Intégrateur SIRH : Réussissez votre intégration SIRH avec SYXPERIANE
Tout comme l’intégration d’un ERP ou d’un CRM, celle d’un système d’information pour les ressources humaines (SIRH pour les intimes) constitue un véritable atout pour les équipes RH et administratives. Contrairement à la gestion de biens tels que des produits ou des machines, il s’agit pour les Ressources Humaines d’optimiser le cycle de vie des collaborateurs dans l’organisation.
SYXPERIANE, votre intégrateur SIRH
Pourquoi améliorer toute la gestion RH et administrative ? Tout simplement pour mieux recruter, faire grandir et fidéliser les salariés. Pour réussir à faire tout cela, vous devez être le plus efficace possible dans les tâches administratives sans grande valeur ajoutée mais qui font aussi partie du boulot. Vous voulez surtout accompagner du mieux possible les femmes et les hommes qui constituent le cœur de votre organisation. Il s’agit de créer du lien avec et entre les collaborateurs. Vous veillez à ce que leur expérience dans votre organisation soit la plus simple et sympa possible à chaque étape de leur vie professionnelle. Un intégrateur SIRH peut vous accompagner à mettre en place les solutions RH appropriées pour atteindre vos objectifs.
Sommaire
Pourquoi se lancer dans l'intégration de votre SIRH ?
Aujourd’hui, toutes les organisations font face à un même défi : attirer et retenir les collaborateurs. Ce sont les fameux talents. Et si un talent n’est pas satisfait, il part voir ailleurs si l’herbe est plus verte. Heureusement, c’est loin d’être une fatalité ! Les Ressources Humaines, tout comme les autres services, voient leur métier évoluer positivement grâce à la transformation digitale. Comment cela ? Ils découvrent qu’on peut faire plus simple, plus efficace et plus sympa grâce à des solutions logicielles pensées pour les processus administratifs et RH.
De plus en plus souvent, ces applicatifs ont été développés avec une intention forte autour de l’expérience utilisateur, ici le collaborateur, les managers et le service RH. Déclarer ses notes de frais en deux clics, recevoir son bulletin de paie dématérialisé ou encore savoir qui est absent ou au bureau dans son équipe lundi prochain. Telles sont quelques fonctionnalités que vous retrouverez dans le SIRH. Ça, c’est pour le côté utilisateur.
Côté administrateur, et donc équipe RH et administrative, cela signifie centraliser l’information et automatiser les processus pour ne plus avoir à courir partout et éviter les erreurs. Fini les notes de frais papier ou envoyées par mail, et ce n’est qu’un exemple. En effet, les collaborateurs sont plus autonomes dans la complétion de leur dossier RH, les managers entrent dans des campagnes d’entretiens qui les notifient à chaque étape d’avancement. Plus besoin de gérer l’organisation de chaque sujet. Un vrai délice !
8 bénéfices de l’intégration d’un SIRH
Vous comprenez qu’un SIRH bien construit et adapté à votre contexte organisationnel peut être un véritable atout pour les équipes RH et administratives mais aussi pour le quotidien de tous les collaborateurs. Voici la liste de 8 bénéfices que vous en tirerez.
- Se focaliser sur l’humain
Le propre des Ressources Humaines est bien d’accompagner les collaborateurs tout au long de leur parcours dans l’entreprise. Par bien des aspects, détaillés ci-dessous, le SIRH redonne ce pouvoir aux équipes RH. Elles peuvent ainsi se concentrer davantage sur l’accompagnement à la progression, la gestion des compétences, l’atteinte des objectifs des collaborateurs et leur bien-être au travail. Le capital humain est ce que vous avez de plus précieux. Soignez-le et faites-le grandir. - Dire adieu aux fichiers Excel
Enfin vous débarrasser des sempiternelles feuilles Excel, bien souvent sources d’erreurs et de doublons. Il y en a tant que vous ne savez plus où est quoi. Avec un SIRH, c’est tellement plus pratique - Être sereins face aux exigences légales et aux contrôles
Si vous avez besoin de collecter les heures réalisées par les collaborateurs, respecter certaines spécificités sur la paie ou encore de vous assurer une conformité au RGPD, alors le SIRH est votre ami. L’éditeur d’une solution SaaS assure la veille réglementaire et fait évoluer la solution en fonction. Vous n’avez plus à vous en inquiéter ! - Gagner du temps
Grâce à l’automatisation de nombreuses tâches chronophages sur lesquelles vous n’apportez que peu (voire pas du tout) de valeur ajoutée, vous êtes plus productifs. Les séquences, appelées workflows, qui sont personnalisés vous libèrent. Par exemple, vous n’avez plus à courir après chaque manager pour qu’il prépare les entretiens de ses collaborateurs. Il reçoit automatiquement des notifications en cas de retard. - Centraliser l’ensemble des données RH pour mieux les interpréter
