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OD, PDP, PPF : quel partenaire choisir pour appliquer la réforme 2024 de la dématérialisation des factures ?

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La réforme 2024 de la dématérialisation des factures constitue un levier de modernisation de la chaîne de facturation. Les acteurs de la dématérialisation sont nombreux. Vous sélectionnerez ceux avec qui vous allez collaborer en fonction de votre contexte, de votre système d’information et de vos enjeux. Nous vous proposons de parcourir les principales terminologies et les acteurs de la dématérialisation en France pour vous préparer à ce projet.

schéma en Y dématerialisation factures

Opérateur de Dématérialisation : pour générer vos factures

Un outil de dématérialisation de facture peut prendre la forme d’un logiciel ERP ou d’une plateforme de gestion commerciale par exemple. Cet outil transforme des factures papier en format numérique (PDF, XML, etc.) pour dématérialiser leur envoi, leur traitement et leur archivage. Il permet de simplifier les processus de validation, de paiement et de suivi des factures. L’Opérateur de Dématérialisation, ou OD, désigne la société qui propose ce service. Attention, l’OD n’est pas reconnu comme Plateforme de Dématérialisation Partenaires et n’a donc pas le pouvoir de transmettre directement les factures au destinataire. Il lui faudra justement passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Pour transmettre les informations au Portail Public de Facturation ou à la Plateforme de Dématérialisation Partenaire, les organisations pourront au choix, faire appel à un Opérateur de Dématérialisation (OD) ou agir en toute autonomie.

Tout savoir sur les bénéfices de la dématérialisation

Portail Public de Facturation : pour envoyer et recevoir les factures

Le Portail Public de Facturation est une plateforme gouvernementale qui assure l’administration de l’annuaire des entreprises. En plus, les organisations qui le souhaitent peuvent recourir à cet acteur public pour saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures de manière complètement gratuite. Ceux qui connaissent Chorus Pro (plateforme de facturation électronique pour les marchés conclus avec l’Etat et ses sous-traitants) retrouveront une grande similarité avec le Portail Public de Facturation qui s’appuiera sur ce logiciel.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire : pour envoyer, recevoir les factures et bien plus…

Plusieurs organisations se sont mises en ordre de marche dans le but d’être certifiées Plateformes de Dématérialisation Partenaires par l’administration fiscale. Tout comme le Portail Public de Facturation, ces acteurs privés seront agréés pour transmettre les factures à leurs destinataires et envoyer les données à l’administration fiscale. Noter que les PDP peuvent également proposer des outils de dématérialisation et ainsi devenir Opérateur de Dématérialisation.

En fonction de votre contexte et de vos besoins, vous aurez recourt à un ou plusieurs de ces acteurs. Notez que vous pouvez tout à fait collaborer avec une plateforme partenaire différente de celle de votre client car les différentes PDP communiquent entre elles.

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Retrouvez toute l’information sur la réforme 2024 en un document unique

SERENSIA, future Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Chez SYXPERIANE, nous avons l’habitude de collaborer avec SERENSIA. En 2022, 25 millions de factures étaient traitées par cet éditeur de logiciel pour le compte de clients ETI et grands comptes des secteurs privé et public. Il vise la certification Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

SERENSIA, pour une chaîne de facturation fluide et efficace

SERENSIA se donne pour mission de décomplexifier la dématérialisation pour permettre à ses clients de regagner de la valeur sur toute leur chaîne de facturation. Au-delà de l’enjeu réglementaire de mise en conformité, il s’agit pour les organisations de bien gérer la bascule vers le nouveau système, d’intégrer les processus à l’ERP pour in fine, en retirer plus de valeur ajoutée. L’éditeur propose à ses clients sa suite logicielle « Serensia Intelligent Gateway » qui se décline autour de 4 modules principaux :

  • READER : Gestion des factures – OCR – Gestion des alertes Mails

READER constitue le socle de la suite. Il permet de mettre en relation une entreprise avec ses fournisseurs. Il est en mesure de recevoir des factures, quel que soit leur format et quel que soit le protocole utilisé : papier numérisé, PDF relevé par une boite mail, Factur-X, fichiers UBL répondant à la norme européenne, XML, CSV, EDIFACT, TXT, XLS, etc. Bref, READER peut lire tous les formats qui existent aujourd’hui et ceux qui arriveront demain, pour les interpréter puis les mettre au format attendu par le connecteur.

