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LA DÉMATÉRIALISATION DANS LES ENTREPRISES

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LEVIER DU DIGITAL

La dématérialisation des documents comptables, administratifs ou RH représente un gain de productivité inestimable pour les entreprises. Mais la dématérialisation ne sert à rien si le système d’information, l’organisation des services et les processus n’ont pas préalablement été repensés pour bénéficier d’informations à jour, de qualité et accessibles.

Les experts numériques parlaient de dématérialisation il y a déjà plus de 10 ans. Son champ d’application essentiellement centré sur la bureautique, à cette époque, s’est progressivement ouvert aux autres flux : factures, bulletins de paie…

Aujourd’hui impulsée par l’Etat à travers son chantier de simplification, la dématérialisation séduit de plus en plus d’entreprises de par les avantages non négligeables qu’elle représente :

  • Economique, d’une part : Selon une étude du cabinet par Ernst & Young, publiée en 2014, le coût de traitement d’une facture fournisseurs est estimé à environ 15 euros. L’automatisation du processus permettrait de réaliser une économie allant jusqu’à 50%. 
  • Environnemental, d’autre part : le bureau Zéro Papier est encore loin mais quand on sait qu’une facture fournisseur ou client peut exister en 5 exemplaires au sein d’une entreprise, la marge d’amélioration est bien réelle.
  • De productivité, enfin : l’EDI par exemple permet de traiter d’importants flux de données tout en assurant leur authenticité, leur sécurisation et leur traçabilité.

Dématérialiser permet donc d’optimiser la gestion de son entreprise, à condition de faire évoluer son système d’information et donc son ERP.

Pour répondre à la demande du marché, en particulier dans le secteur public (dont l’usage de la facture électronique deviendra obligatoire d’ici 2020), bancaire ou encore de la santé, de nombreux éditeurs ERP se sont associés avec des pure players du marché de la dématérialisation pour proposer des solutions poussées clé en main, à l’instar de Qualiac avec Readsoft.

LES POINTS DE VIGILANCE LÉGAUX ET SÉCURITAIRES DE LA DÉMATÉRIALISATION

Lors de la mise en place d’un un projet de dématérialisation, le choix du prestataire est un point crucial qui nécessite la plus grande attention. Il est en effet important de respecter un certain nombre de prérequis tant du point de vue légal que sécuritaire, notamment concernant l’intégrité du document.

  • Stockage dans une base sécurisée, certification de l’authenticité du document par l’utilisation d’une signature électronique ou d’un EDI, sécurité des accès au document, traçabilité…
  • Sécurisation du système d’information grâce à des solutions de supervision contrôlant aussi bien le réseau que le poste de travail utilisateur.
  • Solutions de journalisation des accès pour garantir la traçabilité des données.
  • Contrôles réguliers de mises à jour du système d’information pour garantir la bonne application des règles de sécurité.