besoin de développer des interfaces particulières selon le degré d’automatisation envisagée ? Faut-il revoir également ses outils de reporting et leur format ?

Sans oublier l’architecture technique : quel est votre système d’exploitation ? Quelles bases de données ?

2. Choisir un outil ERP Finance adapté

Le choix d’une solution ERP de gestion financière va essentiellement dépendre de la taille de votre entreprise, de votre environnement et surtout de vos besoins : immobilisations et gestion budgétaire, suivi des règlements clients et fournisseurs, gestion des relances clients et éditions…

Voici 2 types de solutions qui répondent aux besoins de la comptabilité générale, analytique, auxiliaire et budgétaire :

  • Qualiac est une solution particulièrement adaptée aux organisations ayant besoin de gérer une volumétrie de données importante avec des exigences en matière de reporting et de contraintes budgétaires et soumis à une forte pression règlementaire. Orientée processus, Qualiac couvre tous les domaines fonctionnels et opérationnels de l’entreprise et permet de structurer et de gérer les flux d’information tout en respectant les règles et les processus de gestion.
  • Intégrés ou indépendants, les modules de l’ERP Divalto permettent de construire un système d’information en phase avec les besoins des PME-PMI : gestion commerciale, comptabilité, production, CRM, paie/RH.

Pour vous aider dans l’analyse et le choix de l’outil, vous pouvez faire appel à un cabinet conseil qui vous aidera également dans le choix de l’intégrateur.

3. Faire duo avec l’intégrateur ERP

Une fois le choix de l’ERP Finance et de l’intégrateur arrêté, vous entrez dans le cœur du projet. S’il ne devait y avoir qu’une seule règle, ce serait de ne jamais « passer » une étape ou une phase du projet sans l’avoir validée… au risque de passer à côté du système attendu.

Pour éviter cet écueil, il est important de challenger son intégrateur sur la dimension conseil. Etre intégrateur ne se résume pas à paramétrer, c’est aussi vous aider à repenser vos process ou vos habitudes de travail mais toujours dans le but de perfectionner votre système. Peut-être pâtissez-vous de dysfonctionnements hérités d’une ancienne organisation ? Avez-vous grandi trop vite sans avoir eu le temps de réfléchir aux impacts organisationnels dans votre entreprise ?

Toutes ces questions, votre intégrateur les a forcément rencontrées, profitez de son expertise. Et le plus tôt cette étape de conduite du changement est menée, plus votre projet a de chance de réussir.

4. Etre vigilant sur la méthodologie d’intégration proposée

Vous pouvez avoir choisi la meilleure solution ERP Finance du monde, si elle ne couvre pas exactement vos besoins ou si l’intégrateur n’a pas été capable de transposer vos besoins dans la logique de fonctionnement de l’outil, alors vous pouvez tout de suite arrêter.

Voici les 5 phases essentielles qui vont structurer votre projet :

  • La phase de cadrage va permettre de définir précisément le périmètre et d’identifier les enjeux et les éléments structurants de votre projet. Elle donne lieu à la rédaction d’un dossier de cadrage et à la construction d’un plan d’actions de mise en œuvre de votre projet.
  • La phase de conception décrit les composants de votre projet : les process fonctionnels, le programme de reprises de données, les flux d’interfaces, les développements divers. C’est pendant cette phase que vous est présentée la solution standard et qu’est réalisée l’analyse d’écarts, en présence d’un expert du domaine fonctionnel ciblé. Chez SYXPERIANE, nous avons mis en place des Fiches Composants qui décrivent dans le détail vos besoins pour chaque composant.
  • Au cours de la phase de réalisation, la solution est paramétrée et les développements sont réalisés. Le prototypage de la solution est ensuite présenté sous forme d’ateliers de démonstration en présence de l’expert garant de la solution et des utilisateurs clés. Comme dans tout processus itératif, cette phase donne lieu à des échanges et donc de potentiels ajustements des besoins, des composants, du paramétrage et des développements.
  • La phase de recettage se déroule en mode atelier sur plusieurs jours et vous permet de tester la solution de manière transverse par vos référents et vos utilisateurs clés. C’est l’ultime étape d’ajustements des paramétrages et des développements avant la mise en exploitation sur l’ensemble de l’organisation. Cette phase nécessite un pilotage quotidien par l’intégrateur pour vous aider dans la prise en main de la solution et relever toutes les anomalies et les évolutions potentielles.
  • La phase de mise en production correspond au déploiement de la solution sur l’ensemble des entités. Les utilisateurs finaux sont formés et les modes opératoires, issus des fiches composants enrichies tout au long du projet, sont finalisés. Cette phase se termine par un accompagnement post-démarrage avec des points réguliers entre les équipes internes et l’intégrateur.

 

Pour en savoir plus sur la méthodologie projet d’intégration ERP, rendez-vous sur notre page SELECTIVE EXPERT.

 

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