Au cœur du bon fonctionnement des entreprises, la gestion de la paie regroupe l’ensemble des outils et processus utilisés pour le versement des salaires et peut se définir comme l’organisation de la rémunération des collaborateurs d’une société.
Bien loin de certaines idées reçues la faisant passer pour une simple formalité, une gestion de paie efficace ne laisse pas de place aux approximations.
Au-delà des obligations réglementaires qu’elle se doit de respecter, sa mise en œuvre répond à des enjeux financiers, humains et organisationnels bien précis. Transition numérique oblige, la gestion de la paie s’est en outre largement dématérialisée et repose aujourd’hui largement sur l’utilisation de solutions logicielles.
Dans ce guide, nous vous proposons un décryptage de la gestion de paie afin de vous aider à prendre les meilleures décisions pour votre entreprise.
Table des matières
Quels sont les enjeux de la gestion de paie ?
Garantir le bon versement des salaires et assurer la protection sociale
En premier lieu, la gestion de la paie répond à une obligation légale : l’article L3243-2 du Code du travail stipule que “lors du paiement du salaire, l’employeur remet (…) une pièce justificative dite bulletin de paie.”
Un bulletin de salaire fait donc office de garantie du bon versement du salaire.
Cette opération permet donc à l’entreprise de s’assurer que tous ses collaborateurs perçoivent la rémunération qui leur est due en échange du travail fourni.
La priorité absolue pour l’entreprise est ici de s’assurer que tous ses employés soient non seulement payés en temps et en heure, mais surtout que les paramètres qui entrent en ligne de compte dans le calcul du montant soient exacts.
Les erreurs sur les bulletins de paie ne sont pas rares, vous-même en avez peut-être fait les frais à un moment donné.
Ces irrégularités, selon leur amplitude, peuvent avoir trois conséquences chez un salarié :
- un manque à gagner qui peut avoir des impacts sur le paiement des charges qui pèsent à titre individuel sur les personnes (loyers, remboursement de crédits, abonnements, achats dits “de première nécessité”…).
- l’impossibilité de prouver sa situation professionnelle (en l’absence de bulletins de paie) ou de contracter un prêt (en cas d’erreurs sur les montants).
- une protection sociale faussée et des difficultés d’accès à certains droits tels que le droit à la formation ou certaines indemnisations.
Une gestion imparfaite de la paie a aussi des conséquences sur les entreprises en tant que personne morale et pas seulement sur les collaborateurs, comme évoqué plus bas.
Assurer la conformité de la paie
Le cadre réglementaire et légal autour d’un bulletin de paie est triple : social, fiscal et code du Travail.
Pour qu’un bulletin de paie soit conforme à la réglementation en vigueur (réglementation qui au passage évolue très régulièrement), de nombreux éléments sont ainsi à faire apparaître : informations sur l’employé, identité de l’employeur, convention collective, décompte des jours de congés, calcul des cotisations sociales et patronales… La liste est longue.
Les erreurs en gestion de paie sont ainsi relativement courantes et peuvent mener à des complications avec l’Urssaf et l’administration fiscale ou pire, aller jusqu’aux prud’hommes dans certaines situations.
Mais même sans aller jusque là, un employeur tardant à émettre ses fiches de paie (ou ne les remettant pas du tout) s’expose à une amende d’un maximum de 450 euros par bulletin manquant, assorti du versement de dommages et intérêts aux salariés concernés.
Rationaliser les coûts de la paie
Chaque fiche de paie représente un coût pour l’entreprise. Au-delà des frais de traitement initiaux, on retrouve parfois des coûts cachés indirects : erreurs, frais liés à la formation sur un outil, temps perdu sur certaines tâches, etc.
Bien qu’indispensable, la paie a donc tendance à peser sur les finances d’une entreprise. Bien des directions cherchent donc à optimiser les coûts de leur paie en optant pour des solutions logicielles fiables et génératrices de gain de temps, voire en externalisant partiellement ou complètement la fonction auprès de prestataires spécialisés.
Favoriser la marque employeur
Le climat social, indicateur primordial pour mesurer la satisfaction des effectifs, repose non seulement sur l’ambiance générale au travail, mais aussi sur la bonne gestion de la paie.
Par exemple, si vos salariés ont tendance à être payés en retard ou à remonter des erreurs dans leurs bulletins de salaire à intervalles réguliers, un phénomène de mécontentement latent associé à une certaine défiance vis-à-vis des gestionnaires de paie aura tôt fait de s’installer.
