Qu’il s’agisse du premier déploiement d’ERP au sein de votre PME ou du remplacement d’un progiciel existant, la réussite de votre projet ERP dépend de nombreux critères. Choix de la solution, de l’intégrateur, budget, définition d’un cahier des charges et gestion de projet… À chaque étape de votre projet ERP, il faudra veiller à éviter certains écueils. Voici les principaux.
Piège n°1 : négliger le choix de l’éditeur de logiciel
Le choix de l’ERP est évidemment primordial. Mais, en choisissant une solution, vous vous engagez également auprès de son éditeur. Un détail parfois minimisé ! Pourtant, le facteur humain est l’une des clés de la réussite de votre projet ERP. Alors, en plus des critères de sélection inhérents à la solution (fonctionnalités, performance, etc.), n’oubliez pas de sonder l’éditeur qui la développe. Celui-ci doit être capable de proposer des évolutions en accord avec le marché et une prestation de conseil ERP sur le long terme.
Les logiciels de gestion (ERP) restent en place en moyenne 7 ans dans les entreprises.
Source : Journal du Net
Comment choisir son ERP
L’important est de choisir le bon outil, celui qui répondra à l’ensemble de vos enjeux, et de vous faire accompagner par un intégrateur aux méthodes éprouvées pour son déploiement
Pour savoir si le partenaire technologique est fiable, commencez par vérifier son ancienneté, sa santé financière et ses références. Ensuite, n’hésitez pas à lui poser des questions sur les technologies utilisées, l’architecture du progiciel, les évolutions techniques des dernières années… Certains acteurs, présents sur le marché depuis 40 ans, offrent parfois un produit plutôt désuet. C’est pourquoi il est important de s’assurer que l’éditeur possède une vision stratégique et technologique sur les prochaines années et investit suffisamment en R&D pour faire évoluer son produit au rythme de la croissance de votre PME. Par exemple, il est aujourd’hui peu judicieux de faire confiance à un éditeur qui ne propose pas de solution en SaaS (ou qui n’a pas prévu de le proposer sous peu). Soyez attentif à la volonté et la capacité d’innovation de votre futur partenaire technologique.
Piège n°2 : sous-estimer l’investissement du projet ERP
Penser qu’un projet ERP ne prendra que “deux ou trois mois” est une erreur. Un dirigeant de PME doit avoir conscience de l’investissement qu’une telle dynamique représente, en termes de ressources financières et humaines. En grillant les étapes en amont, vous perdrez beaucoup de temps et d’énergie après déploiement. Mieux vaut prendre le temps de définir ses besoins et déployer correctement l’ERP dès le départ, pour ne pas rencontrer de mauvaises surprises par la suite. Certaines PME en ont fait les frais : un projet ERP bâclé ou réalisé trop rapidement donne souvent lieu à des dysfonctionnements au moment de la mise en production, en particulier si les phases de tests n’ont pas été correctement effectuées avant le lancement. Ces déconvenues engendrent un vrai mécontentement de la part des utilisateurs et des parties prenantes au projet.
Pour ne pas tomber dans ce piège, notez que la mise en place ou la refonte d’un ERP dans votre PME nécessite une forte disponibilité et implication de la part des équipes concernées. Il faudra notamment prévoir que les collaborateurs dégagent du temps, parfois au détriment de leurs missions habituelles. Vous devrez les monopoliser une partie de leur temps, en fonction de leur rôle et des phases du projet. Et sachez que leur indisponibilité est toujours la première raison du retard pris dans un déploiement ERP.
Un conseil : évaluez précisément le temps de réalisation et la charge de travail interne nécessaires à la mise en place de l’ERP en amont. Pour ce faire, appuyez-vous sur votre intégrateur. Celui-ci doit être capable de vous fournir une estimation très fine des délais de réalisation et des coûts associés avant de démarrer le projet.
Piège n°3 : ne pas impliquer les
utilisateurs finaux
La mise en place ou refonte d’un ERP dans votre PME est un projet structurant. Son déploiement de l’ERP va impacter tous les métiers et avoir des conséquences sur les processus, les méthodes de travail et la collaboration. Aussi, ce projet requiert une solide conduite du changement. C’est en effet en impliquant tous les utilisateurs clés, en tenant compte de leur avis et en leur proposant des solutions pour faciliter leur quotidien que vous obtiendrez leur adhésion. Le passage en force n’est pas une option ! Lorsque le projet est imposé sans être bien expliqué aux équipes, il se déroule dans la douleur. Il se solde parfois même par un véritable échec.
55 % des entreprises ayant rencontré des perturbations durant leur projet ERP n’avaient pas pris en compte la gestion du changement.
Source : Panorama Consulting Solutions (2015)
Piège n°4 : choisir un intégrateur qui ne connaît pas votre métier
Le choix de l’intégrateur qui accompagnera votre PME dans son projet ERP est presque plus important que le choix du logiciel. Et pour cause, c’est avec ce partenaire que vous mènerez l’ensemble des phases du projet. Et comme nous l’avons souligné plus haut, un projet ERP est un projet déterminant auquel prennent part tous les métiers de l’entreprise. Dès lors, l’intégrateur que vous choisirez doit impérativement comprendre votre métier, connaître votre activité et maîtriser vos enjeux.
Faire appel à un intégrateur ERP qui détient un réel savoir-faire dans votre secteur est facteur de succès. Il saura ainsi analyser vos problématiques rapidement, pour y répondre efficacement via la solution déployée. Le choix d’un intégrateur qui n’évolue pas sur votre secteur ou ne maîtrise pas bien votre métier est source de perte de temps. Tout comme pour l’éditeur de l’ERP, prenez le temps de vérifier l’ancienneté de l’intégrateur, ses méthodes de travail et ses références. Vous vous rendrez vite compte de sa capacité à vous accompagner efficacement sur le long terme.
Enfin, gardez en tête que le choix d’un ERP (si son périmètre fonctionnel est suffisamment large) est à certains égards moins stratégique que le choix de l’intégrateur qui le mettra en production. Ce dernier aura pour mission d’adapter le produit à vos besoins et votre organisation. Charge à lui de paramétrer et faire fonctionner l’ERP selon vos attentes. Son savoir-faire et son expertise jouent un très grand rôle dans la réussite du projet.
Piège n°5 : ne pas tenir compte de la méthodologie de projet
Vous pourriez être tenté, par impatience ou pour des raisons économiques, de vouloir prendre des raccourcis sur le déploiement de votre ERP et d’imposer à votre intégrateur votre propre méthode. C’est un piège qu’il faut absolument éviter ! Un projet ERP se construit en suivant un certain nombre d’étapes à respecter : cadrage, prototypage, personnalisation, livraison du produit, mise en production… Faire confiance à un intégrateur ERP, c’est se fier à son expérience du déploiement. Chaque partenaire possède une méthodologie de projet élaborée au fil des années et éprouvée sur des projets antérieurs. Reposez-vous sur votre partenaire !
Veillez simplement à ce que sa méthodologie soit suffisamment solide. Pas question de vous engager avec un intégrateur aux méthodes bancales ou peu étudiées. N’hésitez pas à interroger votre futur prestataire pour vérifier la pertinence de sa méthodologie de travail et l’adéquation avec vos besoins et attentes. Prenez également le temps de contacter quelques clients de l’intégrateur pour vous assurer de la qualité de ses services.
Comment choisir son ERP
L’important est de choisir le bon outil, celui qui répondra à l’ensemble de vos enjeux, et de vous faire accompagner par un intégrateur aux méthodes éprouvées pour son déploiement