Vendre, c’est bien. Encaisser, c’est mieux. Cette phrase résume à elle seule l’importance de la gestion des encours clients. Un sujet qui peut sembler technique, mais qui touche directement la santé financière de votre entreprise. Bonne nouvelle : votre ERP Divalto vous aide à piloter vos encours et à protéger votre trésorerie. Décryptage.
Pourquoi la gestion des encours est cruciale pour votre entreprise
L’encours client désigne l’ensemble des créances en cours pendant le délai de paiement accordé à vos clients. Concrètement, il s’agit de l’argent que vos clients vous doivent : factures émises mais impayées, commandes en cours de livraison, bons de livraison non encore facturés.
Pourquoi est-ce si important ? Parce qu’un encours mal maîtrisé peut rapidement mettre en péril votre trésorerie. Les risques sont multiples :
- Tensions de trésorerie : vous avez vendu, engagé des coûts, mais l’argent n’arrive pas
- Impayés : un client en difficulté qui dépasse son plafond augmente votre risque de perte
- Contentieux : des situations qui se dégradent et nécessitent des actions de recouvrement
- Frein à la croissance : impossible de réinvestir ou de financer de nouveaux projets
À l’inverse, une gestion rigoureuse des encours vous permet de sécuriser votre activité, de maintenir une relation client saine et de prendre des décisions commerciales éclairées.
Comment Divalto suit vos encours en temps réel
Divalto distingue 4 types d’encours pour vous offrir une vision précise et nuancée de votre exposition.
Les encours de livraison (commerciaux)
- Encours livraison : l’ensemble des commandes ouvertes et bons de livraison non encore facturés, pièces assurées ou non assurées.
- Encours livraison assurance : parmi ces commandes et BL, ceux pour lesquels vous avez activé la couverture assurance, pièces assurées uniquement.
Les encours financiers (comptables)
- Encours financier : le solde du compte client en comptabilité, autrement dit les factures émises et non encore réglées + les factures non intégrées.
- Encours assurance : parmi ces factures, celles qui sont couvertes par votre assurance-crédit
Cette distinction est essentielle : elle vous permet de visualiser à la fois ce qui est déjà facturé et ce qui est « dans le tuyau ».
Mise à jour automatique : un gain de temps précieux
Si vous utilisez Divalto Règlement (ce que nous recommandons), les encours financiers se mettent à jour automatiquement à chaque règlement enregistré. Aucune manipulation manuelle nécessaire.
Pour les encours de livraison, chaque nouvelle commande ou bon de livraison saisi vient automatiquement alimenter les calculs. Divalto travaille pour vous en arrière-plan, vous offrant une vision toujours à jour de votre exposition.
Configurer vos plafonds de protection
C’est ici que Divalto devient vraiment puissant : l’ERP vous permet de définir des plafonds maximaux pour chaque client, directement dans la fiche tiers (onglet Généralités, groupe « Encours en EUR »).
Deux types de plafonds complémentaires
Le plafond direction correspond au risque maximum que votre entreprise accepte de prendre pour ce client. C’est votre politique commerciale qui s’exprime ici : jusqu’où êtes-vous prêt à aller ?
Le plafond assurance correspond à la couverture accordée par votre assureur-crédit pour ce client. C’est une limite externe, imposée par votre contrat d’assurance.
💡 Notre conseil : Définissez ces plafonds en cohérence avec votre politique commerciale et votre couverture d’assurance-crédit. Un client stratégique peut avoir un plafond direction supérieur à son plafond assurance, mais vous devez en être conscient et l’assumer.
Le point de départ : renseigner les plafonds
Voici un élément crucial qu’il ne faut pas ignorer : si aucun plafond n’est renseigné dans la fiche client, toutes les fonctionnalités de gestion d’encours sont désactivées.
Autrement dit, Divalto ne vous alertera pas, ne bloquera rien. Le système de protection existe, mais il faut l’activer en saisissant au moins un plafond. C’est simple à faire, mais souvent oublié lors de la création de nouveaux clients.
Une fois les plafonds configurés, toutes les pièces saisies postérieurement entreront dans le calcul de l’encours. Par défaut, Divalto considère que ces nouvelles commandes sont assurées (la coche « Assurer la pièce » est positionnée automatiquement dans l’entête de pièce, onglet Facturation/Impression). Vous pouvez bien sûr décocher cette option pièce par pièce si nécessaire.
Le système d’alerte et de blocage en action
C’est là que Divalto montre toute sa valeur : un système d’alerte progressif et intelligent.
Double vérification pour plus de sécurité
Lorsqu’un utilisateur saisit une commande, Divalto vérifie les encours à deux moments clés :
- En début de saisie : avant même de créer la pièce, si l’encours du client dépasse déjà le plafond assurance, un message alerte l’utilisateur. Vous savez immédiatement que le client est en situation délicate.
