Logiciel ERP : définition, avantages, utilité et intégration
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ? Définition
L’ERP forme le cœur battant du système d’information des organisations. Souvent comparé à une colonne vertébrale, cet outil central et transverse a pour objectif de gagner en performance globale. Il permet d’optimiser les coûts et les ressources sur tous les périmètres de gestion : comptabilité et finance, ventes, chaîne d’approvisionnement, achats, stocks, logistique, production, qualité… Ce qui en fait une solution aussi polyvalente que complexe.
Sans vous spoiler : le succès prend racine dans vos équipes ! Il suffit parfois de peu de choses.
Concrètement, l’ERP – Enterprise Ressource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré en français – permet d’optimiser la planification des ressources pour réduire les coûts et augmenter la productivité. Il est composé d’un ensemble de briques, modules ou fonctionnalités, qui sont alimentées par une base de données unique. Ces briques sont combinées les unes aux autres pour élargir le périmètre fonctionnel en fonction des besoins propres à chaque organisation.
L’ERP inclue des fonctionnalités de reporting bien utiles pour le pilotage global. Il peut également être connecté à des outils de reporting décisionnel pour des rapports d’analyse avancés. Ce progiciel de gestion se connecte également à d’autres outils tels qu’un site e-commerce, un CRM ou un logiciel de paie RH, par exemple.
Pourquoi utiliser un logiciel ERP ?
L’ERP tient la promesse de valoriser les forces de votre organisation et d’en atténuer les faiblesses. Ce n’est pas un outil magique, mais hautement stratégique. Bien sélectionné et implémenté, il devient une clé maîtresse dans votre différenciation sur le marché.
Aujourd’hui, un logiciel ERP pour faire face à des problématiques existantes
- Homogénéiser les processus : Intégrer tous les processus dans un référentiel partagé et sortir d’une organisation en silos, pour atteindre un plus haut niveau d’efficacité, gagner en rapidité et ramener un sens commun entre tous les départements.
- Fluidifier les échanges : Améliorer la communication entre les différents acteurs, entre les services comme avec les fournisseurs et les clients. Gagner du temps, favoriser la collaboration et diminuer les frustrations.
- Automatiser la gestion de la donnée : Rendre l’information plus accessible et juste, avec la fin des ressaisies et des erreurs en résultant.
- Garantir sa conformité réglementaire : Utiliser un outil configuré et mis à jour pour respecter les lois et les normes régissant votre activité (fiscalité, protection des données, environnement, sécurité, traçabilité et reporting…)
- Parer à l’obsolescence de l’existant : Changer d’outil car l’ancien ne répond tout simplement plus à vos besoins (ergonomie, fonctionnalités, capacité d’évolution, lenteurs, mises à jour insuffisantes, etc.)
- Harmoniser le système d’information : Rationaliser l’usage des outils logiciels en les regroupant sur un outil partagé par tous les services.
Demain, un logiciel ERP pour accroître votre croissance
- Faciliter le pilotage global : S’offrir une meilleure vision en termes de reporting, pour des décisions plus rapides et éclairées.
- Redonner du sens au travail : Se consacrer à d’autres tâches dont la valeur ajoutée est plus élevée et qui ont plus de sens pour vos équipes grâce à l’automatisation.
- Maîtriser les investissements : Avec des coûts optimisés, améliorer la rentabilité et s’offrir la possibilité d’identifier de nouvelles opportunités d’économies ou de différenciation
- Accompagner la croissance : Gérer des volumes de données en augmentation, modifier des processus au fil du développement de l’organisation ou encore intégrer de nouveaux établissements, par exemple.
- Maintenir un haut niveau de qualité : Garder le contrôle, garantir la traçabilité et l’application des règles de gestion.
- Soigner la relation avec vos parties prenantes : Mieux anticiper les besoins sur votre chaîne d’approvisionnement, c’est aussi établir des relations plus sereines avec vos fournisseurs et éviter les ruptures de stocks (tant sur les matières premières que sur les produits finis), pour le plus grand bonheur de vos clients.
- Aller plus vite que la concurrence : Restez compétitifs face à des concurrents qui eux aussi cherchent à optimiser leur gestion.
Sans vous spoiler : le succès prend racine dans vos équipes ! Il suffit parfois de peu de choses.
5 bénéfices majeurs à la mise en place d’un ERP
Garantir l’unicité des données
Avec une base de données unique et commune à tous les processus, vous vous assurez une homogénéité des données.
Optimiser vos processus opérationnels
Le déploiement de l’ERP est l’occasion de faire le point sur vos processus, de les standardiser et les améliorer.
Sécuriser votre système d’information
Un seul et même outil pour gérer de multiples domaines de gestion, c’est une surface d’attaque restreinte et maîtrisée.
