Gestion des fournisseurs dans le négoce : fin de partie pour Excel !

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Suite à la crise sanitaire, la fonction achats dans le négoce fait face à de nouveaux challenges pour assurer la rentabilité de l’entreprise et répondre aux attentes des clients — en termes de coûts et de délais. La gestion des fournisseurs — et l’encadrement des risques fournisseurs —  jouent un rôle prépondérant pour relever ces défis. Les fichiers Excel traditionnellement utilisés dans le secteur ne font plus le poids.

Digitaliser la gestion des fournisseurs

Les fournisseurs jouent un rôle stratégique dans la performance des entreprises de négoce. C’est pourquoi, il est important pour ces dernières de suivre de près les activités de leurs fournisseurs afin de maîtriser les risques fournisseurs. En effet, les défaillances ou comportements inappropriés des fournisseurs peuvent avoir de lourdes conséquences économiques pour les entreprises du négoce. Par exemple, un retard de production, une faillite ou un écart de conduite en termes de RSE… L’analyse des risques fournisseurs est essentielle pour identifier les risques et réduire leur impact en mettant en place des plans d’actions préventifs.

Transactions, suivi, réclamations… rien n’est censé vous échapper, pour limiter tout risque. A fortiori lorsque le contexte économique connaît de fortes perturbations : les fluctuations de prix et de délai d’approvisionnement fragilisent vos fournisseurs, avant de vous toucher vous-mêmes.

85 % des directions achats considèrent
la gestion des risques comme un réel enjeu 

Source : étude réalisée par Oxéa

Alors, lorsqu’il s’agit de gérer ses fournisseurs, exit les feuilles de calcul type Excel ! Celles-ci ne permettent pas un pilotage suffisamment rigoureux. Un ERP adapté à votre secteur d’activité sécurise davantage vos achats et la relation avec les fournisseurs. Divalto FIB a justement été conçu pour les métiers du négoce. Outre ses fonctionnalités liées à l’optimisation de l’entrepôt logistique, la gestion des tarifs et le suivi des marges ou encore l’optimisation des stocks, Divalto Infinity est un puissant outil d’aide à la décision et de pilotage de la relation fournisseurs. 

Centraliser les données fournisseurs

Divalto Infinity propose une vision 360° de votre relation fournisseurs. Il centralise l’ensemble des informations fournisseurs utiles dans une même interface : historiques d’achats, variations de prix, délais de livraison, réclamations, quantités minimum… Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble  de la qualité de service et des catalogues de tous vos fournisseurs. Vous liez les fiches articles à leur fournisseur, les sous-fiches fournisseurs sont automatiquement créées par l’outil.

Avec Divalto Infinity, vous êtes également capable d’analyser les performances antérieures ou de comparer le prévisionnel pour chaque fournisseur afin d’opérer un pilotage au plus juste. Ces données vous aident à gagner en proactivité : une aide décisionnelle de taille !

« La solution Divalto infinity répond aux attentes métiers de notre société et s’inscrit dans la volonté d’un système d’information plus agile et plus communiquant pour la centrale et notre réseau d’adhérents. »

Hervé PERRET
Directeur Organisation Métier
et Systèmes d’Information chez DomPro
(témoignage à retrouver ici)

Améliorer le suivi des achats

Avec Divalto Infinity, vous maîtrisez l’intégralité du processus d’achat. Il vous permet de générer des bons de commandes et de réceptions, et plus largement, de contrôler vos achats auprès des fournisseurs. De cette façon, vous sécurisez les flux financiers (facilement vérifiables en interne) et évitez de potentiels litiges.

Contrairement à un fichier Excel, l’ERP permet de créer des interactions entre les commandes, les fournisseurs, les coûts, les dépenses, etc. Ces données sont mises à jour en temps réel (statut des commandes, disponibilité d’un article, prix…). Mieux : vous êtes à même de passer commande au moment le plus opportun et bénéficiez ainsi plus aisément de produits de qualité au meilleur prix.

Des fonctionnalités dédiées ont été développées pour faciliter le suivi des achats dans le négoce : par exemple, la fonction “gestion des dépassements d’encours” permet de créer des processus pour mieux suivre les dépassements ou la possibilité de fixer des plafonds de commandes par fournisseurs.

 

Un ERP tel que Divalto Infinity vous aide à mieux encadrer la gestion de vos fournisseurs. Vous vous concentrez sur ceux qui importent vraiment pour la rentabilité et la croissance de votre business, détectez les maillons faibles. Vous gagnez du temps et sécurisez vos pratiques en vous délestant de processus chronophages et peu fiables (comme les fichiers Excel). Vous limitez les risques liés aux fournisseurs et reprenez le contrôle sur vos achats.

 

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