À cet égard, une gestion de paie efficace est un pilier fondamental du maintien d’un climat social satisfaisant, mais passe par plusieurs phases distinctes.
6 étapes indispensables d’un processus de paie
Comme développé précédemment, la gestion de la paie répond à des enjeux hautement stratégiques et ne peut donc pas reposer sur une méthodologie approximative.
Un processus de paie performant se décompose ainsi en six grandes étapes.
1 - Récupération des éléments variables de paie
Le processus démarre avec la collecte des éléments variables de paie. En effet, il s’agit d’informations cruciales pouvant venir altérer la rémunération de chaque collaborateur.
On distingue trois familles d’éléments variables de paie :
- Les éléments variables conventionnels (paiement des heures supplémentaires, cotisations sociales, etc.)
- Les éléments variables contractuels (primes, commissions, intéressement, congés payés, etc.)
- Les éléments variables personnels (arrêts maladie, congés sans solde, retenue sur salaire, etc.)
2 - Création des bulletins de salaire
Vient ensuite la conception des bulletins qui seront remis ultérieurement à chaque collaborateur.
Il s’agit probablement de la partie la plus délicate du procédé, puisqu’elle requiert l’agrégation de nombreuses données à des fins de mise en conformité.
Particulièrement chronophage et redondante à réaliser manuellement, cette tâche peut désormais être automatisée à l’aide de logiciels de gestion de paie ou de modules paie directement intégrés à des solutions plus généralistes telles que des ERP ou SIRH.
L’outil récupère l’ensemble des éléments nécessaires pour les mettre en forme sur la base du modèle de bulletin de salaire défini par l’entreprise, puis les fiches de paie sont mises à disposition des collaborateurs via un système de coffre-fort numérique (l’envoi par email est assez peu recommandé d’un point de vue légal).
3 - Vérification et contrôle des documents
Une fois les documents prêts, une phase de vérification systématique s’impose pour identifier et corriger d’éventuelles erreurs.
Vu l’avez vu, les irrégularités de paie peuvent avoir des conséquences particulièrement impactantes sur une entreprise, la validation des données n’est donc pas optionnelle.
Dans certains cas, une double vérification est même mise en place, de façon à réduire les risques au maximum.
4 - Le stockage et la mise à disposition des bulletins de paie
L’étape suivante n’est autre que l’envoi des fiches de paie aux salariés. Si cette démarche est obligatoire, l’employeur peut choisir entre le format papier ou numérique.
Ceci étant dit, concernant la deuxième option, plusieurs choses sont à noter :
- Le recours à un coffre-fort électronique s’inscrit dans un cadre légal pour la mise en place des bulletins de paie dématérialisés.
- L’accord explicite des employés n’est pas requis pour dématérialiser la paie. En revanche, un collaborateur est en droit de refuser la remise de sa paie au format électronique. Le cas échéant, la demande doit être réalisée formellement (par écrit dans l’idéal).
- Face à un tel refus, l’employeur dispose d’un délai maximum de 3 mois pour de nouveau délivrer des fiches de paie papier aux employés concernés, soit en main propre soit par voie postale.
La dématérialisation de la gestion de paie s’accompagne d’une obligation au niveau de la durée de conservation desdits bulletins, qui devront rester accessibles durant 50 ans OU jusqu’à 75 ans du salarié.
5 - Versement des salaires
Le salaire est ensuite versé directement sur le compte bancaire de chaque employé.
Dans le cadre de la gestion de la paie, cette opération doit être réalisée une fois par mois, mais, contrairement à certaines idées reçues, ne repose pas sur une date de paiement obligatoire (sauf en cas de disposition prévue par un accord d’entreprise ou la convention collective).
Ceci étant dit, des retards de paiement peuvent survenir si la périodicité n’est pas respectée, c’est-à-dire si un délai de plus d’un mois s’écoule entre deux salaires.
Ici encore, ces manquements peuvent coûter cher à l’entreprise, qui s’expose à une amende d’un montant pouvant aller jusqu’à 2 250 €.
6 - Déclarations sociales via DSN
La procédure se clôt avec la DSN, ou Déclaration Sociale Nominative. Tout employeur du secteur privé employant des collaborateurs est tenu de remplir ce document.
Son rôle ? Permettre le paiement des cotisations sociales et la transmission de certaines informations relatives aux employés.
Remplir une DSN manuellement chaque mois est extrêmement coûteux en temps. Le plus efficace consiste à s’orienter vers un logiciel de paie doté d’une compatibilité DSN, grâce auquel l’opération devient réalisable en quelques minutes.
