La gestion de la paie est un processus complexe pour les services RH/comptable des organisations. Ne serait-ce parce qu’elle est concernée par des évolutions réglementaires fréquentes. Ces dernières années, on peut citer la mise en place de la Déclaration Sociale Nominative, du prélèvement à la source, les directives ponctuelles générées par la crise sanitaire (activité partielle, arrêts de travail spécifiques, report des cotisations…).
Pour autant, seuls 33% des responsables des ressources humaines français remettent leurs bulletins de paie au format numérique à leurs collaborateurs. Le bulletin papier reste encore de mise dans 2 entreprises sur 3 ! Et c’est d’autant plus surprenant que 3 Français sur 4 se déclarent prêts à passer au bulletin de paie dématérialisé.
Ce décalage peut recevoir plusieurs explications : chantier non prioritaire dans les organisations, déficit de connaissance des solutions existantes et des acteurs, manque de maturité réglementaire… Vous avez pourtant tout intérêt à engager votre structure dans cette digitalisation. Voici ce qu’il faut savoir sur le bulletin de paie dématérialisé.
Table des matières
Qu'est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ?
La dématérialisation du bulletin de paie équivaut à une mise à disposition des documents de paie en ligne dans un espace dématérialisé. On parle de bulletin de paie dématérialisé, aussi connu sous l’appellation Bulletin de Paie Électronique (BPE), qui est en fait la version numérique du bulletin de paie “papier”.
Les entreprises qui ont franchi cette étape n’envoient donc plus les éléments de paie par courrier aux salariés (ou ne les remettent plus en mains propres) : ils sont stockés en ligne. Les salariés les consultent (et les récupèrent s’ils le souhaitent) de manière sécurisée dans des espaces personnels.
Tout comme son équivalent physique, la version électronique du bulletin de salaire est un document légal : depuis le 13 mai 2009, le Code du travail accorde la même valeur juridique au bulletin papier et dématérialisé.
La paie semi-externalisée,
vous connaissez ?
Vous cherchez à optimiser la gestion de votre paie à moindres coûts. Alors que choisir entre externalisation et internalisation ? Il existe une alternative qui allie maîtrise de votre process, simplicité et sérénité.
Quelles sont les obligations légales liées aux bulletins de paie dématérialisés ?
Quelques jalons historiques pour planter le décor. En 2009 a été accordé aux entreprises, avec l’accord des collaborateurs, le droit de remettre les bulletins de paie de manière électronique. Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie électronique est devenu la norme, que la paie soit internalisée ou externalisée, sans pour autant être une obligation imposée par le législateur : c’est une option qui vous est proposée, largement encouragée en fait puisque :
- L’employeur n’est plus tenu de demander l’accord du salarié pour enclencher la dématérialisation du bulletin de paie ;
- Le salarié peut tout à fait continuer à recevoir son bulletin de salaire en version papier, mais il doit en faire la demande à son employeur.
Pour l’employeur, la seule obligation consiste à conserver ces documents légaux durant une durée minimum de 5 ans et mettre en place pour ce faire une solution pour assurer la conservation et la sécurité de ces données.
Côté procédure, le passage au bulletin de paie dématérialisé est relativement simple. Il suffit que votre société informe ses salariés dans un délai d’un mois avant la remise du premier document.
Si la démarche ne suppose pas l’accord de vos collaborateurs, ces derniers peuvent s’y opposer, en indiquant leur opposition par une demande formelle, écrite de préférence. Ce refus peut se manifester à tout moment, même une fois la dématérialisation en place dans l’entreprise. Vous êtes tenu de lui fournir, dans les 3 mois qui suivent sa demande, des fiches de paie au format papier.
Quelle est la valeur légale du bulletin de paie dématérialisé envoyé par mail ?
La dématérialisation du bulletin de paie dans les entreprises françaises consiste encore très souvent dans l’envoi par mail du bulletin de paie en pièce jointe aux collaborateurs. Cela vous évoque peut-être quelque chose ?