Parmi les modules annexes qui viennent le plus souvent compléter la suite, on retrouve :

  • VISION

Ce module a pour but de retracer l’historique d’une facture depuis son arrivée dans SERENSIA. Il permet également de rechercher une facture par mot clé, de la visualiser et de retrouver le numéro de la pièce dans l’outil de gestion si cette dernière y a été intégrée.

  • ANALYZER

Ce module permet de requêter par critère la base de facture, faire des rapports sur les données de facturation, etc.

  • SAFE

Ce module garantit l’archivage à valeur probante des documents.

SERENSIA : 10 bénéfices à la clé

Pour ceux qui reçoivent des factures

  • Affranchissement économisé
  • Réduction des erreurs
  • Saisie automatisée
  • Archivage et recherche automatisés

Pour ceux qui émettent des factures

  • Envois automatisés
  • Rapprochement facture/ commande(s) automatisé
  • BFR amélioré
  • Qualité renforcée des relations partenaires
  • Contrôle de gestion simplifié
  • Exploitation de nouvelles informations

La dématérialisation permet d’accéder à des avantages non négligeables tant pour le fournisseur que pour le client (réduction de l’effort de saisie, des erreurs…) Mais alors, pourquoi cette pratique ne s’est-elle pas généralisée plus tôt ? En réalité, la dématérialisation est un processus engagé depuis déjà longtemps dans le monde et en France. C’est un travail de longue haleine sur lequel l’Etat français communique régulièrement les avancées. Dès aujourd’hui, SERENSIA accompagne les organisations à répondre aux différents enjeux que cela soulève pour elles.

Enjeu n°1 : Gestion de la complexité

  • La gestion des divers formats de fichiers
  • L’intégration des factures dans votre ERP ou Cegid XRP Ultimate
  • La quantité de questions à se poser au moment de transformer une facture en écriture comptable dans un logiciel de gestion
  • Les protocoles de communication pour sécuriser les échanges entre fournisseur et client
  • La manière d’adresser les factures
  • Les différences entre les organisations : taille de la structure, logiciels, process…
  • La réglementation : une facture est encadrée par le droit fiscal et le droit commercial, il y a donc un certain nombre d’obligations à respecter

C’est le principal enjeu auquel SERENSIA souhaite répondre avec sa solution.

Enjeu n°2 : Traitements et intégration automatiques

L’intégration dans l’ERP est la clé pour automatiser et obtenir des gains de productivité. Si la mise en conformité réglementaire entraîne le lancement d’un projet de dématérialisation, la démarche doit aller beaucoup plus loin. En réalité, l’intégration à l’ERP est essentielle pour en tirer un maximum de retour sur investissement pour les métiers. Avec SERENSIA, les factures saisies dans un logiciel, avec un numéro d’identification propre à ce logiciel, sont prêtes à être comptabilisées et payées.

Enjeu n°3 : Industrialisation et robustesse

Des économies d’échelle sont possibles en industrialisant les processus de maintenance. Il s’agit d’être capable de déployer rapidement et sur des gros volumes. Au-delà d’un système fiabilisé, le risque d’erreur persiste : erreurs dans les systèmes comptables et de gestion, chez les fournisseurs et leurs prestataires, erreurs lors du transport ou de l’intégration des données, erreurs humaines… Les erreurs font en réalité partie du processus et peuvent se situées n’importe où sur la chaine. C’est pourquoi il faut donc en avoir une conscience aigüe afin de mettre en place une stratégie pour les gérer de manière industrielle. En anticipant les différents cas de gestion et erreurs qui peuvent survenir, SERENSIA parvient à fiabiliser les échanges.

