En tant que responsable informatique, l’une de vos missions principales est la gestion du parc informatique de votre entreprise et occupe une place centrale dans votre emploi du temps.
Quel est son périmètre ? Quels sont ses enjeux ? Comment s’en occuper efficacement au quotidien ?
Ces questions éclaircies, nous aborderons plusieurs critères pour bien choisir un logiciel dédié ou sélectionner le futur partenaire auprès duquel externaliser tout ou partie du pilotage de votre parc informatique.
Table des matières
Qu’est-ce qu'un parc informatique ?
Un parc informatique est l’ensemble des ressources matérielles et logicielles du système d’information (SI) d’une organisation. Si la quasi-totalité des entreprises actuelles possède un parc informatique, leur taille peut très largement varier.
Au niveau “matériel”, on retrouve les appareils courants tels que :
Les ordinateurs et smartphones professionnels ;
- Les périphériques d’affichage tels que les écrans et les téléviseurs de salles de réunion ;
- Les périphériques d’impression et d’acquisition (imprimantes et scanners) ;
- Les périphériques de stockage comme les disques durs, les clés USB ou même les serveurs ;
- Les périphériques de communication (dispositifs de visioconférence, casques et micros) ;
- Les périphériques réseaux, s’agissant généralement de répéteurs Wi-Fi ou éventuellement de clés 4G ;
- Dans certains secteurs et entreprises, on peut retrouver d’autres périphériques tels que des tablettes, des lecteurs de code-barres, des appareils photo, des capteurs connectés pour le stockage ou encore des badges.
Au niveau “logiciel”, plusieurs familles se distinguent :
- Administrative (gestion d’entreprise et de projets, comptabilité, bureautique, gestion documentaire, etc.) ;
- Marketing et communication (marketing automation, référencement, graphisme et vidéo, etc.) ;
- Vente (service client, chatbot, CRM, etc.) ;
- Métier, selon le secteur (une entreprise de logistique aura besoin d’un outil de gestion des stocks avancé là où une société dans l’industrie se servira d’une solution de GMAO) ;
- Il en va de même pour la qualité (logiciel SMQ), pour les RH (SIRH) et pour toutes les professions impliquées sur la gestion des données (MDM).
Notez par ailleurs qu’un parc informatique couvre les 4 dimensions de l’infrastructure informatique (dimensions utilisateur, Cloud, réseau et système local) et impacte donc le fonctionnement de l’intégralité du volet “numérique” d’une entreprise.
Gestion de parc informatique : définition
La gestion de parc informatique vise à maintenir, optimiser, mais aussi protéger les différentes ressources informatiques d’une entreprise. Aux commandes, la DSI pour les grosses structures ou le RSI (Responsable du Système d’Information) dans les entreprises de taille plus modeste.
Pour assurer le fonctionnement de ce maillon indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise, plusieurs missions sont à assurer telles que :
- L’achat, le remplacement et le décommissionnement de ressources aussi bien matérielles que logicielles ;
- La maintenance de l’ensemble du parc de façon préventive au quotidien et curative lorsqu’un problème est identifié ;
- La protection du système d’information contre les (très) nombreuses menaces informatiques pouvant compromettre le bon fonctionnement de l’entreprise.
L’écosystème numérique étant en constante évolution, le périmètre et les enjeux de la gestion de parc informatique sont eux aussi mouvants. Une certaine réactivité est de mise pour faire face aux évolutions fréquentes dans le secteur informatique. Les RSI déjà bien occupés ont du mal à suivre le rythme, vous en conviendrez certainement si vous occupez cette fonction.
Pourtant, le pilotage du parc informatique d’une société est crucial. Explications.
L'importance de la gestion de parc informatique
Un parc informatique défaillant et/ou mal entretenu est susceptible de poser de sérieux problèmes à votre entreprise. Intéressons-nous aux principaux enjeux de la gestion d’un parc informatique :
- Une bonne gestion de votre parc informatique génère des économies non négligeables sur la durée dans son entretien. Le matériel peut être remplacé à temps, des comparaisons peuvent être faites entre plusieurs options pour choisir le meilleur rapport qualité/prix et l’analyse régulière des outils utilisés favorise la détection (puis le décommissionnement) de logiciels n’étant plus utilisés, alors qu’un abonnement est toujours en cours par exemple.
