Comment négocier efficacement avec un fournisseur ?

Partager cet article :

Dans un contexte économique incertain (ralentissement économique lié à la pandémie de COVID-19, crise ukrainienne, pénurie de matériaux, hausse du prix des matières premières…), la négociation fournisseur a plus que jamais un rôle déterminant.
Cela est d’autant plus vrai si vous êtes dirigeant d’une TPE (négoce, commerce, etc.) devant s’approvisionner auprès de divers fournisseurs, avec les contraintes inhérentes à la taille de votre structure : trésorerie limitée, BFR à prévoir, vulnérabilité aux délais de paiement, etc.

Négocier avec un fournisseur se pratique depuis l’Antiquité et reste aujourd’hui un moyen très efficace pour les entreprises de préserver leur trésorerie. Si vous souhaitez maximiser vos chances de succès, de solides connaissances et une bonne préparation sont indispensables. En voici les clés.

Comprendre le pouvoir de négociation des fournisseurs

Une négociation entre deux parties (ou plus) peut porter sur différents points. On pense bien sûr aux réductions de prix, mais les échanges peuvent aussi porter sur les durées de livraison ou des délais de paiement par exemple. Tout, ou presque, se négocie ! 

Dans chaque négociation, vous et votre interlocuteur disposez d’un certain pouvoir de négociation. Ce dernier se définit comme la capacité des parties prenantes d’une négociation à atteindre leurs objectifs. Plus vous êtes en position dominante (si votre entreprise est un gros client du fournisseur par exemple), plus votre pouvoir de négociation est important et plus vos chances de succès sont élevées.

 

En revanche, si ce fournisseur vous est indispensable et que vous pouvez difficilement vous approvisionner ailleurs, alors votre pouvoir de négociation est réduit. Il vous sera donc plus difficile d’obtenir ce que vous souhaitez.

Notez toutefois qu’un pouvoir de négociation faible ne vous oblige en aucun cas à vous plier aux propositions qui vous sont faites.
Cela dit, un pouvoir de négociation élevé ne vous donne pas non plus carte blanche pour aligner des exigences !

Distinguer deux types de négociations possibles selon les produits visés

Achats directs

Les achats directs renvoient à l’acquisition de biens critiques pour votre activité.
Les enjeux autour de ces transactions sont élevés et peuvent atteindre des montants importants.

Négocier avec un fournisseur pour un achat direct se fait majoritairement au niveau des économies d’échelle. Vous pouvez par exemple demander un prix unitaire plus faible, mais, en contrepartie, commander des volumes plus importants de façon à optimiser votre gestion des stocks notamment.

Il est primordial de conserver de bonnes relations avec vos fournisseurs “directs” : plus votre collaboration dure, plus vous aurez de chances d’obtenir des concessions ou des tarifs préférentiels. À l’inverse, si vous ne cessez de changer de fournisseurs, vous aurez souvent moins de marge de manœuvre pour atteindre vos objectifs.

Achats indirects

Les achats indirects regroupent l’ensemble des références qui ne sont pas directement reliées à votre cœur de métier. Par exemple, si vous êtes une entreprise de négoce, ils renvoient à l’acquisition de matériel pour votre espace de stockage ou de fournitures de bureau.

Ces achats ne sont pas stratégiques et les montants en jeu relativement limités. Vous avez donc peut-être fait le choix de ne pas négocier ces achats. Pourtant, les économies réalisables peuvent s’avérer intéressantes sur le long terme .

 

Si vous êtes dans le cadre d’un achat « one shot” (dit achat spot), préparez-vous à une négociation délicate : il s’agit d’une collaboration d’opportunité, chaque partie va donc chercher à générer un maximum de marge.

Pour les achats récurrents, la diplomatie est de mise pour entretenir une relation aussi bonne que possible avec le fournisseur. Commencez donc avec des demandes de remise très raisonnables qui auront plus de chances d’aboutir.
Au fil du temps, selon l’évolution de votre collaboration, vous pourrez activer d’autres leviers afin d’obtenir des concessions tarifaires supplémentaires.

Comment négocier efficacement avec un fournisseur ?