On distingue deux types de DSN : les DSN périodiques, envoyées chaque mois, et les DSN dites de “signalement d’événement”, qui sont utilisées de manière ponctuelle pour faire remonter certains événements (congés maternité, absence pour maladie, etc.).
Les dates d’envoi sont réglementées comme suit pour une DSN périodique :
- Au plus tard le 15 du mois pour les entreprises de moins de 50 employés
- Au plus tard le 5 du mois pour les entreprises de plus de 50 salariés
Concernant les DSN d’événement, elles doivent être envoyées sous 5 jours suivant l’événement en question.
A la manœuvre, on retrouve généralement le gestionnaire de paie, une fonction stratégique mais pas toujours bien identifiée dans les entreprises. Voici quelques éclaircissements à son sujet.
Le gestionnaire de paie, une fonction essentielle
Parfois réalisée par un expert-comptable, la gestion de la paie est aussi une mission souvent attribuée à un gestionnaire de paie dédié.
Ces profils, hautement stratégiques, sont prisés des recruteurs en quête de la perle rare. Quelles sont ses missions ainsi que les compétences indispensables ?
Voici quelques explications qui devraient vous permettre de vous y retrouver si vous êtes à la recherche de votre prochain talent.
Formation
Les études permettant d’exercer le métier de gestionnaire de paie sont plutôt nombreuses et permettent de définir un périmètre de recherche assez large au moment de recruter. Parmi les plus courantes, on retrouve :
- Les BTS CG (Comptabilité et Gestion) et SAM (Support de l’Action Managériale).
- Les BUT – auparavant appelés DUT – GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations) et GACO (Gestion Administrative et Commerciale des Organisations).
- Les licences professionnelles dédiées à la gestion de la paie.
- Les différents masters consacrés à la gestion de paie ou proposant des spécialisations en ce sens.
Missions
La fonction de gestionnaire de paie est bien plus diversifiée qu’elle n’y paraît. Voici un résumé des principales missions pouvant être affectées à un gestionnaire de paie :
Le pilotage du processus de paie mensuel, détaillé dans la partie suivante.
L’établissement et la transmission de l’ensemble des déclarations nécessaires (cotisations patronales, DSN, Urssaf, mutuelles, caisses de retraite, etc.)
La gestion et le suivi du personnel en collaboration avec les Ressources Humaines (formalités d’embauche, suivi des absences, réalisation des certificats de travail, des arrêts, des attestations, etc.).
Pour les entreprises comptabilisant plus de 300 collaborateurs, le gestionnaire de paie peut également être amené à réaliser (ou tout du moins à y contribuer) le bilan social.La veille juridique et sociale pour rester à jour sur les dernières évolutions de la réglementation et garantir une gestion de la paie conforme.
Le rôle de référent sur les sujets associés à la paie ou à certains enjeux RH. Il est ainsi amené à conseiller la direction sur certaines prises de décisions et à répondre aux questions des salariés.
Compétences principales
- Rigueur et précision indispensables, la paie est un domaine où la moindre erreur peut avoir de sérieuses répercussions.
- Excellentes connaissances en matière d’élaboration des bulletins de salaire. Cela va de pair avec une appétence pour les chiffres et les statistiques, omniprésents dans la profession.
- Bonnes connaissances juridiques et sociales appliquées au monde de l’entreprise.
- Aisance informatique et connaissance de certains logiciels de paie. La maîtrise de tableurs type Excel ou Google Sheets est également importante.
- De bonnes capacités relationnelles sont également appréciées, le gestionnaire de paie étant régulièrement amené à échanger avec d’autres interlocuteurs dans le cadre de ses missions.
- À plus haut niveau, la maîtrise de l’anglais devient indispensable, notamment pour la paie dans un environnement international.
La maîtrise de ces différentes aptitudes chez un gestionnaire de paie est la condition sine qua non d’un processus de paie réussi, en dépit de sa complexité !
La paie semi-externalisée,
vous connaissez ?
Vous cherchez à optimiser la gestion de votre paie à moindres coûts. Alors que choisir entre externalisation et internalisation ? Il existe une alternative qui allie maîtrise de votre process, simplicité et sérénité.
Gestion de paie internalisée ou externalisée ?
Faut-il maintenir la gestion de la paie au sein de l’entreprise, ou au contraire est-il plus avisé de la déléguer à un prestataire spécialisé ? Si vous vous posez cette question, sachez que vous n’êtes pas seul dans cette situation.