- En tant que RSI, vos pires ennemis sont les problèmes techniques et les failles de sécurité, notamment au niveau de l’infrastructure réseau. En suivant l’état du parc informatique régulièrement, les potentiels problèmes sont généralement identifiés avant même de se produire, dans une approche de maintenance préventive. Par exemple, des températures trop hautes sur un serveur ou des disques durs proches de la saturation sont souvent annonciateurs de difficultés à venir. En identifiant ces irrégularités très tôt, vous avez le temps d’investiguer sur d’éventuelles causes et surtout prendre des mesures adaptées sans travailler dans l’urgence.
Concernant les failles de sécurité, l’enjeu est surtout de maintenir une surveillance des sources de vulnérabilités classiques que sont le matériel obsolète et les licences expirées / non mises à jour. Ce suivi offre une première couche de protection contre les menaces cyber courantes en plus de maintenir un parc informatique sain sur la durée.
- Vous avez besoin également de gagner du temps dans vos tâches quotidiennes. La surveillance continue d’un parc informatique s’avère rapidement chronophage.
Grâce à l’automatisation de la gestion de votre parc informatique (nous y reviendrons plus loin), vous retrouvez une vision rapide et complète de l’état de votre “patrimoine numérique”.L’automatisation vous permettra de suivre le matériel et l’utilisation qui en est faite, particulièrement lorsqu’il est situé à distance ou que les utilisateurs sont en situation de mobilité. Il en va de même pour les mises à jour collectives, qui peuvent être effectuées de façon totalement automatisée sans même avoir à impliquer chaque utilisateur individuellement.
8 clés pour gérer votre parc informatique efficacement
1 - Encadrer l’utilisation des ressources
Définir une politique claire d’utilisation des logiciels et des outils constitue une bonne base d’optimisation. Cela vous évitera des problèmes de sécurité, l’installation de logiciels malveillants et les pertes de données. De plus, c’est un bon moyen de lutter contre le phénomène de Shadow IT, lorsque des utilisateurs décident de recourir à des applications non validées par la direction informatique.
2 - Impliquer les utilisateurs
Sensibiliser et embarquer les utilisateurs dans la gestion du parc informatique au quotidien vous facilitera la vie. À cet effet, le recours à un outil de ticketing est recommandé pour fluidifier les interactions : certains incidents pourront vous être remontés directement par d’autres collaborateurs, de quoi gagner un temps précieux.
3 - Standardiser les ressources
Dans la mesure du possible, nous vous recommandons de tendre vers une standardisation des équipements informatiques (matériel et logiciel). Harmoniser votre parc facilite non seulement le renouvellement collectif, mais allège également les besoins en maintenance sur la durée.
4 - Miser sur l’automatisation
Certains logiciels assurent l’automatisation d’une bonne partie de la gestion de parc informatique : détection d’incidents, renouvellement de licences ou encore mises à jour système. Cette automatisation est non seulement synonyme de gain de temps, mais vous confère également une meilleure réactivité face à certains problèmes tout en réduisant la probabilité d’erreur humaine.
5 - Identifier des profils de postes
Les besoins informatiques entre un responsable marketing, un développeur et une personne chargée de la comptabilité sont bien distincts. Pour rationaliser les dépenses et fournir du matériel adapté aux missions de chaque métier, nous vous recommandons de mettre en place plusieurs profils de postes.
Concrètement, il s’agit de configurations matérielles et logicielles prédéfinies adaptées à des usages spécifiques. De cette manière, à chaque recrutement, vous pourrez mettre en place la configuration la plus pertinente en très peu de temps. Cette approche contribue à la standardisation évoquée précédemment.
6 - Virtualiser les postes de travail
Avec le développement du travail en situation de mobilité, le recours à des stations de travail virtuelles s’avère très intéressant pour les RSI.
D’un côté, vous facilitez le quotidien des équipes grâce à des outils de travail utilisables partout, en plus de résoudre la plupart des problèmes d’incompatibilité.
De l’autre, vous améliorez votre maîtrise du parc informatique existant en proposant des postes de travail hébergés dans le cloud sur lesquels vous conservez la main.
7 - Intégrer le Cloud Computing à la gestion du parc informatique
Ajouter une composante Cloud à votre système d’information est généralement une très bonne initiative pour renforcer votre parc informatique :
- La réactivité de certaines applications est accrue
- Leur utilisation devient possible en situation de mobilité (SaaS)
- L’espace de stockage “local” est économisé
- Les données peuvent être sauvegardées régulièrement sur des serveurs distants, de manière à accroître la résilience de votre SI en cas d’attaque informatique, de panne ou de sinistre.
