Le Groupe Gagneraud
Acteur majeur de la construction dans le BTP, Gagneraud est un réseau d’entreprises autonomes composé de 50 sociétés dont les plus emblématiques sont Gagneraud Construction, Marc S.A et Cathelain. Le réseau emploie plus de 3 000 collaborateurs répartis autour de 5 directions régionales.
Changer d’ERP pour pérenniser sa croissance
A propos de leur projet de changement ERP au profit de Cegid XRP Ultimate, Jean-Baptiste Bontemps et Anthony Moret acceptent de partager leur retour d’expérience. Ils ont tous deux étés au cœur de ce chantier aux côtés de Delphine Pelisset, Directrice comptable et Cheffe de projet sur le déploiement de la solution.
Jean-Baptiste Bontemps est Responsable de toutes les solutions SI du groupe : RH, paie, finances, suivi de chantiers, QSE, etc. Dans un secteur du BTP qui tend à se digitaliser de plus en plus, l’équipe Solutions S.I met en œuvre, maintient les logiciels et les interfaces entre les solutions dans le but d’extraire toute l’information utile grâce à la business intelligence.
Anthony Moret est le Responsable du contrôle de gestion. Il a été fortement engagé dans le projet de déploiement de l’ERP afin de prendre en compte toutes les spécificités du contrôle de gestion et de la comptabilité analytique.
Cegid XRP Ultimate, une évidence pour Gagneraud
Jean-Baptiste Bontemps retrace le fil de l’histoire. « Avant Cegid XRP Ultimate, nous utilisions un logiciel de finance sur une base AS400. La solution était fonctionnelle et puissante. En revanche, elle commençait à vieillir. Nous avions développé de nombreux spécifiques devenus impossibles à maintenir. Face à un logiciel moderne, nous avions un manque de plus en plus critique au niveau des fonctionnalités. Je pense par exemple à la gestion des droits par profil utilisateur, inexistante, ou encore aux opérations très limitées dans Excel. Nous avons donc lancé un appel d’offres accompagné par un cabinet de conseil. »
Après avoir comparé plusieurs solutions, Gagneraud porte son choix sur un ERP approprié pour les organisations complexes, évolutif et ouvert.
« Tout nous amenait vers Cegid XRP Ultimate : orientation résolument axée finance, ergonomie et full web, larges possibilités dans la personnalisation des écrans, gestion des multi entités… Quant à l’intégrateur, Cegid nous en a proposé plusieurs. Nous avons basé notre décision sur des critères somme toute assez classiques : prix, proximité, méthode d’accompagnement… SYXPERIANE a su être cohérent sur tous les points. Nous avons beaucoup apprécié de rencontrer en amont l’équipe projet et la méthodologie mise en perspective avec le planning. Nous étions sereins en voyant que les ressources nécessaires seraient mises en œuvre pour la réussite du projet. »
Un projet pas à pas
En septembre 2019, le projet démarre. Il va durer 18 mois. Les périmètres couverts sont allotis pour procéder en deux étapes. Dans un premier temps, sont prévus le module finances, incluant le rapprochement bancaire et les immobilisations, et le module ventes. Dans le second lot, on retrouve les achats et les stocks. Alors que la mise en production était initialement prévue courant 2020, deux facteurs imposent aux équipes de repousser l’échéance à septembre 2021. Anthony Moret commente, « La pandémie de Covid-19 nous a un peu ralentis. Nous avions besoin de plus de temps pour la reprise des données, que nous avions sous-estimé au départ. Au-delà du volume d’écritures à reprendre sur l’année N-1 (en plus de l’année en cours) il a fallu faire face à de multiples contraintes techniques liées à la TVA, ainsi que l’interdiction d’avoir plusieurs tiers dans la même écriture. Etant donné les spécificités analytiques liées à notre activité et aux règles de gestion très poussées, le projet nous a pris plus de temps que prévu. » Jean-Baptiste Bontemps complète, « Nous avons préféré prendre du recul pour bien analyser notre besoin, et revoir nos objectifs. »
De la résistance au changement à l’enrichissement du système d’information et de l’ERP
