Pour toutes les entreprises, la gestion des ressources humaines est un défi de taille. Entre la gestion de la paie, le suivi des congés, les évaluations de performance, et les tâches administratives quotidiennes, vos équipes multiplient les tâches. Votre meilleur allié : le SIRH.
Mais face à une multitude de solutions disponibles, comment construire le SIRH qui sera un atout pour votre PME ? Ici, vous trouverez les clés pour le dessiner pas à pas. C’est parti !
Qu’est-ce qu’un SIRH pour une PME ?
Un SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est constitué d’un ensemble de de solutions logicielles conçues pour gérer et automatiser les processus liés aux ressources humaines au sein d’une entreprise. Ce type de logiciel centralise et optimise la gestion des données relatives aux employés, en couvrant des fonctions telles que le recrutement, la paie, la gestion des talents, la formation, les évaluations… Il participe également à fluidifier et faciliter les interactions avec les collaborateurs.
En offrant une interface unique pour toutes ces tâches à votre PME, un SIRH aide vos équipes RH à réduire les erreurs, à gagner du temps, et à améliorer l’efficacité globale de la gestion des ressources humaines.
À quels enjeux répond un SIRH pour PME ?
Centralisation des données
Toutes les informations relatives à vos employés sont stockées en un seul et unique endroit : informations personnelles, données de paie, dossiers de formation, évaluations de performance, etc. La mise en place de cette plateforme unique facilite l’accès et la mise à jour des données par vos équipes RH. De plus, la centralisation des données réduit les risques d’erreurs ou de pertes de données.
Automatisation des processus
Avec un SIRH, les tâches administratives répétitives, comme celles inhérentes à la gestion de la paie, des congés, des absences ou des notes de frais, sont automatisées. Cette automatisation réduit le risque d’erreur humaine, libère du temps pour vos responsables RH, qui peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Conformité légale
Un SIRH assure votre conformité aux réglementations en vigueur. La gestion de la paie, des temps de travail, et des données personnelles doivent être conformes aux lois et réglementations locales et nationales. Les logiciels de gestion des ressources humaines intègrent ces règles et s’avèrent très utiles pour garantir leur respect. Ils permettent en outre de générer des rapports conformes aux exigences légales, et facilitent ainsi les audits ou inspections.
Il s’agit là d’un sujet particulièrement central qui concerne aussi bien les petites et moyennes entreprises que les plus grands groupes : attention à ne pas le sous-estimer pour votre structure.
Amélioration de la productivité
Grâce à l’automatisation des processus et les outils de gestion, un logiciel SIRH permet à vos responsables RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ; par exemple, l’analyse des données RH pour identifier les tendances en matière d’absentéisme, ou encore la planification des besoins en formation et en recrutement. Cette optimisation des ressources et du temps conduit à une amélioration globale de la productivité de l’entreprise.
Engagement des employés
Les logiciels du SIRH intègrent des fonctionnalités comme la gestion des talents et des performances, ou les portails employés, qui améliorent la transparence et l’engagement de vos employés.
Le portail permet à vos collaborateurs de gérer leurs informations personnelles, de suivre leurs demandes de congés, d’accéder à leurs bulletins de paie, et de participer à des programmes de formation et de développement. Cette autonomie et transparence renforcent l’engagement et la satisfaction de vos employés, en les impliquant davantage dans la gestion de leur parcours professionnel.
Réduction des coûts
En optimisant la gestion des ressources humaines, un SIRH peut contribuer à réduire les coûts opérationnels de votre PME : l’automatisation des processus réduit les tâches manuelles et chronophages, afin de diminuer les coûts de main-d’œuvre. En réduisant les erreurs et les risques de non-conformité, vous évitez des coûts supplémentaires liés à des sanctions ou à des corrections d’erreurs.
PME : quels critères pour choisir votre logiciel SIRH ?
Maintenant que vous savez à quels enjeux peut répondre votre SIRH, il ne reste plus qu’à le bâtir. Mais par où commencer ? Quels sont les points à considérer pour choisir le ou les meilleurs outils pour commencer ? Nous avons listé quelques critères importants : suivez le guide.