En amont de la négociation

1. Adoptez le bon état d’esprit

Négocier efficacement auprès de vos fournisseurs efficacement demande une solide préparation et une bonne mise en condition. Elle suppose un état d’esprit de gagnant. Plus vous serez convaincu que l’issue de la négociation vous sera favorable, plus vos chances de succès sont fortes. Et l’inverse est aussi vrai ! 

2. Définissez des objectifs (prix à atteindre, concessions à obtenir…)

Que souhaitez-vous obtenir de votre fournisseur ? Listez vos besoins, puis transformez-les en objectifs à atteindre durant la négociation.

Par exemple, si votre besoin est de réduire vos coûts logistiques de 10 %, votre objectif de négociation pourrait être de réduire les frais d’expédition de 20 %.

3. Renseignez-vous sur le fournisseur avec lequel vous allez négocier

Prenez le temps de récolter des informations sur le fournisseur avec lequel vous allez négocier afin d’identifier ses forces et faiblesses ! Plus votre connaissance de son activité sera grande, plus votre argumentaire sera solide. 

Faites aussi le point sur l’importance stratégique du fournisseur pour mesurer son pouvoir de négociation, comme vu plus haut : s’il vous est possible de commercer avec une autre entreprise ou que vous êtes un gros client du fournisseur actuel, alors vous aurez un avantage dans la négociation.
En revanche, si vous êtes “dépendant” de lui, vous aurez moins de marge de manœuvre.

4. Demandez des devis à des concurrents

En contactant d’autres prestataires, vous obtenez une meilleure vision de l’offre globale et pouvez plus facilement situer votre partenaire actuel vis-à-vis des devis concurrents. S’ils sont plus intéressants que votre contrat actuel, pensez à les apporter avec vous le jour J pour appuyer votre demande. Si l’astuce ne fonctionne pas à chaque fois, c’est un levier particulièrement efficace à activer régulièrement !

5. Préparez un argumentaire construit

Nous l’avons vu, la négociation ne se joue pas exclusivement au cours de l’entretien : une bonne préparation est indispensable pour mettre toutes les chances de votre côté.
Une fois que vous estimez avoir suffisamment d’éléments en votre possession pouvant faire pencher le rapport de force en votre faveur, triez-les par catégorie pour être capable de les restituer de façon cohérente au moment de négocier avec votre fournisseur. Quelques exemples de catégories d’arguments : 

 

  • Arguments vis-à-vis de votre fournisseur
  • Arguments concernant votre entreprise
  • Arguments liés à des concurrents de votre partenaire actuel
  • Arguments liés au contexte et à la conjoncture du moment

Cette grille de lecture constitue une trame de fond intéressante pour alimenter les échanges à venir.

N’hésitez pas non plus à vous appuyer sur une matrice SWOT (Forces – Faiblesses – Opportunités – Menaces) pour périmétrer le contexte de votre fournisseur et aider dans la réflexion.

6. Identifiez d’autres leviers de négociation que le prix

Si les prix d’achat sont généralement au cœur des négociations avec un fournisseur, d’autres alternatives existent et permettent de faire avancer positivement une négociation : 

 

  • Une baisse des frais d’expédition
  • Des modalités de paiement plus avantageuses (délais)
  • Des livraisons accélérées

 

Ces portes de sortie envoient un signal fort à votre interlocuteur, qui comprendra rapidement que vous n’allez pas lâcher prise à la première difficulté.

Durant la négociation

7. Adoptez une posture courtoise

L’erreur classique dans une négociation est de paraître trop sûr de vous ou à l’inverse, défaitiste. Votre interlocuteur peut facilement s’en apercevoir et les exploiter à son avantage durant les échanges.
Restez neutre, professionnel et courtois.

Par ailleurs, gardez à l’esprit qu’une attitude positive (sans excès) peut détendre l’atmosphère et favoriser des échanges fructueux. 

8. Évitez toute demande excessive

Votre fournisseur ne répondra pas favorablement à une demande irréaliste. Autant scier la branche sur laquelle vous êtes assis ! La négociation est une question de subtilité.

Si vos souhaits sont excessifs, vous risquez aussi de renvoyer l’image d’un partenaire peu professionnel et de faire perdre du temps à tout le monde, et donc de repartir sans avoir obtenu quoi que ce soit. Pire, votre fournisseur peut même choisir de couper son partenariat avec vous pour s’orienter vers des entreprises qu’il estime plus sérieuses.