L’information est là, l’information est à jour. Que c’est beau ! Un outil qui centralise tout en un lieu unique vous permet de fluidifier votre communication, d’assurer une meilleure circulation des informations et de profiter d’une vision unifiée. Pratique pour faire le point et donner une vue utile à la direction. La prise de décision s’en trouve plus rapide et justifiée. - Impliquer les collaborateurs
Deux mots : expérience collaborateur. Les femmes et les hommes de votre organisation ont besoin de se sentir accompagnés dans leur évolution. Voir que des outils internes efficaces, simples et sympas sont mis en œuvre en est une belle preuve. Dans le même temps, ils sont placés au rang d’acteur principal de leur vie professionnelle. Ils préparent leurs entretiens annuels, déposent une demande administrative ou mettent à jour leur dossier RH en toute autonomie. - Rendre accessibles les outils RH
De plus en plus nombreux en mode Saas, les SIRH sont accessibles à n’importe quelle heure, n’importe quand et n’importe où. Ils s’adaptent parfaitement au télétravail et travail nomade. Selon les solutions, certaines proposent même des applications mobiles dédiées pour offrir une expérience agréable depuis n’importe quel appareil. - Connecter les solutions entre elles
C’est pratiquement toujours le cas : le SIRH s’interface avec les solutions métier dont vous avez besoin. Typiquement, vous pouvez envoyer les données liées aux notes de frais vers le logiciel de comptabilité. Au gré de l’évolution de votre organisation et du système d’information, le SIRH saura s’adapter grâce à son ouverture et sa modularité.
Les fonctionnalités d’un SIRH
Le SIRH peut comprendre de nombreuses fonctionnalités. A vous de voir ce dont vous avez besoin en fonction de votre organisation et de ses perspectives d’évolution. De toute façon, avec une solution évolutive, vous pourrez compléter dans le temps. Néanmoins il est intéressant de faire un petit tour des principales fonctionnalités que vous retrouvez dans ce système d’information dédié aux Ressources Humaines.
Gestion des notes de frais
Les notes de frais… c’est un vrai sujet ! Les collaborateurs veulent être remboursés en temps et en heure. Le service comptable attend une saisie rigoureuse pour pouvoir les traiter sereinement. Votre solution de gestion des notes de frais doit permettre de :
- Saisir les dépenses à tout moment
- Lire les justificatifs grâce à la technologie de l’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) à valeur probante
- Déclarer ses notes de frais en un clic
- Appliquer les règles définies dans votre organisation (plafonds, alertes, forfaits…) et selon les profils de collaborateurs
- Vous signaler les anomalies en un coup d’œil, que vous soyez manager ou administrateur
Gestion des absences
Avec la gestion des notes de frais, la gestion des absences et des congés est souvent l’une des premières briques SIRH que l’on pose. En effet, toutes les entreprises sont concernées par cet aspect de la gestion RH. Son impact est important, notamment au niveau de la paie mais aussi en termes d’expérience collaborateur. Quoi de pire que de faire face à une demande de congés jamais traitée ? Ou en tant que manager, de devoir compiler les absences de son équipe dans un Excel pour obtenir une vue unifiée ? Stop. Une solution de gestion des congés et des absences permet à tout le monde s’y retrouver :
Les collaborateurs ont accès à leur solde, peuvent réaliser des estimations à plusieurs mois et posent leurs demandes en toute autonomie
Les managers consultent les plannings et approuvent les demandes en connaissance de cause
L’équipe administrative RH envoie en paie en quelques clics seulement
Si en plus la solution dispose d’une fonctionnalité de reporting, c’est extra. Vous pouvez alors analyser votre taux d’absentéisme ou la durée des absences, par exemple.
Administration du personnel
L’administration du personnel englobe la gestion de toute la documentation professionnelle et personnelle du salarié. Toutes les informations sont regroupées dans un dossier individuel. On y retrouve :
- Ses données personnelles : nom, date de naissance, coordonnées, état civil, etc.
- Ses informations salariales : RIB, permis de conduire, numéro de sécurité sociale, etc.
- Son contrat de travail et éventuellement d’autres documents en complément : CV, diplômes, etc.
- Les documents liés à son départ le cas échéant : lettre de démission ou licenciement, certificat de travail, etc.