Enjeu n°4 : Richesse fonctionnelle

Du point de vue de SERENSIA, il est intéressant de tirer tous les avantages du passage à l’électronique en proposant tous les leviers pour que chaque client y trouve son intérêt. Au-delà de transformer la saisie, il y a une quantité de possibilités qui s’ouvrent avec la dématérialisation. Par exemple, il est possible de rechercher des factures par mot-clé, de les indexer dans une base, de requêter une base de facture, de pouvoir alimenter une GED… Ces exemples non-exhaustif sont une base de réflexion sur laquelle s’est appuyé Serensia pour développer les différents modules de sa solution et aller plus loin que la simple intégration de données de facture. Il s’agit de réellement valoriser les données de factures.

SERENSIA et la dématérialisation des factures avec votre ERP

SERENSIA développe plusieurs connecteurs avec les principaux ERP du marché. Un connecteur bidirectionnel a notamment été développé pour Cegid XRP Ultimate. Le connecteur permet de traiter automatiquement les factures de différents formats : Chorus, EDI, PDF mail et papier. Les données sont extraites de la facture, des contrôles de référentiel partagé sont appliqués, avant d’apporter des corrections si besoin, pour enfin valider le document. Le rattachement des commandes aux factures est automatique et la saisie de facture directement réalisée dans SERENSIA.

toutes les factures sont traitées avec Serensia
Quel que soit le fournisseur ou le format de facture réceptionnée, SERENSIA agrège l’ensemble des informations pour créer le lien avec votre ERP. (Source : SERENSIA)

Et si on vous montrait ? Laissez-nous un message pour organiser une démonstration de Serensia

Avantage clé n°1 : Conformité vis-à-vis de la réglementation actuelle et à venir

La question de la mise en conformité est inéluctable, il faut rentrer dans le dispositif.

Concrètement, lorsque la bascule aura lieu, il faudra identifier les impacts (des doublons par exemple) et adopter une stratégie de gestion qui s’étalera sur plusieurs années. Car si un calendrier théorique existe, nous verrons vraisemblablement un écart de temporalité avec la réalité (déjà observé dans la sphère publique lors de son passage au « zéro papier »). Face à cette éventualité, vous pourrez tout de même traiter des factures papier et PDF.

Avantage clé n°2 : Rattachement automatique des commandes aux factures

Cette obligation liée à la réforme est aussi une opportunité. Sur la base d’une donnée fiabilisée, il sera désormais envisageable d’automatiser les échanges, remplaçant un processus de saisie laborieux par un processus simplifié et intégré dans l’ERP cible. On pourra rattacher automatiquement une facture reçue à la ou les commandes préalablement crées dans l’ERP et intégrer ce rapprochement facture/commande(s) dans l’ERP pour comptabilisation et paiement de la facture. Les modules annexes de Serensia renforcent la création de valeur avec un gain de temps et plus de clarté dans l’analyse (par exemple, rechercher des factures facilement grâce à Vision ou bien réaliser des statistiques avec Analyzer)

Avantage clé n°3 : Contrôle de référentiel partagé

Un système de connecteur permet de “brancher” Serensia à un ERP grâce un ensemble de flux entrants et sortants. Premièrement, le référentiel fournisseur est lu par Serensia : liste des tiers, des commandes, des domiciliations, des adresses, des contrats, etc. Cela permet de faire le lien entre ce qui est lu sur la facture et ce qui est présent dans le référentiel. Par ce biais, Serensia lève toute ambiguïté en réalisant un double contrôle de la donnée (lecture et concordance avec le référentiel). Une fois la donnée lue et mise en conformité avec le référentiel, la facture va pouvoir être poussée vers le connecteur puis, elle sera créée dans l’ERP cible. Enfin, un flux remonte dans Serensia avec l’identifiant unique de la facture dans l’ERP.

connecteur serensia erp

Avantage clé n°4 : Technologie OCR et auto-apprentissage

Dès à présent, vous pouvez prendre les devants pour mettre en place la dématérialisation des factures avec SERENSIA. Grâce aux technologies OCR, dématérialisez vos factures au format papier ou PDF. En le faisant dès aujourd’hui, vous allez déjà nourrir la technologie d’auto-apprentissage de l’outil. Vous serez déjà prêts lors de la mise en application de la réforme. Pour une transition tout en douceur !

SYXPERIANE vous accompagne dans votre réflexion de mise en conformité.

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