‘’Eclairer l’opaque marché de l’hygiène pour vous permettre un choix avisé’’
A sa création en 1971, IGUAL commercialise son premier produit, un détergent universel écologique. L’entreprise familiale puise son ADN dans sa volonté de devenir un véritable conseiller en matière d’hygiène professionnelle pour les organisations de différents secteurs d’activité aujourd’hui : public, santé, hébergement et restauration, industrie, entreprises de propreté, etc.
« Le nettoyage dans un hôpital ne requiert pas les mêmes protocoles ni les mêmes produits que la gestion de l’hygiène dans une mairie. C’est encore différent pour un restaurant dont ce n’est pas le cœur de métier et pour qui c’est pourtant essentiel. Nous conseillons nos clients en toute transparence et en leur apportant une expertise technique pour réaliser les meilleurs choix en termes d’efficacité, d’impact environnemental, de budget et de retour sur investissement. » explique Romuald Guiguen, Responsable des Systèmes d’information chez IGUAL.
Quel que soit leur contexte, leurs protocoles sanitaires ou leurs contraintes réglementaires, plus de 3 000 organisations se reposent sur l’expertise d’IGUAL pour répondre à leurs enjeux autour de la propreté. Aujourd’hui, l’entreprise proposer un catalogue de plus de 3 000 références de produits et matériels d’hygiène professionnelle, en y associant ses services de proximité : conseil, formation, livraison et après-vente.
Une PME en croissance dans un secteur dynamique
Certifié ISO 9001 et labellisé Envol (label environnemental), IGUAL est un acteur incontournable sur le pourtour Méditerranéen, en proximité directe sur les régions Occitanie et PACA. L’entreprise trouve son siège à Villeneuve Les Maguelone, une agence à Perpignan. Elle dispose également de trois dépôts utilisés soit pour remiser de gros volumes en stock, soit pour assurer un relais direct pour les livraisons. Ces dernières se réalisent de plus en plus sur de courtes distances aux moyens de transports durables tels que le triporteur dans les hypercentres. L’entreprise, dont la croissance se poursuit et affirmant sa stratégie de proximité, devrait voir la superficie totale de sa capacité de stockage passer de 5600 m² à 8000 m² d’ici fin 2023.
« Nous nous développons dans un contexte de marché qui porte de nombreuses innovations, notamment sur le plan environnemental. Les Etats-Unis et la Chine sont très actifs sur ce domaine. Par exemple, un nouveau type de nettoyant écologique se développe sur la base du principe de l’eau « active » par ionisation. Pour donner un autre exemple, nous allons commencer à rencontrer des laveuses autonomes permettant d’optimiser au maximum l’usage de produits chimiques et de l’eau. »
Secteur dynamique stimulé par la crise sanitaire, IGUAL a vu sa croissance bondir de 30% en 3 ans. Plus que jamais, l’entreprise veille à se développer sur des bases solides pour préparer l’avenir de ses activités et de ses 80 collaborateurs.
Romuald Guiguen est Responsable des Systèmes d’information chez IGUAL depuis plus de 20 ans. Il est également représentant du personnel. Il nous partage les enjeux actuels de l’entreprise vus sur le prisme du système d’information.
Un système d’information qui s’enrichit à mesure que l’entreprise se transforme
Les évolutions apportées dans les nouvelles versions de l’ERP et du CRM offrent de plus en plus d’ouvertures grâce aux API permettant à l’ensemble des solutions applicatives de communiquer entre elles plus efficacement. Les interfaces constituent aujourd’hui un enjeu majeur pour Romuald Guiguen qui y voit l’opportunité de définitivement sortir de la mentalité de « l’outil unique qui fait tout » pour tendre vers un système d’information riche, efficace et cohérent. D’ailleurs, Romuald Guiguen a schématisé ce SI pour l’intégrer au livret d’accueil remis à chaque nouvel arrivant. Penchons-nous sur une partie de cet écosystème informatique avec les solutions ERP, CRM et SIRH.
L’ERP, au cœur du système
L’ERP constitue la clé de voûte du système d’information d’IGUAL. Il communique avec de multiples applicatifs tels que le logiciel WMS pour la gestion logistique des stocks et des entrepôts, le CRM ou encore la solution PIM pour générer le catalogue de références au format papier. Divalto échange également avec le site e-commerce pour lequel une interface via API est en cours de développement afin d’alléger, sécuriser et accélérer les communications.
« L’ERP a été mis en place à mon arrivée dans l’entreprise. Aujourd’hui, la solution est un pilier fort de notre système d’information. On n’imagine pas la complexité de la facturation en B2B : le détail des bons de livraison, les délais… Divalto Infinity nous aide beaucoup. »
Divalto Infinity constitue l’outil principal de gestion de la donnée autour des produits et des clients pour la PME. Au fil des années, l’entreprise investit régulièrement dans son ERP pour accompagner son développement. D’ici la fin de l’année 2023, la migration de Divalto permettra de passer de la version 7 à la version 10. Autrement dit, la trentaine d’utilisateurs de l’ERP bénéficiera des nouveautés telles que la vision client 360°, la cartographie articles, la gestion des options à la ligne, la gestion des contrats et abonnements, la dématérialisation des pièces commerciales, etc.
Le CRM, muscle fort de la relation client
Conjointement à l’ERP, l’utilisation du CRM remonte à une dizaine d’années. Côté éditeur, la solution a drastiquement évolué, Divalto l’ayant rachetée avant de prendre un nouveau tournant stratégique sur un autre socle technologique.
