étude de cas : Bilfinger Peters Engineering

Secteur d’activité : Ingénierie

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Le contexte

Créée en 2006, Bilfinger Peters Engineering est une filiale française de la société allemande Bilfinger. Ce groupe international propose des solutions et services d’ingénierie pour la conception dans les secteurs chimiques, pharmaceutiques et énergétiques. Parmi les clients de Bilfinger Peters Engineering, on retrouve notamment EDF et d’autres grandes entreprises de l’énergie. La structure compte actuellement 130 collaborateurs et prévoit une croissance importante dans les mois à venir.

La demande

Jusqu’à fin 2018, Bilfinger P.E. confie le traitement de la paie de ses collaborateurs à un cabinet comptable. Mais les coûts associés à cette externalisation sont devenus de plus en plus importants. L’internalisation est alors envisagée pour réduire les coûts et maîtriser la totalité du processus de paie.

Dans un second temps, Bilfinger P.E. recherche à dématérialiser la demande d’absence et de congés des collaborateurs.

L'approche choisie

Côté Paie, c’est la solution de Cegid qui a été mise en œuvre chez Bilfinger.

Côté dématérialisation des demandes d’absence, l’ancienne solution ne répondait pas aux attentes des utilisateurs en termes d’expérience et de confort. Étant déjà familier de l’éditeur Lucca avec la solution Cleemy (gestion des notes de frais), il a rapidement été question d’implémenter le module Figgo pour la gestion des demandes d’absence.

Tra My Nguyen, Responsable Paie et Administration du personnel chez Bilfinger P.E., nous partage son retour sur le choix de ces solutions et leur déploiement.

Comment avez-vous procédé pour sélectionner vos solutions ?

« Notre choix de solutions et de prestataire pour les déployer s’est effectué plutôt rapidement. Côté solution, le cabinet comptable avec qui nous travaillions utilisait déjà la solution de gestion de la Paie de Cegid. C’est un logiciel fiable, reconnu et conforme à toutes les conditions spécifiques à la paie française. Nous nous sommes dit que cela serait plus simple de transposer le paramétrage et les données, ce qui s’est avéré juste. Ajoutons à cela la dématérialisation des bulletins de paie avec PeopleDoc qui a également été mise en place.

Pour Figgo, nous connaissions déjà les produits Lucca avec Cleemy dont nous sommes entièrement satisfaits. Aujourd’hui, tout le monde a adopté les deux modules, Figgo et Cleemy. C’est beaucoup plus agréable. »

Et pour le choix du prestataire ?

« Dès les premiers échanges avec SYXPERIANE, nous avons senti que nous serions bien accompagnés et soutenus par un intégrateur à taille humaine. La capacité de SYXPERIANE à adapter la solution de paie à notre entreprise et à nous poser les bonnes questions a été fondamentale. »

projet paie intégrateur syxperiane

Concentrons-nous sur votre projet de gestion de la paie. Quelles ont été les étapes du projet ?

« Je résumerais le projet en 4 grandes étapes.

Nous avons d’abord réalisé un état des lieux et une analyse de nos besoins avec le consultant SYXPERIANE. À ce moment, nous sommes passés par une remise à plat de nos règles de gestion de la paie. SYXPERIANE nous a accompagnés pour nous poser les bonnes questions et déterminer ensemble les spécifiques en se basant sur les paies de l’exercice précédent.

SYXPERIANE a procédé au paramétrage de la solution paie de Cegid en SaaS.

Nous avons traité ensemble les disparités et apporté les modifications de paramétrage nécessaires.

Après la formation à l’utilisation de l’outil pour le Responsable Comptabilité et moi-même, nous avons mené les tests avec l’accompagnement de SYXPERIANE avant le démarrage en réel. »

Quel type de paramétrage spécifique a pu être réalisé pour répondre à vos besoins organisationnels ?

« La grande nouveauté, c’est le calcul des heures supplémentaires. Avant, il fallait une journée entière pour s’occuper de ce point uniquement. Aujourd’hui, le calcul est totalement automatisé. Cela permet aussi d’élimer un risque d’erreur accru compte tenu du caractère répétitif du calcul manuel… Cela a été une délivrance pour nous. »

Finalement, que diriez-vous de la relation entretenue avec SYXPERIANE ?

« Je suis ravie ! Dernièrement, le covid-19 a parfois compliqué les échanges mais nous ne sommes jamais arrivés à une situation critique. Les consultants avec qui nous travaillons sont très réactifs et nous conseillent. Ils connaissent très bien nos sujets, c’est appréciable. »

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