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Étude de cas : Carrières des Lacs

Carrières des Lacs

Carrières des Lacs est une filiale du groupe Carlac, spécialisée dans l’exploitation de carrières, la fabrication, le traitement et la commercialisation des minéraux de surfaçage. Carrières des Lacs propose ses services aux professionnels de l’industrie de l’étanchéité, notamment aux fabricants des membranes bitumineuses. Avec plus de 40 années d’expérience, l’entreprise compte plus de 50 collaborateurs qui contribuent à son succès.

Analyser les données pour mieux comprendre son activité

Elena Mocofanu, Responsable Supply et Service Client de Carrières des Lacs et Ardoisières de Rimogne, deux filiales du groupe Carlac, accepte de nous partager son retour d’expérience sur l’implémentation de MyReport, logiciel de Business Intelligence. Cheffe de projet et Référente MyReport, la société lui confie l’analyse des données issues de leur ERP Divalto Infinity, une source de donnée riche mais peu exploitée jusque-là.

Un nouvel intégrateur pour l’évolution de son ERP et le déploiement de sa solution BI

Elena Mocofanu nous explique l’origine du projet : « Avant la mise en place de MyReport, je passais un temps considérable à trouver et analyser la donnée. En plus de cela, la donnée était peu fiable, ce qui rendait les prises de décisions plus difficiles. De temps en temps, nous constations des écarts de données sans comprendre leur origine, les résultats pouvaient varier en fonction de l’extracteur de données, des filtres, ou des méthodes d’analyse, compromettant ainsi la fiabilité des résultats et perturbant nos décisions. »

« Personnellement, je consacrais 45 minutes de ma journée de travail à analyser des données basiques, un temps que je considère important et qui pouvait se répéter plusieurs fois dans la même journée. Cela impactait notre agilité et notre efficacité à la prise de décision ».

Elena Mocofanu remonte ce manque de fiabilité de l’information à la direction qui déclenche divers audits. C’est à ce moment-là que Carrières des Lacs est mis en contact avec SYXPERIANE. Après avoir échangé avec les équipes, la société décide de mettre en place son outil de reporting décisionnel, MyReport.

Un véritable outil de Business intelligence adopté à l’unanimité

Elena Mocofanu revient sur la conduite du changement, cruciale lors de l’introduction d’un nouvel outil logiciel dans une entreprise : « Initialement, MyReport semblait être surdimensionné pour CARLAC. Cet outil est 1 000 fois plus puissant que les solutions dont nous disposions. Aujourd’hui, nous n’avons pas encore exploité tout son potentiel. Je pense que nous utilisons actuellement 80% de sa puissance et nous sommes conscients qu’il est possible de faire davantage, mais pour le moment, ça répond à nos besoins. »

Lors de la mise en place de MyReport, Elena Mocofanu explique qu’elle a quelques appréhensions lors de la formation, craignant de ne pas pouvoir tout assimiler tout de suite ou que cela soit trop technique. Au contraire, les exercices mis en place et le soutien ponctuel des consultants de SYXPERIANE font partie d’une méthodologie qui permet aux utilisateurs de rapidement devenir autonomes sur leur solution pour en exploiter les rapports et les informations utiles.

"Vers une performance collective"

En ce qui concerne l’utilisation de l’outil, Elena Mocofanu déclare : « Avec l’arrivée de MyReport, je pouvais facilement prendre en compte les demandes de mon équipe et celle des autres services pour les transformer en rapports attrayants et sans erreur. Progressivement, les différentes équipes ont commencé à me solliciter davantage pour obtenir des données provenant de MyReport. Ce fut un bond incroyable dans notre façon de travailler. »

Aujourd’hui, MyReport est principalement utilisé pour la gestion commerciale, offrant une visualisation des commandes, des bons de livraison, des factures, etc. Cela permet de suivre les performances commerciales de l’entreprise en temps réel. La société souhaite élargir l’utilisation de l’outil à la comptabilité pour aider la direction à se projeter. Le logiciel est également sollicité lors des comités de direction ou des échanges avec la direction. Elena Mocofanu explique qu’elle présente les données issues de MyReport pour faciliter la prise de décisions.

Une utilisation de l’outil plus que satisfaisante, selon Elena Mocofanu : « Lors de l’extraction des données, nous pouvons mettre à disposition des informations synthétiques et explicites, tout en les rendant consultables selon les profils d’utilisateurs. L’accès des utilisateurs est paramétrable grâce aux degrés de confidentialité géré par l’administrateur. L’ensemble des collaborateurs accèdent à MyReport, mais avec des accès plus ou moins étendus. Les informations sont consultables en temps réel à tout moment. »

« De plus, il est possible de configurer des alertes sur les éléments qui nous intéressent ou lorsque certains seuils sont dépassés, tels que les ruptures de stock ou l’atteinte des objectifs de chiffre d’affaires ». Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée par la Responsable Supply et Service Client. Un projet de mise en place de plusieurs alertes est en cours pour informer les collaborateurs en cas de défaut d’enlèvement commande, erreur de saisie etc. Une avancée dans le partage et le suivi des données qui permettra d‘optimiser le pilotage de l’activité et de mieux réagir en fonction des événements.

Prochainement, Elena Mocofanu ambitionne de mettre en place des rapports automatiques pour ses clients, grâce à la fonction d’envoi de rapports. Elle souhaite partager automatiquement et régulièrement des rapports liés à l’activité d’enlèvement de marchandises. Cela permettra aux clients de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise et rendra les échanges de données plus fluides en temps réel. Ces derniers pourront décider de recevoir, s’ils le souhaitent, un e-mail synthétique contenant ces informations.

SYXPERIANE, partenaire intégrateur MyReport

Elena Mocofanu revient sur la relation entretenue avec SYXPERIANE : « Chaque fois que nous avons un problème, les équipes de SYXPERIANE nous apportent toujours une réponse. Que ce soit par téléphone ou par e-mail, nous parvenons toujours à trouver une solution. Les équipes ont été une très belle surprise. J’ai travaillé avec plusieurs personnes de chez SYXPERIANE et nous partageons les mêmes méthodes, les mêmes aspirations, les mêmes objectifs. Tout s’est très bien passé. Les consultants nous aident à comprendre le comment du pourquoi et ne laissent personne à la dérive. Ils sont impliqués et prennent le temps de nous accompagner. »

Vous vous questionnez sur un projet de reporting décisionnel ? Discutons-en !

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