En cours de finalisation début 2023, IGUAL opère une montée de version de son CRM sur la dernière version de Divalto Weavy. C’est l’outil de travail du quotidien pour les équipes SAV et commerciales qui représentent une trentaine d’utilisateurs. « Nous envisageons également de faire utiliser la solution par le service client pour la prise en charge des demandes clients (réclamations, questions, …) »
Le SIRH, en plein essor au sein du système d’information d’IGUAL
Le développement de son système d’information RH est incontestablement l’un des sujets forts chez IGUAL. Fin 2022, la volonté de s’équiper se fait de plus en plus forte compte tenu de la croissance et des données à gérer. Elle se révèle clairement à la suite d’un audit interne mettant en lumière le temps consommé sur la gestion des tâches administratives liées aux ressources humaines. Gestion des notes de frais, distribution des bulletins de paie ou encore gestion des congés et des absences sont extrêmement chronophages.
Le gain en temps n’est pas le seul bénéfice clé des solutions RH de Lucca. Elles améliorent également le partage de l’information dans l’entreprise.
« Environ 60% des collaborateurs sont nomades. Ils ont besoin d’une solution agile pour accéder depuis n’importe où et à n’importe quel moment à leurs informations. Nous avons de très bons retours depuis la mise en place des solutions Lucca. »
Focus sur le projet SIRH
Pour constituer son SIRH, IGUAL a bien entendu choisi les solutions qui répondent à ses besoins mais aussi l’intégrateur SIRH pour l’accompagner dans cette mission.
Choisir les solutions Lucca pour son SIRH
« Nous avons consulté plusieurs solutions et c’est vrai qu’elles étaient plus ou moins similaires aux premiers abords. Mais nous avons senti que les solutions Lucca se démarquaient pour plusieurs raisons, et il s’est avéré que c’était bien le cas. Par exemple, nous avons un système de suivi des temps déclaratif qui permet une certaine souplesse aux collaborateurs. Chacun est responsable de sa saisie donc ça doit être simple et rapide à exécuter. Ce qui est bien le cas avec Timmi Temps. L’autre solution qui nous a convaincus rapidement est Cleemy Notes de frais. La reconnaissance automatique du ticket de caisse grâce à l’OCR fonctionne très bien. Enfin, nous avons également apprécié l’interface avec Silae nous permettant d’éviter une ressaisie des éléments dans la paie. Le respect de nos procédures était aussi possible avec cette solution comme les doubles validations, le traitement des invitations sur notes de frais, etc. »
Au-delà de l’aspect fonctionnel des solutions, la sécurité a aussi pesé dans la balance.
« Les solutions Lucca nous ont aussi séduits avec leur service d’authentification SSO couplé à l’Azure AD d’office365. Les utilisateurs ont un seul mot de passe, qui leur permet d’accéder à une unique plateforme SaaS regroupant toutes les solutions. Le lien entre notre outil de collaboration SharePoint et la plateforme Lucca est transparent. Nous sommes particulièrement sensibilisés autour des enjeux de la sécurité, d’autant plus avec des données RH qui peuvent être hautement sensibles comme l’accès aux bulletins de paie, RIB et autres informations personnelles. Grâce à ces solutions, nous nous assurons de mettre simplement l’information à disposition des bonnes personnes uniquement. »
Choisir SYXPERIANE pour son accompagnement SIRH
« Parlons vrai, ayons du courage », IGUAL partage cette maxime avec ses collaborateurs et ses partenaires. C’est avec cette ligne de conduite en tête qu’aux côtés de SYXPERIANE, intégrateur Lucca et déjà partenaire intégrateur sur les solutions ERP et CRM, que l’entreprise a mis en place Cleemy Notes de frais, Timmi Absences, Timmi Temps, l’assistant Paie Silae avec Poplee et Pagga Bulletins de paie. Les solutions Poplee Socle RH et Pagga Rémunération suivront très rapidement.
Pour Romuald Guiguen, ce projet complet de constitution du SIRH fait figure d’exemple : « C’est un projet modèle dans son déroulement, son implémentation et son acceptation par tous. C’est d’abord parce que les produits sont bons, intuitifs et ergonomiques. D’ailleurs, savoir que SYXPERIANE utilise également ces solutions n’a pas été neutre dans notre choix. Mais c’est aussi grâce à la qualité de l’accompagnement que ça a fonctionné. Le choix d’avoir un pilote par module et une implémentation progressive de 6 modules essentiels en 5 mois est remarquable. Aujourd’hui, nous ressentons une reconnaissance de la part des utilisateurs. »
En redonnant à ses collaborateurs l’accès et le pouvoir sur leurs données RH, l’entreprise incarne la transparence, l’une de ses valeurs fortes. Tous les collaborateurs se retrouvent au premier plan, acteurs du système d’information, et non plus seulement en bout de chaîne.
« Ça permet de replacer les utilisateurs au cœur du système. Les chauffeurs livreurs ou les préparateurs de commande par exemple ne sont pas des utilisateurs habituels des outils numériques. Avec ces solutions, la communication est facilitée et nous créons plus de liens avec tous les collaborateurs, indépendamment de leurs métiers. »
Pour conclure, Romuald Guiguen nous partage sa vision : « Une entreprise, c’est d’abord réussir à travailler tous ensemble. Le système d’information joue un rôle important dans ce projet ! » Défi relevé avec le sourire pour ce projet SIRH mené main dans la main avec l’équipe SYXPERIANE.
Vous vous questionnez sur votre projet SIRH ? Discutons-en !