8 - S’équiper d’un logiciel de gestion de parc informatique
Sachez que les outils dédiés au suivi des parcs informatiques (RMM, ITSM, SAM, etc.) sont particulièrement efficaces. Si ces solutions peuvent parfois s’avérer complexes à déployer, elles proposent de nombreuses fonctionnalités particulièrement intéressantes. Parmi elles, citons le système d’alertes automatiques sur la base de critères prédéfinis, le module de ticketing ou encore des tableaux de bord complets pour l’analyse de données.
En outre, le recours à une CMDB (Configuration Management Data Base) est impératif pour maintenir une bonne vision d’ensemble sur votre SI. La plupart des informations relatives au parc informatique (aussi bien techniques qu’administratives) y seront stockées pour en faciliter la gestion au fil du temps : références du matériel, dates d’acquisition, mots de passe, types de licences, dates de renouvellement, etc.
5 critères pour bien choisir votre logiciel de gestion de parc informatique
Si vous avez décidé de faire l’acquisition d’un logiciel pour vous assister dans le suivi de votre parc informatique, peut-être avez-vous déjà remarqué la vaste palette de choix disponibles. A ce titre, voici quelques points à examiner durant votre phase de sélection.
Le rapport fonctionnalités-prix
Les logiciels de gestion de parc informatique sont complexes : certains éditeurs proposent le sur-mesure, quand d’autres font le choix d’une approche sur étagère avec des packages prédéfinis.
Dans un cas comme dans l’autre, prenez le temps d’aller dans le détail de chaque proposition en comparant les offres. Cela vous aidera à sélectionner l’outil le plus aligné avec vos enjeux et donc à éviter les surcoûts liés à des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin.
La réputation de l’éditeur
Ne vous cantonnez pas aux présentations commerciales classiques des éditeurs. Il existe de nombreuses plateformes permettant de consulter des dizaines, voire centaines d’avis sur un logiciel de façon à obtenir une vision fiable de chaque proposition.
N’hésitez pas non plus à contacter des pairs ou à vous renseigner sur des espaces de discussion pour consolider votre avis !
Notoriété (expérience, avis, cas d’usage, etc.)
Un classique à ne pas sous-estimer ! L’image de marque de chaque prestataire potentiel est à évaluer soigneusement, notamment par le biais d’avis ou de cas d’usage.
Beaucoup d’entre eux sont naturellement consultables directement sur les sites des éditeurs et intégrateurs, il est intéressant de prendre de la hauteur pour aller au-delà du discours “officiel” parfois assez édulcoré en prenant contact directement avec les clients de l’éditeur.
La facilité de déploiement et d’utilisation
En tant que RSI, les gains de temps sont très certainement l’une des raisons vous poussant à faire l’acquisition d’un logiciel de gestion de parc informatique. Pour éviter un déploiement inutilement complexe, renseignez-vous auprès des partenaires potentiels. Ainsi, vous saurez quelles solutions sont rapides à mettre en place et pourrez orienter votre décision en conséquence.
Ne négligez pas non plus l’expérience d’utilisation pour les collaborateurs : un outil informatique excessivement complexe à l’usage aura tôt fait de décourager la plupart de vos collègues et de générer du mécontentement. Il existe des modalités d’accès très intuitives, telles que des liens partageables pour faciliter la prise en main de ces outils, d’où l’importance d’obtenir un maximum de renseignements en amont du choix.
Le potentiel de géolocalisation et d’automatisation
Suivre un parc informatique à distance, identifier la provenance des dysfonctionnements et déployer des mises à jour correctives automatiquement est désormais une réalité.
Assurez-vous donc que le logiciel dont vous envisagez de faire l’acquisition soit suffisamment avancé dans ces trois domaines, sans quoi les gains de temps obtenus risquent d’être limités.
Le système d’inventaire avec des filtres avancés
Au-delà des possibilités de géolocalisation, certains logiciels intègrent un équivalent de CMDB ITSM dans leur architecture pour un suivi centralisé de votre parc informatique. Équipé de la sorte, le suivi et l’inventaire des différentes ressources de votre organisation deviendront plus efficaces, plus simples et surtout, plus rapides.