9. Jouez sur les compromis

Négociation et compromis pourraient presque être qualifiés de synonymes, tant ce sont des termes indissociables.
Il est rarissime que des négociations se déroulent sans au moins une ou deux contre-propositions des deux parties.
Bien souvent, vous ferez des concessions sur certains points ou reverrez vos objectifs initiaux à la baisse, ce qui est tout à fait normal : vous demandez à votre partenaire de faire un effort, qui en retour cherche également à obtenir quelque chose de votre part.

Entretenir cette dynamique “gagnant-gagnant” facilitera d’autant plus les futures négociations.

 

10. N’acceptez jamais la première proposition

Il est presque toujours avantageux de refuser la première offre qui vous est faite et de renchérir avec une contre-offre plus avantageuse pour votre entreprise.

Ne vous laissez pas déstabiliser par votre interlocuteur, même si vous êtes conscient de ne pas être en position de force. Puisez dans les arguments préparés en amont pour essayer d’orienter la discussion dans la direction que vous souhaitez.

Faites aussi attention aux fournisseurs cherchant à jouer sur l’empathie et un registre émotionnel. Négocier est une démarche professionnelle où l’affect n’a pas sa place.

11. Proposez une avance / paiement comptant si possible

Si vous disposez de suffisamment de trésorerie, vous pouvez proposer un paiement comptant sur toute ou partie de la marchandise que vous cherchez à négocier.
C’est un geste souvent apprécié par les fournisseurs qui peut jouer en votre faveur et apparaître comme un gage de bonne volonté.

12. Proscrivez les ultimatums

Lorsque vous négociez avec un fournisseur, ne le mettez pas dos au mur avec des phrases définitives comme “je vous laisse jusqu’à lundi prochain pour me répondre” ou “je n’irai pas au-delà de cette offre”. Vous connaissez certainement l’adage : ne faites pas à autrui ce que vous ne voudriez pas qu’on vous fasse !

13. En cas d’accord immédiat, formalisez votre accord

Un accord a été trouvé durant les échanges ? Surtout, ne quittez pas la réunion sans en avoir formalisé la teneur : une poignée de main ou une garantie orale ne suffisent pas !
Seuls un accord écrit ou un devis signé ont une valeur officielle. 

14. Ménagez-vous le temps de la réflexion

Vous estimez avoir besoin de temps pour analyser la proposition formulée par votre fournisseur ? Alors, prenez-le et demandez un délai de réflexion. Ça n’est en aucun cas un aveu de faiblesse. Si votre interlocuteur cherche à vous forcer la main, redoublez de prudence. Comme évoqué plus haut, les ultimatums sont à éviter, dans un sens comme dans l’autre.

Suite à la négociation

15. Relancez votre interlocuteur

Votre interlocuteur peine à se positionner sur votre proposition concrète ? Faites preuve de patience, évitez les relances au bout de quelques jours. En revanche, ne laissez pas la situation s’éterniser et prenez des nouvelles régulièrement au bout d’une semaine.

16. Sachez rebondir en cas d’échec de la négociation

Vous n’avez pas obtenu quoi que ce soit de cette négociation ? Cela peut arriver. Vous avez perdu une manche, mais pas la guerre (de la négociation) ! Essayez plutôt d’en analyser les causes

 

  • Préparation générale insuffisante ?
  • Interlocuteur(s) excellent(s) en négociation ?
  • Manque d’arguments ? 
  • Rapport de force excessivement défavorable ?
  • Erreurs de communication de votre part ?

 

Même les plus grands négociateurs connaissent des échecs. Les ressorts d’une négociation réussie sont multiples et chaque rendez-vous permet d’identifier des axes d’amélioration sur lesquels vous devrez travailler à l’avenir. Et comme dit le proverbe : “Soit je gagne, soit j’apprends”. Vous ferez mieux la prochaine fois !

 

Articles similaires

Syxperiane respecte votre vie privée. Nous utilisons des cookies à des fins de mesure d’audience, de personnalisation de votre parcours et d’amélioration de la qualité de nos services. Vous pouvez modifier ou vous opposer aux traitements de vos données personnelles à tout moment en consultant notre politique de cookies.

Inscription Newsletter

Inscription Newsletter