Développer la collaboration
Les équipes de différents services ont affaire à une même ergonomie et une même logique de construction.
Minimiser les coûts de maintenance
Un interlocuteur unique pour vous accompagner dans la mise en œuvre, l’utilisation quotidienne et l’évolution de votre solution ERP. Autrement dit, c’est un budget maîtrisé et réduit en bout de ligne.
Quelles sont les étapes de l’intégration d’un logiciel ERP ?
Selon le projet, les étapes de l’intégration d’un logiciel de gestion d’entreprise peuvent être plus ou moins longues. Les livrables en sorti de chaque phase peuvent aussi sensiblement varier. Néanmoins, la méthodologie ne change pas. Qu’il s’agisse d’implémenter l’ERP dans PME de 50 personnes comme dans une grande entreprise de plusieurs milliers de collaborateurs. Expert en la matière, votre intégrateur ERP se porte garant de cette méthodologie qu’il a éprouvée.
Phase n°1 – Lancement et cadrage
Cette première phase permet de poser à plat toutes les exigences et les attentes. Les plannings et divers livrables projets sont identifiés. Il est également possible de présenter une vue d’ensemble de la solution. C’est à ce moment que les environnements techniques sont mis en place.
Exemples de livrables : Plan d’assurance qualité ; planning détaillé des travaux de conception…
Phase n°2 – Atelier de conception
Les processus sont spécifiquement détaillés avec les règles de gestion qui y sont associées. C’est lors de cette phase qu’il peut être intéressant de challenger l’existant. Il faut en tous cas trouver le bon équilibre en termes d’adaptation, que ça soit au niveau de processus métiers ou de l’ERP.
Exemples de livrables : Spécifications détaillées des référentiels ; spécifications détaillées des processus, des règles de gestion et des profils et habilitations…
Phase n°3 – Paramétrage, interfaces et reprise de données
L’intégrateur réalise le paramétrage standard de l’ERP. Il apporte la personnalisation en fonction des spécifiques validés. C’est également le moment de mettre en place les interfaces avec d’autres composants du système d’information, comme un outil spécifiquement dédié à l’élaboration budgétaire ou un site web, par exemple. Enfin, il est possible d’intégrer une reprise de données existantes pour les intégrer dans le nouvel outil de gestion.
Exemples de livrables : Plan de paramétrage ; matrice de paramétrage ; cartographie des interfaces…
Phase n°4 – Formation
Une documentation est partagée aux utilisateurs clés et des sessions de formation sont dispensées pour opérer le transfert de compétences aux futurs utilisateurs.
Exemples de livrables : Manuel de formation des utilisateurs clés ; Rapport d’évaluation des formations…
Phase n°5 – Recette
La recette permet de valider que la solution est conforme à ce qui est attendu, qu’elle fonctionne correctement. Cette phase permet de mettre en lumière les anomalies restantes, qui sont qualifiées et corrigées.
Exemples de livrables : Cahiers de recette ; scénarios de test ; rapports de test ; jeux de données de test…
Phase n°6 – Démarrage et déploiement
C’est le moment de passer de l’environnement de test à celui de production. Tout est basculé – paramétrages, développements, données – pour permettre le démarrage effectif de solution. Les interfaces sont activées. Votre intégrateur assure une assistance et un support auprès des utilisateurs.
Sans vous spoiler : le succès prend racine dans vos équipes ! Il suffit parfois de peu de choses.
Quel est le coût de l’intégration d’un logiciel ERP ?
A la vue de toutes ces étapes, il est clair qu’un ERP consiste en un véritable investissement financier pour une organisation. Son coût dépendra aussi de la complexité du projet : taille d’entreprise, multi-établissements, niveau de personnalisation, intégration à d’autres systèmes, reprise de données importante, etc.
Les coûts seront différents selon que vous retiendrez une solution on-premise, hébergée sur vos serveurs, ou en SaaS, hébergée dans le Cloud. Vous devrez éventuellement acheter des licences pour vos utilisateurs, ou bien payer un abonnement mensuel ou annuel.
Logiciel ERP en mode SaaS
Sur le marché des logiciels, la tendance est en faveur du SaaS. Bien sûr, l’ERP n’y échappe pas. Ce mode d’hébergement constitue également un modèle économique qui apporte bien des avantages :
- L'éditeur assume la responsabilité de l'infrastructure matérielle qui héberge la solution, ce qui réduit les coûts initiaux et offre une tranquillité d'esprit en matière de sécurité.
- La facturation par abonnement nécessite un investissement initial considérablement réduit, car l'achat de licences n'est pas nécessaire.
- L'abonnement peut inclure des services supplémentaires tels que la maintenance et les mises à jour, garantissant ainsi l'accès à une solution toujours opérationnelle et à jour.
