Automatiser les processus financiers et comptables : défi réussi pour l’Opéra national de Paris !
L’Opéra national de Paris est un établissement public français à caractère industriel et commercial (EPIC). Comme 1 300 organismes publics, l’Opéra de Paris est soumis à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP), dont l’entrée en vigueur remonte au 1er janvier 2016.
Pour répondre au mieux aux exigences de cette réglementation, l’Opéra national de Paris s’appuie, depuis 2016, sur Cegid XRP Ultimate intégré par SYXPERIANE. Béatrice Dela Mairey, Cheffe de service Si FiCo, explique ce choix et les bénéfices observés.
Moderniser le logiciel de gestion financière et comptable
Béatrice Dela Mairey rejoint l’Opéra national de Paris pour moderniser l’outil de comptabilité et finances. Sa double expertise en finance/comptabilité et en informatique lui confère toute la latitude pour choisir la solution la plus adaptée aux besoins des utilisateurs. Seulement voilà, en 2014, les logiciels dédiés à la comptabilité publique se font encore rares et la Cheffe de service Si FiCo comprend qu’elle n’est pas simplement en quête d’un ERP, mais d’un partenaire capable de paramétrer un outil sur mesure pour la réforme GBCP à venir.
« La gestion budgétaire dans le secteur public est complexe de par ses nombreuses spécificités. Par exemple, nous devons respecter deux budgets simultanément, lesquels sont votés en début d’année avec l’accord de la tutelle ministérielle : les autorisations en crédit d’engagement (dépenses futures) et les crédits de paiement (ressource financière effective). Nous sommes également soumis à des engagements juridiques, préalables à tout achat et nous gérons des « services faits » (les certifications de réception) plutôt que des factures.
En cherchant un nouveau logiciel, je me suis vite rendu compte qu’aucun
éditeur ne proposait de solution clé en main pour assurer la comptabilité
publique et très peu d’entre eux étaient capables de paramétrer un ERP pour répondre aux spécificités des établissements publics tels que l’Opéra national de Paris. Nous avons donc établi un cahier des charges administratif et technique pour permettre à un éditeur de nous proposer une solution ERP fortement paramétrable, capable de répondre précisément aux besoins de l’Opéra. »
Une gestion comptable et financière régie par le décret de la GBCP
Cegid XRP Ultimate en place depuis 2016, intégré par SYXPERIANE
Un paramétrage personnalisé pour répondre aux spécificités du secteur public et de l’Opéra
Un ERP sur mesure qui remplace cinq logiciels
Suite à un appel d’offres en dialogue compétitif, l’éditeur de logiciel Cegid a d’abord été retenu, avec son ERP Cegid XRP Ultimate.
« À l’époque, cette solution nous a semblé plus aboutie et plus réfléchie pour apporter des fonctionnalités dédiées à la comptabilité publique, notamment en accord avec le décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) qui allait être mis en place en 2016. »
Cegid nous a ensuite présenté l’intégrateur SYXPERIANE, qui nous a accompagnés dans le paramétrage, la personnalisation et la mise en place de la solution. Les experts SYXPERIANE ont tout de suite compris les enjeux de notre établissement et identifié les fonctionnalités nécessaires. Ils se sont également penchés avec intérêt sur les règles de comptabilité publique liées au GBCP pour réaliser un paramétrage adapté. Nos interlocuteurs chez SYXPERIANE se posaient de bonnes questions quant à l’application du décret : ils sont proches des utilisateurs, connaissent bien le secteur public et leur métier d’intégrateur. Depuis la mise en production en 2016, SYXPERIANE continue à nous accompagner dans l’évolution de notre logiciel, proposant les solutions les plus adaptées à nos besoins de constante amélioration. »
Un partenariat de long terme avec l’intégrateur
« Cegid XRP Ultimate intégré par SYXPERIANE nous a permis d’automatiser la comptabilité budgétaire et générale et donc d’optimiser nos processus financiers. »
L’ERP de l’Opéra national de Paris a remplacé cinq logiciels préexistants, ce qui comporte plusieurs bénéfices.
« D’abord en termes de maintenance, d’hébergement et de relation avec les éditeurs : nous avons largement optimisé la gestion de notre système d’information (SI) en nous appuyant sur un seul interlocuteur. Ensuite, l’ERP nous a aidé à fiabiliser nos données : celles-ci sont saisies au début du processus, puis gérées automatiquement par l’outil, ce qui élimine les risques d’erreurs. Enfin, nous avons pu dématérialiser l’ensemble de nos processus financiers (de la demande d’achat jusqu’à la réception de facture via Chorus Pro, et son paiement). Nous avons ainsi pu mettre en place un grand nombre de contrôles personnalisés comme réglementaires. Les traitements comptables et financiers sont ainsi automatisés et fiabilisés.
Nous consacrons le temps que nous avons gagné sur l’enrichissement des données, à la fiabilisation de la gestion des processus comptables et financiers, et au reporting. En effet, les données financières que nous traitons font l’objet d’analyses pointues pour servir la prise de décision. Comme les informations sont à jour en temps réel dans Cegid XRP Ultimate, nous nous concentrons sur le décisionnel plutôt que sur la production des données. »
Enjeux
- Mettre en place un ERP adapté aux établissements publics
- Bénéficier de fonctionnalités personnalisées pour répondre aux exigences du secteur
- Faire évoluer l’outil au fil des évolutions réglementaires et des besoins des utilisateurs
Bénéfices
- Un ERP qui centralise l’ensemble des flux de données comptables et financières
- Des développements sur mesure pour répondre aux attentes des utilisateurs et du secteur
- Une gestion financière et comptable parfaitement maîtrisée, des données fiabilisées
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