1- Adaptabilité aux besoins spécifiques
Votre SIRH doit être capable de répondre aux besoins particuliers de votre petite ou moyenne entreprise. En termes de fonctionnalités d’une part ; mais il doit également pouvoir s’adapter aux spécificités de votre secteur d’activité et de votre structure organisationnelle. En effet, pour être 100% efficaces, les solutions retenues doivent aussi permettre une personnalisation en fonction de vos processus internes et de vos politiques RH.
2 – Facilité d’utilisation
L’interface utilisateur du SIRH qui équipera votre entreprise doit être intuitive et facile à utiliser pour garantir une adoption rapide par l’ensemble de vos employés, et ainsi réduire les besoins en formation et améliorer l’efficacité de vos collaborateurs.
Les fonctionnalités du logiciel doivent être facilement utilisables, sans nécessiter des compétences techniques avancées : n’oubliez pas que les utilisateurs finaux ne sont pas des développeurs ou autres profils spécialement technophiles ! Globalement, une bonne UX encourage l’utilisation régulière du système par tous les membres de l’organisation, pour in fine une gestion fluide et efficace des ressources humaines. Adopter une suite de logiciels RH à la fois indépendants et nativement intégrés constitue alors une option de choix !
3 – Modularité et évolutivité
Votre SIRH doit être évolutif, grâce à des modules que vous pouvez ajouter selon vos besoins actuels et futurs. Cette modularité permet d’acquérir seulement les fonctionnalités nécessaires au départ, avec la possibilité d’ajouter des briques supplémentaires à mesure que votre PME croît ou que de nouveaux besoins émergent dans votre entreprise : vous garantissez ainsi la pérennité de votre solution. Un système modulable permet également de garder la maîtrise des coûts, avec des investissements échelonnés dans le temps.
4 – Intégration avec d’autres systèmes
Il est essentiel que votre SIRH puisse s’intégrer facilement avec les autres logiciels dans votre SI, tels que les ERP, les solutions de comptabilité, ou les outils de gestion de projet. Cette intégration permet de centraliser les données et de réduire la duplication des saisies : vous assurez ainsi une cohérence et une fiabilité des informations à travers les différents départements. Les API et les connecteurs préexistants facilitent ces intégrations et maximisent l’efficacité opérationnelle.
5 – Support et formation
Assurez-vous que l’éditeur ou l’intégrateur de la solution assure un support technique efficace, ainsi que des formations pour une prise en main rapide de l’outil. Un bon support inclut une assistance accessible et réactive pour résoudre rapidement les problèmes techniques et répondre aux questions des utilisateurs.
La formation initiale et continue est également primordiale pour s’assurer que vos employés maîtrisent pleinement les fonctionnalités du SIRH et en tirent le meilleur parti. Vous pouvez également mettre à disposition de vos collaborateurs des démos et des sessions de formation personnalisées.
6 – Sécurité des données
Dans le cadre d’informations personnelles RH, la protection des données de votre entreprise est d’autant plus sensible. Votre solution SIRH doit offrir des garanties solides en matière de sécurité des données, comme le chiffrement, des protocoles d’authentification robustes, et des sauvegardes régulières. Assurez-vous que l’éditeur respecte les réglementations en vigueur, notamment le RGPD.
Notez enfin qu’un logiciel sécurisé protège non seulement vos données stratégiques, mais aussi la réputation de votre PME, en atténuant le risque de succès des cyberattaques et les conséquences qui en découlent.
7 – Coût
Logique mais indéniable : le coût total de possession, incluant les frais de licence, de maintenance et de support, doit être en adéquation avec votre budget. Comparez les différentes offres disponibles sur le marché pour monter le SIRH qui offre le meilleur rapport qualité-prix tout en répondant à vos besoins spécifiques. N’oubliez pas de prendre en compte les économies potentielles réalisées grâce à l’automatisation des processus et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.
Les meilleures solutions SIRH pour votre PME
Lucca
Lucca propose une suite de logiciels RH adaptés aux PME qui couvre tous les aspects de la gestion des ressources humaines. L’interface se distingue par son design moderne et convivial, facilitant l’adoption par les utilisateurs. Elle s’intègre notamment avec plus de 300 solutions.
Lucca propose plusieurs gamme de modules spécifiques :
- le suivi des temps et activités avec Timmi,
- la gestion des talents avec Poplee – entretiens, bien-être au travail, formations,
- la paie et rémunération avec Pagga – suivi des rémunérations, bulletin de paie, etc.