Une solution RH permet de centraliser et sécuriser toutes ces informations dans la plus grande confidentialité. En outre, il s’agit également de rendre autonome le collaborateur dans la complétude et la mise à jour de ses informations, dès son arrivée et jusqu’à son départ de l’entreprise. Pour lui, c’est la garantie de l’exactitude des informations à son sujet. Pour l’équipe RH, le dossier du personnel dématérialisé est un réel gain d’énergie et de sérénité.
Gestion des entretiens
Des entretiens, il peut y en avoir à la pelle. Entretiens professionnels, entretiens d’évaluation, revue d’objectifs, reprise d’activité, fin de missions, entretien forfait jours, évaluation des managers… Qu’ils soient obligatoires ou non, votre objectif est d’en tirer un maximum de valeur. Pour y parvenir, il faut absolument prendre le temps d’échanger avec le collaborateur concerné. Au contraire, il est hors de question de s’épuiser à mettre en place la campagne ou à effectuer des relances tous les deux jours. Avec le SIRH, les collaborateurs, évalués comme évaluateurs, accèdent aux formulaires d’entretien dès le lancement de la campagne. Ils les préparent, réalisent et valident en toute simplicité. Avec la solution Poplee Entretiens de Lucca, vous pouvez aller plus loin grâce à la gestion des objectifs. A la fréquence de votre choix, collaborateur et manager peuvent faire le point sur l’atteinte des objectifs fixés et se donner la feuille de route pour la suite. Vous pouvez aussi créer des objectifs d’équipe et les aligner sur ceux de toute l’entreprise pour une adhésion maximale et une motivation décuplée !
Gestion des temps
Le suivi des temps, c’est important d’un point de vue gestion et pilotage de la charge. C’est même une obligation légale pour les entreprises qui doivent pouvoir justifier des temps de travail et de repos de leurs collaborateurs. Une solution de gestion des temps permettra d’automatiser ce suivi tout en y appliquant vos spécificités (forfaits jours ou heures, calcul des heures supplémentaires, durée maximale de travail, etc.) Vous pouvez ainsi paramétrer la façon dont sont imputés les temps : présence au bureau, par projet, par activité, etc.
Gestion du télétravail
Le télétravail fait désormais partie intégrante des modes de travail dans bon nombre d’entreprises. Si des chartes ont été mises en place pour coordonner tout ce petit monde, il s’agit aujourd’hui de bien suivre le télétravail et le flex office de ses collaborateurs. Avec une solution dédiée à la gestion du télétravail et intégrée à votre SIRH, vos collaborateurs peuvent savoir qui sera au bureau et quand (pratique) et vos managers sont notifiés des demandes ou situations qui sortent du cadre défini (rassurant). Avec le bon outil, vous pourrez :
Offrir de la visibilité aux collaborateurs pour leur organisation individuelle et en équipe
Gérer le planning en fonction de la capacité d’accueil de vos infrastructures
Laisser plus ou moins de liberté dans le processus de demande / approbation
Gestion paie
Qu’elle soit de la responsabilité des Ressources Humaines ou du service comptable, la paie c’est du sérieux. Elle doit être parfaitement maîtrisée pour organiser la rémunération des collaborateurs. En entrée, vous récupérez beaucoup de données. Par exemple, les absences du mois et les éléments de variables à appliquer. Il faut également prendre en compte les critères induits par la loi et votre convention professionnelle. Au bout du compte, le bulletin de paie est édité et distribué à chaque collaborateur. Concrètement, une solution de gestion de la paie doit permettre de :
- Bénéficier de mises à jour en temps réel des réglementations légales et conventionnelles pour votre secteur
- Saisir les variables de paie
- Calculer automatiquement les absences
- Calculer la paie
- Editer et mettre à disposition en ligne et dans un espace sécurisé le bulletin de paie dématérialisé
Découvrez
Silae Paie, pour une gestion de la paie efficace et sereine
Deux solutions autour de l'intégration SIRH
Notre équipe d’experts vous accompagne pour mettre en place le SIRH qui protège votre organisation et renforce sa singularité. Dans tous les cas, nous commençons par échanger avec vous pour bien cerner votre contexte, vos enjeux actuels et vos perspectives.
Lucca
L’éditeur Lucca développe une suite de 9 logiciels à la carte. Les solutions peuvent être utilisées de manière indépendante mais s’associent aussi à merveille grâce à un interfaçage natif. Pour former le SIRH qui vous ressemble, vous pouvez commencer par une brique puis en additionner d’autres.
