La gestion de paie dans une PME est délicate au vu des nombreuses démarches qu’elle implique, de la rigueur qu’elle impose et surtout des multiples enjeux légaux auxquels elle répond. Plus l’entreprise grandit, plus il sera intéressant d’internaliser la gestion de la paie (comme nous l’expliquons dans cet article. Voici 7 conseils pour vous PME qui souhaitez internaliser la paie sereinement.
1- Réorganiser l’équipe RH/administrative au besoin
La première étape à franchir avant d’internaliser la gestion de la paie est de s’assurer des compétences disponibles au sein de l’équipe RH ou administrative. Si le recours à un cabinet comptable permettait de se passer de certaines compétences en interne, il faudra veiller désormais à ce qu’elles soient présentes au moment de la réinternalisation ou de les compléter par un volet formation ou une montée en compétences.
Une fois l’équipe constituée, il vous faudra identifier clairement les missions de chacun : qui est en charge de la paie, qui est référent sur le (futur) logiciel de paie, etc.
2- Choisir le bon logiciel de paie
Évidemment, le choix du logiciel de paie a toute son importance. Il vous faut en déployer un adapté aux besoins de l’entreprise. Quelques aspects à étudier avant de faire votre choix :
- Veillez à ce que votre solution de gestion de paie prenne en compte le cadre légal et conventionnel ainsi que les accords d’entreprise : vous automatiserez ainsi en grande partie le traitement de la paie et les contrôles propres à votre structure ;
- Étudiez les fonctionnalités proposées en standard et les possibilités de personnalisation : certaines d’entre elles peuvent faire la différence ;
- Intéressez-vous à la disponibilité du support ;
- Assurez-vous des possibilités de reprise des données et d’interconnexion : la solution peut nécessiter d’être connectée à d’autres interfaces présentes dans votre structure pour vous faire gagner du temps et gagner en efficacité.
Soyez attentif au mode d’hébergement : le SaaS est souvent privilégié dans les PME à forte croissance, car il vous garantit évolutivité, accès rapide et mises à jour automatiques, pricing à l’utilisation dans certains cas.
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3- Se faire accompagner par un intégrateur expert
Le rôle d’un intégrateur est de vous accompagner dans toutes les étapes de votre projet d’internalisation de la paie. Un “bon” intégrateur est expert dans son domaine (sur les aspects techniques de l’intégration de logiciel donc), mais bénéficie aussi d’une excellente connaissance paie, pour vous aiguiller au mieux dans vos choix.
Son intervention à vos côtés prend la forme de conseils avisés et de mises en œuvre techniques, à toutes les étapes du projet : de la phase d’audit, au paramétrage de la solution, à sa personnalisation et évidemment, la formation des équipes.
La philosophie de SYXPERIANE
En tant qu’intégrateur de logiciels de gestion, chez SYXPERIANE, nous avons à cœur de construire des relations durables avec nos clients pour servir au mieux leurs intérêts. Nous travaillons en étroite collaboration avec des éditeurs de logiciels connus et reconnus sur le marché, pour vous fournir la meilleure expérience possible. D’ailleurs, le logiciel de paie Silae que nous intégrons est leader du marché !
Par ailleurs, nous veillons à ce que vous gardiez le même interlocuteur pendant toute la durée de la collaboration. Celui-ci connaîtra ainsi vos besoins et vos spécificités, inutile de tout réexpliquer à chaque échange ; gains de temps et d’efficacité garantis !
4- Capitaliser sur l'existant
Si vous aviez confié la gestion de la paie de votre PME à un cabinet comptable auparavant, il est important de prévoir une passation en bonne et due forme pour garder l’ensemble de votre historique. Rassurez-vous, rien de sorcier ! En choisissant un logiciel de paie performant, vous pourrez facilement réinjecter vos données dans l’outil dès sa mise en place. Pas question de tout ressaisir à la main !
Le tout est de bien demander à votre cabinet comptable de vous fournir toute l’antériorité de vos déclarations sociales nominatives (DSN).
5- Définir les droits d’accès au logiciel
Une fois le logiciel de paie mis en place et dûment paramétré selon vos spécificités (par votre intégrateur favori 😉), il convient de définir les droits d’accès des utilisateurs. Dans la même lignée que la réorganisation des équipes RH ou administratives, il conviendra de réfléchir à qui a besoin d’accéder à quoi dans le logiciel. Certains auront simplement besoin d’accéder à la saisie des éléments de paie, tandis que d’autres devront accéder aux calculs de paie, aux déclarations sociales etc.
Les salaires des collaborateurs restent une information confidentielle, il faudra veiller à ce que seuls les ayants droit puissent les consulter.
6- Soigner la formation à l’outil
Qui dit internalisation de la gestion de paie, dit nouveaux processus et méthodes de travail ! Il est important de définir des process clairs et de former les utilisateurs au nouveau logiciel de paie. L’adoption et la bonne utilisation de la solution conditionnent en grande partie la réussite du projet. En effet, si l’outil choisi s’avère complexe ou inadapté, l’équipe va très vite rencontrer des difficultés dans l’établissement de la paie. Et on ne peut qu’imaginer les conséquences (désastreuses !) d’une gestion de paie laborieuse.
La méthodologie de SYXPERIANE
Idéalement, l’équipe RH ou administrative doit être impliquée dès le début du projet, pour faciliter la conduite du changement et faire de l’internalisation de la paie un vecteur de succès pour tout le monde.
Chez SYXPERIANE, nous impliquons les utilisateurs dès la phase de paramétrage, pour coller au mieux à leurs besoins et les engager dans la transformation du service RH. Ils peuvent ainsi exprimer leur point de vue et faire valoir leur expertise métier, au profit d’un logiciel de paie parfaitement adapté à l’activité et à leur quotidien.
7- Avancer pas à pas
Les premiers mois de déploiement de l’outil, il vous faudra être vigilant à ce que la réalisation de la paie se déroule sans encombre. Des ajustements peuvent être nécessaires pour parfaire les processus, l’organisation des équipes ou le paramétrage du tout nouveau logiciel de paie. D’où l’importance de bénéficier de l’accompagnement d’un intégrateur expérimenté, qui saura répondre à toutes vos interrogations et vous aiguiller vers les choix les plus stratégiques.
La paie semi-externalisée,
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