Traditionnellement, quand une entreprise évoque l’internalisation de sa paie, elle fait référence aux modalités de gestion de la paie assurées au sein même de la structure. Elle s’oppose à son externalisation qui consiste à confier la gestion de la paie à un partenaire extérieur, le plus souvent un cabinet d’expert-comptable.
Si le concept paraît simple, l’internalisation de la paie recouvre des processus complexes, basés sur de solides compétences, et dont la portée est éminemment stratégique. On dit souvent que le salaire, c’est le nerf de la guerre ! Dans certaines conditions, ce peut être aussi la guerre des nerfs. Voyons justement dans quel contexte, pourquoi et comment réussir l’internalisation de la paie dans votre organisation.
Table des matières
La paie semi-externalisée,
vous connaissez ?
Vous cherchez à optimiser la gestion de votre paie à moindres coûts. Alors que choisir entre externalisation et internalisation ? Il existe une alternative qui allie maîtrise de votre process, simplicité et sérénité.
La gestion de la paie, une fonction pluridisciplinaire
L’établissement d’un bulletin de paie n’est que la partie émergée de la fonction paie. Si la gestion de la paie suppose des compétences en comptabilité et en paie évidemment (avec tout ce qui concerne le recueil et l’intégration des données nécessaires au calcul de la paie et l’édition des bulletins de paie), elle nécessite aussi un background réglementaire important :
- Réglementation sociale : affiliation et déclarations sociales auprès des organismes sociaux (retraite, santé, prévoyance, assurance chômage, etc.), paiement des cotisations sociales, DSN…
- Réglementation fiscale : déclarations fiscales et calcul et prélèvement de l’impôt à la source…
- Respect du Code du travail : intégration des fiches de poste, des contrats de travail, gestion des congés, établissement d’attestations…
Outre ces domaines, le gestionnaire de paie (ou le responsable RH en charge de la paie) est aussi amené à dialoguer autour des bulletins de salaire avec de nombreuses fonctions supports dans l’entreprise et à interagir avec les salariés. Il doit donc pouvoir compter sur de solides cordes à son arc !
Pour toutes ces (bonnes) raisons, les entreprises optent souvent, dans les premières années tout du moins, pour l’externalisation auprès d’un cabinet comptable. Néanmoins, elles peuvent être amenées, à un certain stade de leur développement, à envisager son internalisation. Un challenge où il y a beaucoup à gagner – et à perdre – selon que le projet a été bien mené.
Les enjeux de l’internalisation de la paie
Qualité et fiabilité assurées
Le premier enjeu de l’internalisation de la paie réside bien sûr dans la qualité et la fiabilité de sa gestion. Les paramètres à prendre en compte pour définir les salaires sont nombreux pour chaque employé (éléments fixes, éléments variables, primes en tout genre, arrêts maladie, RTT, convention collective applicable…) et peuvent varier d’un mois à l’autre. La rigueur doit être de mise lors de chaque traitement, que votre entreprise comporte 50 ou 500 collaborateurs bien évidemment.
Conformité réglementaire maîtrisée
La conformité réglementaire figure parmi les points d’attention de la paie. Le non-respect du cadre légal peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise : des conséquences financières par exemple suite à un contrôle URSSAF qui aurait pointé des irrégularités en matière de cotisations ou de défiscalisation des heures supplémentaires. Elles peuvent aussi être prud’homales ou même pénales dans le cas d’une déclaration de recrutement trop tardive (ce qui peut être considéré comme du travail dissimulé).
Les autorités compétentes sanctionnent parfois lourdement les entreprises, y compris quand elles commettent des erreurs par manque de compétences ou défaut d’information. Rassurez-vous : avec de “bons” profils, bien outillés, il est néanmoins tout à fait possible d’internaliser la paie dans le respect du cadre légal…
Sécurité préservée
La sécurité des données de paie est aussi un point de vigilance important. Ces dernières sont sensibles et confidentielles (salaire, prime, coordonnées bancaires…). Il en est de la responsabilité du service paie/RH de garantir leur intégrité, leur conformité au RGPD, et de les préserver contre tout risque de perte, falsification ou cybermenace. Si vous engagez l’internalisation de la paie, il vous faut veiller à ce que l’accès aux données soit soigneusement contrôlé et tracé, a fortiori quand l’entreprise a engagé son passage aux bulletins de paie dématérialisés.