- L'abonnement permet une gestion autonome et rapide de l'ajout ou de la modification du nombre d'utilisateurs et de leurs droits.
- Les clients ont la possibilité d'accéder à leur solution depuis n'importe où et à n'importe quel moment.
Avec l’ERP SaaS, les organisations disposent d’une flexibilité encore plus grande pour soutenir leur développement. Noter qu’on retrouve toujours les autres types d’ERP, installés sur les serveurs de l’entreprise utilisatrice (on-premise), ou hébergés par l’intégrateur pour le mettre à disposition de ses clients (cloud computing).
A qui s’adresse les logiciels ERP ?
Très tôt dans sa vie, une organisation va se poser la question d’implémenter un ERP. C’est simple, ce type de solution logicielle concerne toutes les organisations, quels que soient leur activité ou leur taille. Toutefois, il existe plusieurs types d’ERP pour s’adapter à différents enjeux.
L’ERP pour les PME et ETI
Ces organisations cherchent à optimiser leurs processus existants pour gagner en compétitivité. Elles ont compris que la transformation numérique est devenue incontournable, quel que soit l’activité exercée, pour mieux relever les défis de demain. Si certaines pensent encore que l’ERP est prédestiné aux grandes organisations, elles sont de plus en plus nombreuses à être équipées ou à renouveler leur solution pour une alternative plus ergonomique et évolutive.
L’ERP pour les grandes organisations
Ces entreprises sont complexes, par leur taille, leur organisation et dans leurs processus. Elles ont besoin d’un outil puissant pour gérer tout cela, centraliser et standardiser. Et il doit bien sûr être évolutif pour accompagner leur croissance. Bien souvent, il est crucial pour les grandes organisations de s’appuyer sur un socle de gestion financière particulièrement précis et robuste.
L’ERP pour les PME et ETI qui se digitalisent aujourd’hui pour mieux relever leurs enjeux de demain
L’ERP des grandes organisations aux processus complexes et décentralisés
Comment choisir un logiciel ERP ?
Pour choisir la solution ERP qui sera adaptée à votre organisation, vous devez commencer par cadrer le projet en identifiant vos critères de sélection. Pensez à impliquer des collaborateurs de plusieurs services, des personnes clés pour la réussite de votre projet, dès la phase de sélection. L’idéal étant de constituer un cahier des charges (budget, périmètre fonctionnel, mode d’hébergement, spécificités, etc.) Vous pouvez faire appel à une aide externe si vous en ressentez le besoin.
Vous allez comparer différentes offres. Sentez-vous libre de demander des démonstrations pour vous donner une idée de l’ergonomie de la solution, de son niveau d’adaptation à votre taille, votre secteur d’activité et vos spécificités, de son évolutivité.
Lorsque vous vous engagez sur une solution, vous allez également vous engager avec un prestataire ERP pour la mettre en place. C’est un binôme à considérer comme tel, le choix de l’un étant aussi stratégique que l’autre.
Quel ERP choisir pour mon organisation ?
SYXPERIANE est un intégrateur ERP reconnu pour son expertise et son expérience sur les solutions de ses partenaires Divalto et Cegid.
Divalto
Divalto est à la fois un éditeur et un ERP connu et reconnu sur le marché français à destination des PME et ETI. Sa richesse fonctionnelle lui permet de s’adapter à de nombreux secteurs d’activité et plus particulièrement aux sociétés exerçant des activités de négoce, industrielles et d’installation et maintenance. Divalto couvre les fonctionnalités clés de la gestion d’entreprise : gestion commerciale, gestion à l’affaire, WMS, GPAO, finance.
Cegid
Cegid XRP Ultimate est l’ERP dédié à la gestion intégrée des grandes entreprises par Cegid. Il offre robustesse, précision et agilité aux organisations qui ont des processus opérationnels et financiers complexes. Cet ERP couvre la gestion financière, les achats, la gestion commerciale, les stocks et la logistique, la production et la maintenance.
Sans vous spoiler : le succès prend racine dans vos équipes ! Il suffit parfois de peu de choses.
Comment se faire accompagner dans son projet ERP ?
Si vous contactez l’éditeur de la solution ERP qui vous intéresse, il vous mettra probablement en lien avec un membre de son réseau de partenaires intégrateurs ERP. Vous pouvez également choisir de solliciter directement un intégrateur spécialisé dans le déploiement du logiciel visé.
Vous aurez un premier échange autour du contexte global de votre organisation et du projet. Pendant que vous ferez connaissance, l’intégrateur ERP vous présentera sa méthodologie, sa connaissance de dans votre secteur d’activité et de vos métiers, son expérience sur des projets similaires.
Vous avez un projet ERP ? Vous avez besoin d’assistance ?