D’un point de vue légal, rien ne l’interdit explicitement dans le texte de loi. Pour autant, l’envoi par mail ne fournit aucune garantie de délivrabilité, de conservation, de sécurité et d’accessibilité durant la période minimale de 5 ans. Un bulletin de paie adressé par email est facilement interceptable (les mots de passe sont encore de grosses failles de sécurité dans les entreprises), sans parler des erreurs de destinataires, toujours possibles !
Si l’envoi par mail d’un bulletin de paie dématérialisé n’est pas à proprement illégal, il peut être sanctionné au regard du RGPD qui exige une forte protection des données de paie sur internet en Europe.
Pourquoi passer au bulletin de paie dématérialisé ?
Réduire les coûts, gagner en productivité
Un bulletin de paie dématérialisé élimine les coûts de consommables liés à la gestion physique des documents (impression, photocopie, encre), à la mise sous pli, aux envois postaux, au stockage physique au sein de l’entreprise… Il se traduit également par des gains de temps appréciés par les équipes paie/RH qui voient leur charge administrative s’alléger et leur productivité s’améliorer.
Les économies moyennes générées en matière de gestion de paie seraient de l’ordre de 33 à 67 %, amenant le coût moyen par bulletin à moins de 0,5€ (archivage inclus).
Garantir la sécurité et la confidentialité des données
Pour répondre aux obligations légales, un bulletin de paie dématérialisé doit être stocké dans un environnement sécurisé. On parle alors de coffre-fort numérique. Ses fonctionnalités interdisent la consultation par des personnes non autorisées, suppriment les risques de suppression ou falsification de documents. Il contribue aussi à une meilleure conformité au RGPD : il implique la centralisation, la protection et la mise à disposition très encadrée de toutes les données personnelles liées à la paie.
Développer la satisfaction des salariés
Un bulletin de paie dématérialisé est archivé en parallèle de l’envoi de la paie au niveau bancaire. Les collaborateurs peuvent ainsi contrôler leur paie en temps réel, accéder à leurs données de rémunération à tout moment, à partir de n’importe quel support et ce quels que soient la charge de travail ou les difficultés d’organisation des équipes RH/paie. Il dispense aussi les salariés d’un archivage fastidieux et parfois aléatoire sans solution automatisée.
Assurer la conformité réglementaire de ses bulletins de paie
La législation et les réglementations en matière de droit du travail évoluent sans cesse. Aussi consciencieux soient-ils, les gestionnaires de paie ne sont pas à l’abri d’une erreur, surtout s’ils travaillent sans processus automatisé.
La dématérialisation des bulletins de paie, si elle s’adosse à une solution de gestion de la paie, représente de ce point de vue un garde-fou précieux. Ce type d’outil limite le risque d’erreurs en garantissant l’application des réglementations et leur mise à jour au fil du temps.
Freins à la mise en place du bulletin de paie dématérialisé : comment les lever ?
Garantir l’accès et la sécurisation des données
1 salarié sur 2 craint de ne pas pouvoir accéder aux documents de paie quand il le souhaite. 1 salarié sur 3 doute de la sécurité des solutions de stockage et de la pérennité des données stockées ! Ces réfractaires n’expriment pas tant un doute sur la dématérialisation que sur le système informatique mis en place autour des bulletins de paie dématérialisés.
Vos équipes paie/RH peuvent assez facilement contourner ces obstacles en relayant de manière pédagogique les garanties apportées par l’éditeur de la solution de stockage choisie. Toujours plus rassurantes qu’un bulletin de paie laissé par inadvertance à côté de la machine à café…
Embarquer les collaborateurs dans la démarche
Comme pour tout nouvel outil, c’est souvent le manque d’adhésion des équipes qui est à l’origine des principaux blocages. De fait, le passage aux bulletins de paie dématérialisés ne suppose pas légalement l’accord de ses bénéficiaires…
Pour autant, vous avez tout intérêt à impliquer les salariés dans le projet : d’abord en expliquant les raisons qui amènent à le faire, ensuite en valorisant les avantages qu’ils vont en tirer, sans oublier leur droit qu’il leur est accordé de refuser à titre individuel le passage au bulletin de paie dématérialisé.