Les avantages de l’internalisation de la paie
Une fois posée la diversité de compétences que suppose l’internalisation de la paie et les enjeux qu’elle recouvre, vous vous posez légitimement la question de son opportunité… Car après tout, pourquoi ne pas confier à un partenaire spécialisé cette fonction complexe et lui en laisser assumer les risques ? Plus simple, non? Certes, mais néanmoins, votre entreprise peut tirer de multiples profits à “rapatrier” cette fonction.
Pour gagner en autonomie
Gérer en interne la paie vous assure bien sûr plus de latitude que si vous dépendiez d’une société tierce. Vous contrôlez intégralement les déclarations sociales et le processus de paie dans ses moindres détails, avez une vision en temps réel de l’évolution de la masse salariale et de ses composantes. Vous prenez vos décisions en matière de paie de manière autonome, au plus près des besoins de votre entreprise.
Pour gagner en souplesse et en réactivité
L’internalisation de la paie vous permet de prioriser certaines tâches sur d’autres, de réagir plus vite en cas d’erreur ou difficultés sur vos fiches de paie. Vous gagnez du temps dans l’ensemble du processus en réduisant les délais d’attente, de transfert et de traitement des données, en maîtrisant davantage votre planning et en réduisant aussi parfois les difficultés de communication entre votre entreprise et son cabinet comptable. De ce dernier, il n’est pas possible d’attendre la même souplesse et la même réactivité qu’une fonction internalisée !
Pour réduire les coûts
La maîtrise des coûts est souvent l’un des leviers prioritaires à l’internalisation de la paie. Et on le comprend ! Si les prix diffèrent selon les cabinets et les missions qui leur sont confiées, on estime qu’un bulletin de paie externalisé coûte en moyenne entre 18 et 26 euros l’unité. Un chiffre élevé qui se justifie par les nombreuses compétences qui sont mobilisées.
À mesure que croît la masse salariale, une entreprise peut effectivement s’interroger sur l’opportunité de réaliser par elle-même sa paie, ce qui suppose bien sûr des investissements (en personnel, en formation, en acquisition d’outil ad hoc…) qui pourront eux-même être rentabilisés à moyen terme.
On pourrait aussi citer comme argument supplémentaire en faveur de l’internalisation une meilleure confidentialité et une sécurisation accrue des données. Ce serait induire l’idée que ces deux paramètres ne sont pas au cœur des pratiques des experts-comptables… Et nous ne mangeons pas de ce pain-là !
Comment internaliser la paie avec succès?
Deux chantiers doivent être menés en parallèle pour assurer l’internalisation de la paie dans votre entreprise.
Levier n°1 : identifier, former ou embaucher la personne en charge de la paie
Assumer les missions d’un gestionnaire de paie suppose des compétences techniques ainsi que, nous l’avons évoqué, un solide bagage juridique, social, administratif, étayé de connaissances en matière de droit du travail.
Ce gestionnaire peut être un collaborateur déjà présent dans l’entreprise, souvent rattaché au service RH ou comptabilité, qu’il s’agira de former en anticipation de sa prise de poste, mais aussi régulièrement pour le maintenir à jour des dernières évolutions réglementaires. Ou un nouvel embauché, qui présente toutes les caractéristiques d’un bon gestionnaire de paie. Pour opérer ce recrutement, vous avez tout intérêt à vous appuyer sur un cabinet de recrutement qui sera mieux à même que vous d’évaluer et flécher les meilleurs candidats.
Levier n°2 : acquérir un outil de gestion de la paie
Au-delà du recrutement, ou de la montée en compétences d’un collaborateur de l’entreprise, vous avez besoin d’une solution logicielle pour automatiser et fiabiliser l’internalisation de la paie.
Deux grands types d’outils sont disponibles sur le marché parmi lesquels il vous faut choisir. Dans les deux cas, vous aurez le choix entre son installation sur les serveurs de votre organisation (logiciel avec licence) ou l’utilisation d’un logiciel disponible en ligne via un abonnement (logiciel Saas).
