étude de cas : FNSP – Sciences Po

Secteur d’activité : Associatif

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Le contexte

La Fondation Nationale des Sciences Politiques (FNSP) assure la gestion de l’Institut d’études politiques (IEP) de Paris. Sa vocation est de « comprendre le monde pour le transformer » à travers son projet éducatif et scientifique. Ce sont ses chercheurs, étudiants et collaborateurs qui portent cette mission chaque jour.

La demande

Avant 2019, la FNSP n’avait pas vraiment de système d’information à proprement parler. L’outil comptable en place était vieillissant et sur un périmètre trop limité. Lucie Ruffié, Chargée des méthodes et outils à la Direction Financière, nous livre son témoignage.

L'approche choisie

L’ERP Cegid XRP Ultimate a été choisi pour répondre au double enjeu de la FNSP :

  • Sécuriser les processus
  • Assurer un véritable suivi des engagements comptables

” Nous fonctionnons en comptabilité privée mais avec des fonds publics. Nous sommes donc régis par les codes des marchés publics. Il nous fallait absolument pouvoir saisir les marchés et tracer les commandes associées grâce à l’ERP.”

Aujourd’hui, ce sont environ 150 collaborateurs qui utilisent la solution au quotidien.

SYXPERIANE : partenaire hébergement et TMA de Sciences Po

Démarré en 2017, le projet d’intégration a été réalisé avec un autre intégrateur. Déjà à l’époque, SYXPERIANE intervient auprès de la FNSP sur un autre aspect de son système d’information : l’hébergement de ses environnements techniques. Il n’est pas si commun pour un intégrateur de proposer à la fois des prestations d’hébergement (techniques comme applicatives) et de TMA. Nous avons su proposer ces deux services à la FNSP.

“La confiance s’est installée progressivement entre nous. SYXPERIANE assurait déjà l’hébergement applicatif. Etant en mesure de proposer la Tierce Maintenance Applicative de l’ERP en plus, ça faisait sens de les consulter. Tous les signaux étaient au vert.”

L’organisation de la TMA : simple, efficace et humaine

La phase de réversibilité de l’ancien intégrateur à SYXPERIANE pour la TMA s’est faite en douceur sur plusieurs mois.

“L’organisation a été plutôt simple et rapide à mettre en place. Nous avons réalisé des ateliers pour chaque module. Des consultants SYXPERIANE sont intervenus auprès des équipes pour débloquer les sujets, aider à prendre en main l’outil et les process. Aujourd’hui, nous avons deux points de contact principaux chez SYXPERIANE : un responsable opérationnel et un responsable commercial. Chaque mois, nous faisons le point sur les points bloquants, et surtout sur ce qui va bien à vrai dire. Chaque trimestre nous échangeons sur les aspects contractuels.”

Si Lucie Ruffié est l’interlocutrice privilégiée côté FNSP, les utilisateurs de Cegid XRP Ultimate ont à leur disposition un outil de gestion des tickets pour soumettre et suivre leurs demandes.

“La gestion au ticket classique fonctionne bien. Bien sûr, c’est important de tracer toutes les demandes pour suivre les objectifs contractuels d’une part comme de l’autre. Pour autant, nous sommes flexibles et n’hésitons pas à nous appeler. Nous sommes humains !”

Le meilleur reste à venir

“La phase d’intégration a été compliquée pour tout le monde. C’était un projet long qui a laissé des traces. Une vraie révolution dans notre organisation qui plus est. Nous avons encore des anomalies à corriger et de l’optimisation à faire. Nous ne parlons que de petites évolutions pour le moment. Mais nous commençons à nous projeter sur de nouveaux projets.”

Le résultat

Conformité

Un ERP qui évolue dans le respect des normes et de la réglementation applicable à Sciences Po (comptabilité privée et fonds publics).

Confiance

Une confiance restaurée et renouvelée entre les équipes pour continuer de faire vivre le système d’information de la FNSP.

Clarté

Une organisation TMA qui permet de garantir la qualité du système d’information et de se projeter dans de futurs projets.

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