- Timmi Absences – Suivi des congés et des absences
- Timmi Temps – Déclaration des temps de travail
- Timmi Office – Gestion du télétravail et flex office
- Poplee Socle RH – Gestion du dossier personnel
- Poplee Entretiens – Gestion des entretiens
- Cleemy Notes de frais – Gestion des notes de frais
- Cleemy Achats – Contrôle du processus d’achat
- Pagga Rémunération – Calcul de la rémunération
- Pagga Bulletin de paie – Distribution des bulletins de paie dématérialisés
Silae
SILAE est un éditeur majeur de la gestion paie et RH en France. Ses solutions visent à simplifier et sécuriser la gestion de la paie et des ressources humaines dans l’entreprise :
- Prise en compte de tous les critères légaux et conventionnels
- Intégration des éléments RH : congés, absences, primes, etc.
- Distribution automatique et sécurisée
Quel est notre rôle en tant qu’intégrateur SIRH ?
Oui, oui, les projets SIRH peuvent être menés rapidement et efficacement. Pour y parvenir, il est largement recommandé d’être accompagné par un intégrateur SIRH. Ce dernier vous guide à toutes les étapes de votre projet. Et bien après.
Les experts SIRH maîtrisent les solutions qu’ils déploient sur le bout des doigts. Mais ça ne s’arrête pas là. Ils connaissent aussi très bien votre métier et se font force de conseil pour vous recommander les bonnes pratiques de votre secteur d’activité.
Ils sauront vous guider pour ne rien laisser au hasard dès le début du projet. Avez-vous identifié tous vos processus et leurs spécificités ? Avez-vous bien posé toutes les règles de gestion ? Y a-t-il matière à optimiser et harmoniser certains flux ?
Une fois la solution en place, l’intégrateur continue de vous accompagner pour faire évoluer votre SIRH au rythme de votre organisation. Avec le temps s’installe une véritable relation de confiance et de proximité qui vous aidera à faire les bons choix, sereinement et au bon moment.
Quelles sont les étapes d’une intégration SIRH ?
Votre projet SIRH va s’organiser autour de 5 phases. De la première à la dernière, vous pourrez vous référer à votre interlocuteur unique privilégié pour poser toutes vos questions, coconstruire votre projet et vous appuyer sur une véritable expertise de ce type de projet.
Etape 1 : Audit
Tout part de cette étape. Nous vous accompagnons pour nous livrer vos besoins et vos attentes. Complètement, librement et en toute transparence. Cette phase est déterminante pour tout ce qui va suivre, de la qualité du paramétrage à l’appropriation de la solution par les collaborateurs. Il s’agit concrètement d’identifier les flux, les fonctionnalités attendues et les règles de gestion.
Etape 2 : Paramétrage et reprise de données
Sur la base de l’audit, les consultants SIRH réalisent le paramétrage de la solution. Ils disposent des compétences et maîtrisent les meilleures pratiques à suivre pour que la réalisation soit propre et évolutive. Vous êtes entre de bonnes mains ! Ils sont également en mesure de réaliser, en partie ou complètement, la reprise de vos données dans le nouveau logiciel. C’est également lors de cette phase que sont réalisées les connexions avec d’autres outils.
Etape 3 : Transfert de compétences
Les professionnels qui vous accompagnent sont soucieux de vous transmettre leur savoir. Lors de cette phase, vous acquérez tout ce dont vous avez besoin pour être autonome dans la gestion quotidienne de votre SIRH, voire faire évoluer vous-même votre paramétrage jusqu’à un certain niveau.
Etape 4 : Accompagnement aux tests et recette
Pendant la recette, les flux et les fonctionnalités sont testés à travers des cas concrets. Vous entrez vraiment dans l’outil ! Cette phase ne doit pas être négligée : il faut prendre le temps de tester en condition d’usage votre nouvelle solution. Quand tout est ok, on peut se lancer pour de bon !
Etape 5 : Mise en production et démarrage
Selon le niveau d’accompagnement souhaité, l’intégrateur peut vous accompagner plus ou moins fortement lors du démarrage de votre solution RH. Il s’agit surtout de répondre aux questions des utilisateurs qui font leurs premiers pas dans l’outil. Et très vite, c’est comme s’il avait toujours été là !
Qu’est-ce qu’un intégrateur SIRH ? Définition
Tout comme l’intégrateur ERP, l’intégrateur SIRH s’assure que la solution mise en œuvre répond aux besoins définis en tout début de projet. Pour cela, il déploie une méthodologie propre à ce type de projet, testée et approuvée à la suite des nombreux projets d’intégration du SIRH qu’il propose. S’il doit faire preuve de flexibilité, l’intégrateur SIRH reste garant de la réussite du projet et saura vous alerter si besoin le moment venu.