Option 1 : Choisir un logiciel de gestion de paie
Comme son nom l’indique, ce type d’outil traite exclusivement des problématiques de gestion de paie. Certaines fonctionnalités sont communes à la plupart de ces outils, parmi lesquelles :
- la création et la gestion des fiches salariés,
- la création et l’édition automatisée d’un certain nombre de pièces stratégiques (bulletins de paie, livre de paie, état des charges sociales, attestations Assedic, certificat de travail, etc.) leur dématérialisation,
- l’export de données stratégiques et de tableaux de synthèse,
- les déclarations de charges sociales mensuelles ou trimestrielles
- le règlement des salaires
- la veille juridique et sociale permanente.
Ce dernier point est capital : c’est ce qui constitue le principal avantage de l’outil par rapport à ses concurrents. Sachez également que ce type de solution propose en général des modules complémentaires qui peuvent répondre à certains besoins RH (gestion des absences et des congés, visites médicales onboarding…) et contribuer ainsi progressivement, non seulement à internaliser la paie, mais aussi digitaliser les ressources humaines de votre entreprise.
Option 2 : Déployer un ERP ou un SIRH disposant d’un module de paie
À partir d’une certaine taille ou d’un certain chiffre d’affaires, les PME sont souvent équipées de logiciel de gestion de l’entreprise (ERP). Certaines d’entre elles ont également fait le choix d’investir dans un SIRH pour gérer leurs ressources humaines. Ces typologies d’outils présentent souvent des fonctionnalités (ou un module) de gestion de paie.
Si ces outils sont souvent très ergonomiques, efficaces et sûrs, ils ne peuvent rivaliser actuellement d’un point de vue réglementaire avec un logiciel de paie : l’éditeur de ce type de solution travaille toujours en étroite collaboration avec des équipes de juristes internalisés et très affûtés en matière de droit du travail ou droit social. Autrement dit, si vous avez des attentes fortes en matière de conformité réglementaire, vous avez tout intérêt à choisir un logiciel spécialisé : ce dernier sera un véritable appui pour internaliser cette fonction clé.
Quelle grille pour enclencher l’internalisation de la paie?
La gestion de la paie est stratégique pour piloter votre masse salariale et nourrir l’engagement de vos équipes ! En conséquence, il vous faut bien cerner vos besoins et définir un cahier des charges qui doit permettre de clarifier :
- l’étendue des besoins de l’entreprise en termes de volume (nombre de bulletins de paie à traiter par mois)
- la complexité des calculs de paie (les variables notamment)
- les spécificités des collaborateurs : statut, temps de travail, types de contrats, convention collective, etc.
- les compétences disponibles au sein de l’entreprise et le besoin de formation et/ou recrutement
- les fonctionnalités utiles à l’entreprise, déjà équipées ou non : gestion de notes de frais, signature électronique, notes de frais
- les contraintes techniques propres à l’entreprise et les besoins à couvrir (hébergement, maintenance, logiciel installé ou disponible en mode SaaS…)
- Les garanties que l’entreprise est capable d’apporter en matière de conformité juridique et réglementaire de sa paie
- la protection des données de paie et données salariés
- le budget disponible pour enclencher l’internalisation de la paie, qui outre l’acquisition d’une solution, doit prendre en compte, nous l’avons évoqué, le recrutement ou la montée en compétences en interne d’un collaborateur.
Quelle que soit la taille de votre structure, l’internalisation de la paie est un chantier important qui repose sur l’identification d’un tandem de choc : outil/utilisateur. La sélection de la solution logicielle la mieux adaptée compte évidemment pour une bonne partie dans la réussite de l’internalisation de la paie. L’expérience montre aussi que le choix de l’équipe en charge du paramétrage et l’intégration de l’outil est trop souvent négligée dans sa capacité à s’intégrer au SI existant et répondre aux attentes exprimées. À bon entendeur…
La paie semi-externalisée,
vous connaissez ?
Vous cherchez à optimiser la gestion de votre paie à moindres coûts. Alors que choisir entre externalisation et internalisation ? Il existe une alternative qui allie maîtrise de votre process, simplicité et sérénité.