La conduite du changement est indissociable d’une mise en place ERP. Jean-Baptiste Bontemps explique, « Sur certains sujets, il a fallu revoir notre manière de travailler, que ce soit pour les campagnes de règlement fournisseurs, les créations de factures inter-compagnie, de facture de Ventes, ou encore pour réaliser les TVA (alors que nous avions par le passé développé de nombreux spécifiques dans l’AS400). Il nous a fallu nous adapter et trouver parfois des solutions de contournement, et ces solutions pouvaient s’avérer moins simples qu’avant. Les utilisateurs ont dû s’adapter aussi à des écrans très différents de ce qu’ils pouvaient connaître par le passé. Certaines personnes ont d’ailleurs privilégié l’import d’écritures en masse quand celles-ci s’avéraient redondantes, faisant gagner un temps de saisie considérable. De moins en moins de comptables ont recours à la saisie ce qui permet de privilégier du temps d’analyse et de contrôle très simple du fait de l’exportation sous Excel quasi systématique de chaque consultation. Finalement, il a fallu 6 mois pour que le changement soit accepté par les collaborateurs. »
« Aujourd’hui, la solution fait partie de notre quotidien. Nous nous sommes engagés dans une démarche d’évolution continue. Pour le moment, ce sont surtout des évolutions au niveau de l’ergonomie. Par exemple, nous allons ajouter les logos de toutes les entités sur les factures ou les avis de virement. Il y a aussi des sujets plus structurants tels que la mise en œuvre du module achat pour le service informatique, et le déploiement d’une solution de gestion des notes de frais ou de gestion de la production. » poursuit Jean-Baptiste.
Performance et simplicité sont au rendez-vous
Côté bénéfices : « Au niveau de l’IT, nous constatons un gain de performance. » Pour Anthony Moret, c’est surtout au niveau de l’expérience utilisateur et des restitutions que l’amélioration est constatée. « L’ergonomie, les extractions simplifiées et dynamiques sont appréciées par les utilisateurs. De plus la gestion de droits par Région est un vrai plus pour bien distinguer les affectations. »
Focus sur le Contrôle de gestion
Anthony Moret nous permet de réaliser un focus sur la fonction contrôle de gestion et comment ses enjeux se retranscrivent dans l’ERP. « La mission du contrôle de gestion consiste à gérer et maîtriser les coûts des chantiers. Pour y parvenir, nous avons œuvré sur plusieurs niveaux :
- Développer deux axes analytiques autour des chantiers et du matériel. Précisément, il s’agit de calculer le prix de revient par engin roulant.
- Etablir des hiérarchies par agence permettant de comparer les charges des chantiers par secteur géographique.
- Constituer des tableaux de bords visuels et exportables depuis l’ERP.
- Ajouter des règles de répartition des frais généraux, supportés par l’ensemble des chantiers.
- Identifier des attributs pour catégoriser les Centres de Gestion et de Responsabilité (chantiers). Cela nous permet de réaliser une analyse complète des chantiers et challenger la pertinence de tous nos choix en termes de fournisseurs, de matériaux, de conducteur de travaux, de secteurs géographiques… »
« Le gain de temps pour le contrôle de gestion est considérable. La fiabilisation et le contrôle des données sont beaucoup plus simples à mettre en œuvre. En termes de reporting, nous avons harmonisé les tableaux de bord pour l’ensemble du groupe. »
« Une histoire d’Hommes »
Lorsqu’on interroge le duo sur la relation entretenue avec SYXPERIANE, Jean-Baptiste Bontemps et Anthony Moret tombent d’accord. « Il faut commencer par souligner la réactivité de SYXPERIANE. Les équipes se comprennent et s’entendent bien, ce qui fluidifie forcément les échanges. Cette compréhension commune est née dès les premiers échanges en amont du projet. Nous savions que la complexité du détail analytique allait nécessiter pour SYXPERIANE de monter en compétences et de se placer dans une position d’apprenant. Nous l’avons accepté et nous ne le regrettons pas ! »
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