Un logiciel de paie est un outil indispensable aux PME soucieuses de maintenir une gestion de la paie irréprochable. Il renforce la productivité des équipes concernées, réduit les erreurs dans les calculs de paie et automatise un certain nombre de tâches chronophages. Si le moment est venu pour vous de mettre en place un logiciel de paie (ou d’en changer), portez une attention particulière aux fonctionnalités qu’il propose. Au-delà des possibilités “standards” que l’on trouve dans presque toutes les solutions de paie, certaines fonctionnalités pourraient bien faire la différence. Allez, on vous livre notre palmarès 😉
1- Automatisation des états de paie selon les règles conventionnelles
Classique mais néanmoins indispensable, le logiciel de paie permet en premier lieu d’automatiser l’édition des bulletins de salaire. Le principe est simple : vous renseignez un certain nombre de données dans l’outil (convention collective, accords d’entreprise…) et ce dernier calcule les variables de paie associées (salaires brut, heures supplémentaires, congés payés, etc.).
Attention cependant, certains logiciels de paie ne prennent pas en charge toutes les conventions collectives ni les entreprises multi-conventions. Pensez à vérifier ce point avant d’investir dans la solution.
Une fois l’équipe constituée, il vous faudra identifier clairement les missions de chacun : qui est en charge de la paie, qui est référent sur le (futur) logiciel de paie, etc.
2- Mise à disposition d’une base de connaissances
L’un des plus gros enjeux liés à la paie est réglementaire. En effet, la réglementation autour de la paie évolue sans cesse et les responsables de paie sont tenus d’être constamment à jour. Une contrainte qui peut être source de stress pour les gestionnaires ayant eu l’habitude de compter sur le cabinet comptable pour la veille réglementaire.
C’est votre cas ? Alors, rassurez-vous ! Avec un bon logiciel de paie, la veille est assurée ! Le tout est de choisir un outil qui offre une base de connaissances mise à jour en temps réel (évolutions réglementaires, textes de loi, décrets, etc.).
Un conseil : veillez à ce que la solution soit en SaaS, cela évite les manipulations voire les surcoûts pour bénéficier des mises à jour (qu’elles soient fonctionnelles ou réglementaires). Celles-ci sont disponibles pour tout le monde à tout moment.
3- Contrôle des déclarations sociales
Les déclarations sociales sont incontournables en gestion de la paie, en particulier la Déclaration Sociale Nominative. Idéalement, votre logiciel de paie doit faciliter l’élaboration et la transmission de ces documents aux organismes compétents.
Choisissez donc un outil qui simplifie le contrôle et le dépôt de la DSN sur la plateforme Net-entreprises. La répartition se fera ensuite automatiquement vers les différentes parties prenantes (impôts, cotisations sociales, retraite, URSSAF…). Vous fournissez ainsi un seul fichier, dans lequel piocheront les organismes concernés.
4- Accès au détail des calculs de paie
Automatiser les calculs de paie, c’est bien. Mais pouvoir tout de même accéder aux détails de ces calculs, c’est mieux ! On n’y pense pas toujours, mais qui dit automatisation dit aussi, dans une certaine mesure, perte de contrôle. En effet, lorsque les calculs sont faits automatiquement, le gestionnaire de paie a tendance à faire confiance à l’outil et exporter les données telles quelles. Et il a bien raison, le logiciel est fait pour faciliter son quotidien ! Ceci dit, dans certains cas, il peut être utile d’accéder aux explications des calculs pour contrôler ou justifier un chiffre.
Préférez donc vous tourner vers une solution transparente, qui vous laisse maître de vos données.
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Vous l’aurez compris, l’intérêt d’un logiciel de paie ne réside pas tant dans ses fonctionnalités classiques, mais dans les spécificités qui le rendent réellement performant pour les équipes RH ou administratives. Toutes les fonctionnalités citées dans cet article (et bien d’autres !) sont évidemment disponibles dans le logiciel de paie Silae intégré par SYXPERIANE. Avec lui, votre entreprise est assurée de faire bonne pioche, à défaut de gagner… à la Bonne paye 😉
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