- le suivi des dépenses professionnelles avec Cleemy – notes de frais, achats et paiements.
Le + spécial PME : sa flexibilité !
Lucca se distingue par son interface utilisateur intuitive et sa flexibilité : vous pouvez personnaliser la solution avec les modules, selon vos besoins spécifiques. La solution est 100% SaaS, afin de suivre votre évolutivité, idéale pour les petites et moyennes structures cherchant à optimiser leur gestion RH sans complexité !
Eurécia
Eurécia est une solution RH modulaire conçue pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises de toutes tailles, avec une orientation particulière vers les PME. La solution offre des modules pour la gestion des congés et absences, le suivi des temps et activités, la gestion de la paie et des notes de frais, ainsi que le recrutement et la gestion du personnel notamment. La solution propose également des outils de sondage et de feedback pour améliorer l’engagement des employés.
Le + spécial PME : son service support !
L’éditeur est apprécié pour son service client réactif et son support personnalisé, un atout précieux pour les petites entreprises ayant besoin d’une assistance rapprochée.
kiwiHR
kiwiHR est un outil SIRH intuitif et abordable, spécialement conçu pour les PME. Elle vise à simplifier les processus RH avec des outils faciles à utiliser. La solution offre les fonctionnalités essentielles de gestion des congés, absences, suivi des performances, … et inclut également la planification des tâches.
Le + spécial PME : sa simplicité de mise en œuvre !
kiwiHR est conçu pour être simple et rapide à déployer, ce qui en fait une solution idéale pour les PME cherchant à numériser leurs processus RH, sans besoin de compétences techniques poussées.
Factorial
Plateforme SIRH complète, Factorial est destinée à améliorer l’efficacité des processus RH dans les PME. Elle se concentre sur la simplicité et l’automatisation des tâches administratives. En plus des fonctionnalités indispensables de gestion des activités et absences, ce logiciel SIRH pour PME inclut également des outils de gestion des documents relatifs aux ressources humaines, des rapports analytiques détaillés, et des sondages de satisfaction employés.
Le + spécial PME : sa tarification !
Son modèle de prix flexible et compétitif est particulièrement adapté aux besoins des petites entreprises : vous payez pour ce dont vous avez besoin.
Bizneo
Bizneo est une solution SIRH robuste et flexible, conçue pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion des ressources humaines avec des outils avancés et personnalisables. Vous accédez à des outils analytiques avancés pour le reporting et la prise de décision stratégique, ainsi que des modules de gestion des compétences.
Le + spécial PME : sa personnalisation !
Bizneo est particulièrement avantageux pour les PME grâce à ses capacités de personnalisation et son intégration facilitée avec d’autres outils. Cela permet aux petites structures de créer un écosystème RH parfaitement adapté à leurs besoins spécifiques, sans engager de gros investissements technologiques.
Payfit
Payfit est une solution SIRH innovante, spécialisée dans la simplification de la gestion de la paie et des processus administratifs, également adaptée aux petites et moyennes entreprises. La solution se concentre sur la gestion automatisée de la paie, le suivi des congés et absences, le management du personnel, les déclarations sociales, et les notes de frais.
Le + spécial PME : l’automatisation de la paie !
Avec Payfit, vous pouvez automatiser entièrement la gestion de la paie, un atout majeur pour les PME qui souhaitent gagner du temps et minimiser les erreurs administratives.
Le choix d’un SIRH adapté est une décision stratégique pour votre PME et doit faire l’objet d’une réflexion complète. Mais l’implémentation d’un SIRH ne se résume pas uniquement à choisir le bon logiciel : pour garantir un déploiement réussi et une utilisation optimale, être accompagné par un intégrateur expert est l’atout qui fait la différence.
Un intégrateur vous aidera à adapter la solution à vos besoins spécifiques, à former vos équipes, et à assurer une transition en douceur vers ses nouveaux outils de gestion RH. Les experts SYXPERIANE sont certifiés sur 100% des solutions Lucca, les solutions Silae et Dormakaba. Nous choisir, c’est donc s’appuyer sur une expertise paie et RH, ainsi qu’un savoir-faire dans la mise en œuvre des solutions SIRH.