Par exemple, vous souhaitez connaître l’état de tous les postes avec un système d’exploitation antérieur à Windows 8 et disposant de moins de 4Go de RAM ? C’est tout à fait possible, si votre solution dispose de la fonctionnalité adéquate.
Quand et pourquoi faire appel à une société d’infogérance pour la gestion de votre parc informatique ?
Sensibiliser les équipes au suivi du parc informatique, oui, mais êtes-vous en mesure de traiter toutes les demandes entrantes au quotidien ? Vous équiper d’un outil performant et complet pour une meilleure gestion de votre parc informatique, oui, mais avez-vous réellement le temps de surveiller l’ensemble et d’analyser la donnée qui vous est fournie ?
Si vous êtes en poste dans un grand groupe, probablement que oui. Mais en tant que RSI d’une structure entre 50 et 100 employés, vous êtes potentiellement seul pour gérer l’ensemble du parc informatique. Si votre emploi du temps est déjà chargé, il est peu probable que vous trouviez la “bande passante” nécessaire pour un outil supplémentaire et le traitement des demandes.
Pour débloquer une telle situation, il existe une alternative particulièrement intéressante : l’infogérance informatique. Le concept est simple : sous-traiter toute ou partie de la gestion de votre système d’information à un prestataire externe.
Ici encore, une telle décision ne se prend pas à la légère et sélectionner le bon prestataire demande un sérieux travail comparatif. Voici donc plusieurs critères importants à avoir en tête pour une collaboration de qualité outre la classique grille d’analyse (prix, expérience, etc.).
La capacité d‘intervention en amont
Avant d’externaliser la gestion de votre parc informatique, assurez-vous que les offres qui vous sont faites comprennent une phase initiale d’audit. Un prestataire doit en effet prendre le temps de réaliser un premier inventaire de votre parc AVANT de démarrer le contrat d’infogérance de façon à obtenir une vue d’ensemble satisfaisante.
Le potentiel d’externalisation global
L’infogérance peut très bien ne concerner que certains domaines de votre activité en vous laissant le contrôle sur une partie de votre système d’information. Ceci dit, il est courant pour les entreprises de commencer par une externalisation partielle, avant de se tourner vers une délégation complète quelques mois ou années après.
Pourtant, certains prestataires ne couvrent pas tous les champs applicatifs et sont donc dans l’impossibilité de complètement prendre en charge le pilotage de votre parc informatique. Pour éviter d’avoir à en changer dès lors que vos besoins évoluent, demandez un maximum de précisions en amont de toute signature pour vous assurer que votre futur partenaire d’infogérance dispose d’un périmètre opérationnel suffisant.
Les plages horaires de disponibilités
Un prestataire ne pouvant être contacté que quelques heures par jour peut vite devenir problématique en cas de question urgente, de dysfonctionnement ou pire, de panne.
Votre parc informatique sera certes en parfait état de marche la majeure partie du temps, mais la possibilité de contacter votre infogéreur sur de larges créneaux horaires en cas de besoin constitue une réelle plus-value dans votre collaboration. Assurez-vous que votre prestataire assure la présence dont vous avez réellement besoin : 5 jours /7, 7 jours/7, 24h/24…
Les délais et modalités d’intervention
Dans la continuité du précédent critère, faites le point sur les délais d’intervention de chaque infogéreur avec lequel vous êtes en discussion : si certains peuvent se révéler particulièrement réactifs avec des délais ne dépassant pas 1 ou 2 heures, d’autres ne s’engagent pas à moins de 5 ou 6 heures.
Nous vous conseillons également de mettre au clair les modalités d’intervention. Parfois, un délai très court ne sera applicable que sous certaines conditions très spécifiques, ce qui n’est pas toujours idéal.
Enfin, là où certains prestataires proposent de se déplacer sur site, d’autres opèrent majoritairement à distance. Vous souhaitez privilégier les interventions en présentiel ? Alors il est plus judicieux de vous orienter vers une société géographiquement proche de vos bureaux, ou tout du moins disposant d’une antenne locale.
Si les équipes SYXPERIANE sont habituées à intervenir à distance, nous nous sommes aussi rapprochés de nos clients avec des bureaux en région. N’hésitez pas à prendre contact avec nos experts pour en savoir plus sur la gestion des parcs informatiques et demander un audit.