2. À la validation : Divalto recalcule en intégrant la nouvelle commande. Si celle-ci fait dépasser le plafond, une nouvelle alerte apparaît.
Cette double vérification évite les mauvaises surprises et permet des décisions éclairées en temps réel.
Le blocage : votre protection ultime
Mais Divalto peut aller plus loin qu’une simple alerte. Il est possible d’activer un blocage automatique des commandes qui provoquent un dépassement de plafond.
Pour mettre en place ce blocage, il faut positionner la coche « Bloquer la commande si dépassement d’encours client » dans les paramètres du dossier (Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier, onglet Pièces).
Une fois activé, voici ce qui se passe :
- L’utilisateur saisit une commande qui fait dépasser le plafond
- Un message l’informe du dépassement et lui demande s’il souhaite bloquer la commande
3. Si oui, la commande est enregistrée mais bloquée : impossible de générer un bon de livraison, une facture ou un ordre de fabrication tant que la situation n’est pas régularisée
Gestion des autorisations et déblocage
Divalto intègre une notion de confidentialité pour gérer qui peut débloquer une commande. Seuls les utilisateurs disposant du niveau de confidentialité approprié peuvent autoriser un dépassement exceptionnel.
Ce système permet de :
- Protéger vos commerciaux (qui ne peuvent pas prendre de décisions engageant trop l’entreprise)
- Centraliser les décisions sensibles auprès d’un responsable référent
- Garder une traçabilité des dépassements autorisés
💡 Notre conseil : Définissez clairement qui dans votre organisation a le pouvoir de débloquer, et formez vos équipes au processus. Un commercial doit savoir quoi faire quand une commande est bloquée : qui contacter, quels éléments fournir pour justifier un déblocage exceptionnel.
Piloter et analyser vos encours au quotidien
La protection automatique c’est bien, mais vous avez aussi besoin de visibilité pour piloter.
Les outils natifs Divalto
Divalto vous offre plusieurs points d’entrée pour consulter vos encours :
- La fiche client elle-même, qui affiche en temps réel les différents encours et plafonds
- L’explorateur de commandes avec des filtres sur les commandes bloquées (disponible depuis la version 10.4)
- Les portefeuilles pour des vues consolidées
Aller plus loin avec le reporting
Pour une analyse plus poussée et des tableaux de bord visuels, nous recommandons de coupler Divalto avec un outil de reporting comme MyReport, qui dispose d’un connecteur Divalto prêt à l’emploi.
Vous pouvez ainsi créer des tableaux de bord personnalisés avec :
- La répartition de vos encours par commercial, par secteur, par ancienneté
- L’évolution dans le temps de vos encours globaux
- Les clients approchant de leur plafond
- Les commandes bloquées en attente de traitement
💡 Notre conseil : Un tableau de bord mensuel avec quelques indicateurs clés (encours total, nombre de dépassements, délai moyen de règlement) suffit pour garder le contrôle. Inutile de sur-complexifier.
Le gros + à retenir : le blocage qui protège
Si vous ne deviez retenir qu’une chose de cet article, ce serait celle-ci : Divalto peut bloquer automatiquement les commandes qui mettent en danger votre trésorerie, mais c’est un paramètre à activer.
Certains de nos clients utilisent Divalto depuis des années sans avoir activé cette fonctionnalité. Ils ont les alertes, mais pas le blocage. C’est dommage, car c’est vraiment là que le système prend tout son sens : vous protéger sans que vous ayez à y penser.
Et concrètement, chez vous ?
Prenez deux minutes pour vous poser ces questions :
✅ Avez-vous défini des plafonds pour tous vos clients à risque ?
✅ Le blocage automatique est-il activé dans vos paramètres de dossier ?
✅ Vos équipes commerciales connaissent-elles le processus en cas de commande bloquée ?
✅ Vos plafonds sont-ils à jour et cohérents avec vos contrats d’assurance-crédit actuels ?
✅ Disposez-vous d’un tableau de bord pour piloter vos encours globalement ?
Si vous avez répondu « non » ou « je ne sais pas » à l’une de ces questions, il est peut-être temps de faire un point sur votre paramétrage.
SYXPERIANE vous accompagne
La gestion des encours dans Divalto est puissante, mais elle nécessite un paramétrage adapté à votre réalité et une bonne appropriation par vos équipes.
Chez SYXPERIANE, nous connaissons Divalto sur le bout des doigts. Nous pouvons vous aider à :
- Auditer votre paramétrage actuel et identifier les zones de risque
- Configurer les plafonds et blocages en cohérence avec votre politique commerciale
- Former vos équipes aux bonnes pratiques et aux processus de déblocage
- Mettre en place des tableaux de bord pour piloter sereinement
Vous souhaitez échanger sur votre gestion des encours ? Contactez-nous, nous serons ravis d’en discuter avec vous et de voir comment optimiser votre utilisation de Divalto sur ce sujet crucial.