Internaliser ou externaliser la paie : telle est la question ! Dans les PME, le recours à un cabinet comptable pour gérer la paie est une pratique courante. Manque de compétence en interne, maîtrise des coûts, recherche de fiabilité… les motivations sont diverses. Pour autant, les PME qui atteignent une certaine taille finissent souvent par se poser la question de réinternaliser leur paie. Là encore, poussées par différentes priorités : coût au bulletin de salaire conséquent, besoin de maîtriser les processus, de gagner en réactivité… Quelle est la meilleure solution ?
Gestion de paie externalisée : trop contraignante pour les PME ?
Tous les mois se joue le même ballet entre les PME qui ont choisi d’externaliser la gestion de la paie et leur cabinet comptable. Le responsable RH ou administratif récolte les éléments variables de paie pour les transmettre au cabinet comptable ; ce dernier ressaisit et contrôle les données, produit la Déclaration Sociale Nominative (DSN) et les différentes déclarations sociales avant de transmettre à l’entreprise cliente les états de virement et bulletins de salaire. Dans quelques cas, le cabinet comptable met à disposition de ses clients une plateforme dédiée permettant la saisie autonome des éléments variables de paie.
Si la plupart du temps, ce ballet est parfaitement exécuté par les deux parties, confier la gestion de la paie à un tiers expose les PME à certaines contraintes, voire inconvénients.
- Respecter les échéances pour fournir les éléments variables de paie ;
- Être tributaire du cabinet comptable (en cas de retards, d’absences, d’erreurs de saisie, etc.) ;
- Assurer les allers-retours avec l’expert comptable pour rectifier les données saisies ;
- Être garant de l’exactitude des données bien qu’elles soient ressaisies par un cabinet externe (avec les risques d’erreurs que cela comprend) ;
- Être soumis à une facturation au nombre de bulletins de paie, qui peut devenir conséquente lorsque l’entreprise croît…
Partant de ces constats, plus l’entreprise grandit, plus il semble intéressant d’internaliser la paie, tant du point de vue financier qu’organisationnel.
Internaliser la gestion de la paie : une piste à envisager en 2023
Internaliser la gestion de la paie peut être tentant, pour retrouver de l’autonomie et une maîtrise totale du processus de paie. Bien encadrée, l’internalisation de la paie induit une meilleure réactivité, un risque d’erreur réduit (par l’élimination d’un intermédiaire) et une indépendance par rapport à tout prestataire, qui peut s’avérer confortable pour les PME à forte croissance.
Ceci dit, internaliser la paie après l’avoir confiée à un prestataire pendant des années peut être source d’appréhension pour l’équipe concernée (RH, comptable, administrative…). Et on ne peut que le comprendre !
La paie évolue dans un cadre légal et conventionnel strict, particulièrement évolutif. Ceci implique pour les RH d’assurer une veille légale rigoureuse, qui pesait jusqu’à présent sur le cabinet comptable. En outre, les équipes sont conscientes que les erreurs commises lors de l’établissement de la paie peuvent avoir de lourdes conséquences : sanctions en cas de contrôle URSSAF, contentieux prud’homaux en cas de conflit avec un salarié…
Alors, oui, internaliser la paie peut être source d’inquiétude. Rassurez-vous, ces craintes sont faciles à lever ! Toute PME est en mesure de gérer la paie et de réussir l’internalisation de sa paie, du moment qu’elle est bien accompagnée. Trois alliés vous seront alors indispensables :
- Un gestionnaire de paie bien identifié et aux missions claires.
- Un logiciel de paie performant : incluant des fonctionnalités avancées, de la veille réglementaire et l’application automatique des contraintes légales, de la convention collective et des contrôles propres à l’entreprise.
- Un partenaire technologique expert en intégration de SIRH, capable de paramétrer l’outil selon vos besoins et de vous prodiguer des conseils pertinents (règles spécifiques à mettre en place, connaissance de la paie, support…).
Internaliser ou externaliser la paie fera peut-être partie des questionnements de votre service administratif ou RH pour 2023. Vous l’aurez compris, les petites PME ont plutôt intérêt, au moins les premières années, à faire appel à un cabinet comptable. Mais si vous commencez à ressentir les limites de l’externalisation, il est peut-être temps de reprendre en main le sujet, en investissant dans un bon logiciel de paie et en vous faisant accompagner par un intégrateur qualifié.
La paie semi-externalisée,
vous connaissez ?
Vous cherchez à optimiser la gestion de votre paie à moindres coûts. Alors que choisir entre externalisation et internalisation ? Il existe une alternative qui allie maîtrise de votre process, simplicité et sérénité.