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
Le SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines regroupe l’ensemble des fonctions permettant d’optimiser et d’automatiser les processus RH. Il est constitué de plusieurs briques logicielles qui couvrent les différents processus et permet de travailler de manière collaborative. Ce système offre à l’entreprise un moyen de développer sa marque employeur et la fidélisation de ses collaborateurs. Avec le SIRH, les collaborateurs deviennent acteurs à part entière des processus RH : évolution de carrière, recrutement, formation, arrivées et départs, congés, entretiens annuels, notes de frais, etc.
Comment choisir son logiciel SIRH ?
Avant de choisir une solution, il faut d’abord faire l’état des lieux. Quel besoin avez-vous diagnostiqué précisément ? Quelles en sont les causes ? Qui est concerné ? Il vous faut d’abord poser à plat ce qu’est l’organisation RH d’aujourd’hui avant de pouvoir l’améliorer. Vous déterminez alors quels sont les acteurs du projet, les processus actuels et les problèmes à résoudre. Ensuite, pour choisir votre solution SIRH, nous vous invitons à vous poser un certain nombre de questions :
La solution comprend-t-elle les fonctionnalités qui répondent à nos besoins d’aujourd’hui ? Et dans le futur ?
- La solution procure-t-elle une bonne expérience aux utilisateurs ?
- Quel est le degré d’interopérabilité de la solution ? Est-elle ouverte sur d’autres solutions de mon système d’information (ERP, solution comptable, etc.) ?
- Est-elle disponible en SaaS ?
- Comment est gérée la confidentialité des données ? Où sont-elles stockées ? Quelles sont les garanties ?
- L’éditeur est-il pérenne ? Est-il dans une dynamique de croissance ?
Comment choisir son intégrateur SIRH ?
Quand vient l’heure de choisir quel sera l’intégrateur qui vous accompagnera dans votre projet SIRH, voici quelques points déterminants à prendre en compte :
- La proximité avec l’éditeur
- Le niveau de support à chaque étape et post-projet
- L’expérience de ce type de projet et qui plus est, dans votre domaine d’activité
- La méthodologie proposée
- Le prix
N’oubliez pas de prendre en compte votre ressenti global lors de vos premiers échanges. Il faut que vous vous sentiez à l’aise avec vos futurs interlocuteurs et que la confiance puisse s’installer rapidement. Rigueur et discrétion doivent être maîtres-mots !
Quelle est la différence entre un éditeur et un intégrateur SIRH ?
Alors que l’éditeur développe le logiciel, l’éditeur le met en place. Ça paraît simple mais ce sont deux rôles bien différents. L’un veillera à enrichir son produit et à le faire évoluer à mesure que les modes de travail et la réglementation changent. L’autre mènera de multiples projets d’intégration lui permettant de maintenir au top niveau son expertise et de savoir adresser des contextes différents d’une organisation à l’autre.
A qui s’adresse les logiciels SIRH ?
Le SIRH s’adresse à toutes les entreprises. Ou presque.
Bien entendu, le SIRH représente un investissement qui devient opportun lorsque l’organisation atteint une certaine taille. On peut estimer qu’à partir d’une cinquantaine de collaborateurs, ça devient intéressant de s’outiller.
Tout dépend ensuite de vos besoins et les solutions que vous allez mettre en œuvre. Votre SIRH sera plus ou moins conséquent. Notez que selon les solutions, certaines sont plus ou moins reconnues sur leur marché. Prenez l’exemple de Lucca qui est leader sur les entreprises du mid-market avec plus de 5 300 clients et 1 100 000 utilisateurs finaux.
Quel est le coût de l’intégration d’un SIRH ?
Selon la solution retenue, les conditions tarifaires et son modèle de facturation, le coût peut sensiblement varier d’un choix à l’autre. Néanmoins, pour vous faire une première idée, vous pouvez déjà considérer qu’une grande partie des solutions sont calquées sur un mode SaaS et donc avec une facturation à l’abonnement. Puisqu’il faut bien partir d’une estimation, vous pouvez compter 3 à 6 euros par collaborateur par mois et par logiciel. Il faut prévoir un budget en complément pour l’installation de la solution. Retenez qu’un SIRH se construit dans la durée. Vous n’allez pas tout déployer en même temps et chaque nouvelle brique répondra à une réelle problématique.
Vous vous questionnez sur votre projet SIRH ?