Projeter la direction dans un ROI à moyen terme
La dématérialisation d’un bulletin de salaire n’est pas coûteuse en elle-même, c’est l’utilisation d’une solution de stockage ou de gestion de paie qui génère des coûts. Les montants diffèrent selon les solutions et les périmètres fonctionnels.
Les bénéfices financiers évoqués plus haut ne sont pas mesurables à court terme, au-delà tout de même des économies réalisées sur les consommables (papier, encre) et les espaces de stockage. Ils pourront l’être à moyen terme sur les gains de temps apportés aux équipes paie/RH et la plus grande efficacité des process qui gravitent autour de la paie
Quelles règles observer pour dématérialiser le bulletin de paie ?
Le bulletin de paie dématérialisé a la même valeur légale que son équivalent papier, pour autant que sa mise en œuvre respecte 3 obligations principales.
Obligation 1 - Complétude des données
Le bulletin de paie dématérialisé doit faire figurer des éléments qui concernent l’employeur (code APE, N° SIRET, convention collective applicable), le salarié (identification, emploi, classification conventionnelle) et tout ce qui concerne sa rémunération. Et la liste est longue : salaire de base, heures supplémentaires, heures complémentaires, salaire brut, cotisations, prévoyance et contributions sociales, salaire net, montant du prélèvement à la source…
Obligation 2- Confidentialité et disponibilité
La transition vers les fiches de paie dématérialisées implique de garantir la sécurité et la confidentialité des données. Charge à vous, employeur, de proposer à chaque salarié l’accès à un espace personnel sécurisé, protégé par des fonctionnalités de hachage, signature électronique ou de cryptage.
Ce type d’espace est aujourd’hui proposé par des éditeurs de logiciel à travers des solutions de type coffre-fort numérique, logiciel de gestion de paie ou SIRH disposant d’un module de coffre-fort numérique. Un label existe, assurant que la solution de stockage a été développée en respectant un référentiel strict, en conformité avec la norme AFNOR NF Z42-020, et que le logiciel a été audité par un expert. Il est décerné par un organisme comme la Fédération Numérique des Tiers de Confiance.
Cet espace sécurisé doit être associé au Compte personnel d’activité (plateforme en ligne mise en place par le ministère du Travail : tous les documents numériques liés à l’activité professionnelle des salariés y sont centralisés).
Obligation 3- Disponibilité des données
Lors du passage au bulletin de paie dématérialisé, vous allez définir une durée de disponibilité pour l’ensemble des documents dématérialisés. Ceux-ci devront rester accessibles soit durant 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié.
La dématérialisation du bulletin de salaire fait partie des principaux chantiers de transformation et d’optimisation de la gestion de paie. Vivement encouragée par le législateur, elle n’est pas obligatoire, raison pour laquelle les organisations tardent à s’y engager en France, même si la tendance progresse.
Ces dernières ont pourtant de multiples bénéfices à en tirer pour autant qu’elles s’appuient sur les solutions les plus ajustées à leur besoin. Nos voisins l’ont compris avant nous : en 2018, 95 % des salariés allemands recevaient déjà leurs bulletins de paie de façon dématérialisée, 73 % des salariés britanniques, plus de 50 % des salariés italiens et espagnols. Gageons que la France rattrape rapidement son retard !
La paie semi-externalisée,
vous connaissez ?
Vous cherchez à optimiser la gestion de votre paie à moindres coûts. Alors que choisir entre externalisation et internalisation ? Il existe une alternative qui allie maîtrise de votre process, simplicité et sérénité.