Soyons clairs, choisir entre internalisation de la paie et externalisation peut s’avérer cornélien ; dans cette optique, voici quelques éléments de réponse pour chaque modèle, afin d’alimenter votre réflexion.
Les avantages de l’internalisation
- Assurer en interne la gestion de la paie assure des gains de temps et de flexibilité. Finis les échanges parfois fastidieux avec le cabinet comptable ! L’internalisation offre également un contrôle total sur les délais de paiement, chaque opération étant réalisée au sein même de l’entreprise, de la collecte des éléments variables de paie jusqu’à la DSN.
- L’internalisation permet de maintenir une bonne autonomie sur la paie, là où l’externalisation peut avoir tendance à créer une forme de dépendance au prestataire.
- Des coûts moindres grâce à l’élimination des frais de sous-traitance.
- Une maîtrise des données stratégiques qui restent dans l’enceinte de l’organisation avec un gain de sécurité et de confidentialité si le SI est correctement protégé des menaces cyber, de plus en plus nombreuses.
- Un interlocuteur identifié pour les collaborateurs de l’entreprise sur les sujets relatifs à la paie et au domaine juridique.
Les avantages de l’externalisation
- La possibilité de choisir entre une externalisation partielle ou complète de la paie. La plupart des prestataires proposent différents niveaux d’offres pour une transition progressive.
- La réglementation évoluant très régulièrement, l’externalisation est bien adaptée aux petites structures ne pouvant que difficilement se maintenir au fait des évolutions réglementaires notamment.
- Des gains de temps potentiels : tout est délégué au prestataire, qui (pour l’externalisation complète) gère l’ensemble du processus de paie.
- Une continuité de service garantie. L’externalisation de la gestion de la paie permet à l’entreprise de se prémunir des risques d’absence (congés, maladie, maternité, burn-out, etc.) pouvant mener à des perturbations.
- Un transfert de responsabilité sur le prestataire en cas d’irrégularités lors d’un contrôle de paie. Ainsi, toute erreur sanctionnable est imputable au prestataire dans le cas d’une externalisation complète de la paie.
Attention, l’exactitude de données transmises au sous-traitant reste sous la responsabilité de l’entreprise cliente !
Le verdict
Chaque option a ses avantages, mais globalement, deux tendances se dégagent :
– Pour les petites structures, l’externalisation est souvent bénéfique et parfois tout bonnement indispensable au démarrage de l’entreprise.
– Pour les entreprises plus développées, l’internalisation est généralement privilégiée pour des raisons de coûts, de gain d’autonomie, de souplesse ou de réactivité.
Comment choisir votre logiciel de gestion de paie
La gestion de la paie allant de pair avec l’utilisation d’un logiciel adapté, il est tout naturel pour les entreprises de chercher la solution la plus adéquate.
C’est ici que les choses peuvent se corser pour vous. La décision a été prise de vous équiper d’une solution de paie ou de remplacer l’outil existant ?
Le processus de sélection demande de récolter bon nombre d’informations et il est parfois difficile de s’y retrouver.
Logiciel spécialisé ou module de paie ?
Avant tout, il convient de dissocier les modules de paie intégrés à des solutions généralistes telles que les ERP ou SIRH des logiciels spécialement conçus pour la gestion de paie.
Les ERP ou SIRH équipés d’un module paie sont intéressants de par leur grande polyvalence et l’ergonomie d’utilisation qu’ils confèrent.
En revanche, les logiciels de paie présentent l’avantage d’être beaucoup plus poussés en termes de fonctionnalités et de mises à jour réglementaires telles que :
- Base de données de conventions collectives
- Mise à niveau des normes réglementaires sur une base mensuelle ou hebdomadaire
- Importation des données salariés
- Calcul du maintien maladie
- Automatisation partielle des DSN mensuelles
- Gestion des événement
De plus, les outils actuels n’ont pas forcément à rougir face aux ERP ou SIRH en termes d’UI (User Interface) et d’UX (User Experience). Ainsi, l’option d’un outil “spécialisé” est généralement privilégiée pour cette raison, bien que les ERP ou SIRH apportent de multiples fonctionnalités en dehors de la gestion de paie.
Modalités budgétaires (Tarif ? Abonnement ou achat de licence ? Frais cachés ?)
L’un des pièges classiques au moment de choisir un logiciel est de s’orienter vers les offres les plus complètes sans regarder le détail. Bien souvent, il s’agit des options les plus chères et qui ont tendance à embarquer diverses fonctionnalités n’ayant pas forcément d’intérêt pour votre organisation. Attention donc aux surcoûts inutiles.
Autre point de vigilance, les potentiels frais cachés. Dans la pratique, il s’agit de montants facturables d’une prestation qui ne sont pas toujours directement indiqués. Dans le cadre d’un logiciel, on peut notamment citer la formation des utilisateurs ou encore la TMA.
Se pose ensuite la question de choisir entre une approche SaaS ou On-Premise ? Ici, tout dépend de la gouvernance des données en vigueur dans votre société, mais le modèle Cloud est aujourd’hui largement majoritaire de par sa flexibilité et le lissage des coûts qu’il permet grâce à la formule par abonnement.
Notoriété (expérience, avis, cas d’usage, etc.)
Un classique à ne pas sous-estimer ! L’image de marque de chaque prestataire potentiel est à évaluer soigneusement, notamment par le biais d’avis ou de cas d’usage.
Beaucoup d’entre eux sont naturellement consultables directement sur les sites des éditeurs et intégrateurs, il est intéressant de prendre de la hauteur pour aller au-delà du discours “officiel” parfois assez édulcoré en prenant contact directement avec les clients de l’éditeur.
Évolutivité du logiciel
Le logiciel que vous choisissez aujourd’hui est censé répondre à vos besoins actuels, mais qu’en sera-t-il dans 5 ans ? Et dans 10 ? Au-delà des fonctionnalités, vous devez absolument considérer le soin apporté au développement de l’outil dans la durée.
Citons notamment la réactivité du prestataire à mettre son outil en conformité avec les évolutions réglementaires concernant la gestion de la paie. Si les délais sont trop importants, les risques de non-conformité des bulletins de salaire augmentent.
Simplicité d'utilisation
Un logiciel doté d’une UI et d’une UX mal pensées est un logiciel qui n’est pas ou mal utilisé.
De plus, il aura plus tendance à faire perdre du temps aux utilisateurs finaux plutôt qu’à leur en faire gagner, l’exact opposé de l’objectif initial !
Heureusement, il est assez facile de vérifier ce point à l’aide d’une démonstration de l’outil aux utilisateurs finaux ou mieux, d’un essai gratuit lorsque c’est possible pour tester l’outil en conditions réelles.
Intégration avec les autres outils du SI
Le domaine de la paie n’est pas cloisonné et communiqué en réalité beaucoup avec celui des Ressources Humaines ou de la comptabilité.
Ici, tout dépend de la structure de votre système d’information, mais quelques vérifications avec les prestataires peuvent vous donner la garantie que votre logiciel de gestion de la paie sera en mesure de s’interfacer avec d’autres applications métiers.
Assistance / support
Attention à ne pas commettre l’erreur de penser que le rôle de votre fournisseur se restreint au conseil avant-projet et à l’intégration du logiciel lorsqu’elle est nécessaire.
Bien souvent, et encore plus pour les outils SaaS, la qualité du support et le degré d’accompagnement proposé par les prestataires doivent figurer parmi les critères de choix éliminatoires de votre comparatif.
Vous devez pouvoir compter sur votre prestataire en cas de questions ou de problèmes techniques par exemple. Pour éviter les mauvaises surprises, n’hésitez pas à demander un SLA (Service-Level Agreement). Il s’agit d’un document à valeur probante dans lequel le prestataire s’engage à fournir un certain niveau de service et d’accompagnement sur la base de vos échanges préalables.
Sécurité
Essor du modèle SaaS oblige, nous ne saurions trop vous conseiller de compléter votre comparatif avec quelques informations liées à la sécurité.
Gardez à l’esprit que, même si vous conservez votre paie en interne, les données entrées dans le logiciel seront stockées sur des serveurs distants, privés, publics ou hybrides.
Assurez-vous donc que vos données seront entre de bonnes mains : où sont situés les data centers ? Quelles sont les mesures mises en œuvre pour assurer leur intégrité ?
Pour la sécurité du logiciel lui-même, vous pouvez demander si ce dernier a reçu la certification ISO 27001, qui prouve que le fournisseur a démontré sa capacité à identifier et repousser la plupart des cybermenaces à l’encontre de son SI.
Pour le coffre-fort numérique, le respect de la norme NF 203 CCFN (archivage à vocation probatoire, gestion des accès sécurisée et traçabilité totale des documents notamment) est également un gage de sérieux et de qualité.
La paie semi-externalisée,
vous connaissez ?
Vous cherchez à optimiser la gestion de votre paie à moindres coûts. Alors que choisir entre externalisation et internalisation ? Il existe une alternative qui allie maîtrise de votre process, simplicité et sérénité.