Tout savoir sur la gestion des stocks : enjeux, techniques et leviers d’amélioration

Date : 20/07/21

Thématique : Divalto

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Le volume des stocks dans le monde est en constante augmentation. En Europe, la superficie moyenne des entrepôts devrait augmenter de 26% dans les trois prochaines années selon une étude Zebra. Dans ce contexte, la gestion des stocks tend à devenir le véritable pilier opérationnel de très nombreuses sociétés, fil directeur guidant la création de valeur, depuis le déclenchement de la commande jusqu’à la livraison des produits aux clients.
Pour autant, le pilotage des stocks est une équation complexe, dont les paramètres sont bien connus, mais pas toujours faciles à maîtriser et combiner.

 

Pour s’inscrire dans une dynamique de progrès, voici un article couvrant les grandes thématiques relatives à la gestion des stocks.

 

Dans cet article :

1. Gestion des stocks : définition

2. Quels sont les enjeux d’une bonne gestion des stocks ?

3. Comment calculer le coût d’un stock ?

4. Six indicateurs de performance à suivre en gestion des stocks

5. L’importance de la relation entreprise / fournisseur

6. L’analyse ABC pour piloter ses stocks

7. Cinq conseils pour optimiser la gestion des stocks

8. Quels critères pour choisir un outil de gestion des stocks adapté ?

 

 

Gestion des stocks : définition

Au sens strict du terme, la gestion des stocks désigne les actions d’une entreprise visant à s’approvisionner, entreposer puis écouler des marchandises auprès de ses clients, qu’il s’agisse de matières brutes ou de produits transformés.

D’un point de vue purement commercial en revanche, la gestion des stocks renvoie au fait de pouvoir constamment répondre à la demande du marché, tout en évitant la rupture ou le surplus de stock

 

En définitive, il s’agit d’un subtil – et fragile – équilibre à trouver permettant de répondre aux multiples enjeux relatifs à cette discipline.

 

Quels sont les enjeux d’une bonne gestion des stocks ?

Homme travaillant sur la gestion des stocks à l'aide d'une tablette

Limiter les ruptures de stock

Un processus d’optimisation de la gestion des stocks consiste en premier lieu à éviter, autant que possible, le phénomène de rupture. En effet, un stock vide ne permet plus de répondre aux commandes passées. S’en suivent bien souvent un manque à gagner plus ou moins important et parfois la perte temporaire ou définitive de clients. En général, une rupture de stock peut avoir différentes causes : 

 

  • Une augmentation subite du nombre de commandes que ne peuvent pas encaisser les stocks existants.

 

  • Des fournisseurs peu réactifs ou eux-mêmes confrontés à des difficultés d’approvisionnement.

 

  • Un mauvais pilotage interne : lenteur des procédures, mauvaise interprétation des chiffres, oublis…

 

  • Des facteurs externes tels qu’un incendie, une inondation, un vol…

 

On distingue toutefois deux types de rupture de stock :

1. Les ruptures temporaires, où l’entreprise ne parvient plus à satisfaire à la demande pour une durée plus ou moins longue.

 

2. Les ruptures définitives, lorsque l’entreprise choisit délibérément de ne plus se réapprovisionner sur certains produits.

 

Éviter le surstockage

Dans leur quête permanente d’approvisionnement, certaines entreprises finissent par accumuler trop de stocks. Ce phénomène, loin d’être anodin, peut avoir divers impacts, tous négatifs : 

 

  • Les coûts de stockage augmentent et atteignent des niveaux bien supérieurs à ceux qui sont acceptables par une entreprise. Si la demande vient à chuter à ce moment précis ou si le marché marque le pas, l’entreprise se retrouve avec un stock d’invendus important.
    Pour l’écouler , il est parfois nécessaire de les brader et donc de vendre à perte.

 

  • Le commerce de produits suppose que l’argent dépensé pour passer les commandes puisse être récupéré rapidement, complété d’une marge commerciale, après la vente des commandes. Les quantités excédentaires ont elles aussi dû être payées. Stockées sur de longues durées, elles représentent un trop-plein d’actifs immobilisés qui déséquilibre le Besoin en Fonds de Roulement de l’entreprise et grève la performance de la structure.

 

  • Certains biens sont sujets à une détérioration progressive ou à une Date Limite de Consommation (DLC) Ainsi, si des aliments frais sont entreposés trop longtemps, ils deviennent impropres à la consommation, et l’entreprise se retrouve dans l’incapacité de les vendre, y compris à perte.

 

Satisfaire la clientèle

L’objectif premier d’une entreprise est d’abord de satisfaire sa clientèle afin de la fidéliser. En cas de rupture de stock (impossibilité de répondre à la demande et/ou d’honorer des commandes existantes) ou d’un surplus de stocks (risque accru d’erreurs lors de la préparation), les clients mécontents peuvent rapidement prendre la décision d’aller trouver un autre fournisseur.

Cela représente évidemment une perte de chiffre d’affaires et donc de marge commerciale, mais a aussi un impact sur la réputation de la structure. Des clients insatisfaits ou déçus sont susceptibles de faire une mauvaise publicité auprès de leurs confrères et l’entreprise concernée par cette “mauvaise presse” perd inévitablement en attractivité…

 

Rationaliser l’espace de stockage

Enfin, la gestion des stocks consiste à affecter une surface dédiée au stockage adaptée à la stratégie d’approvisionnement utilisée.
L’agencement intérieur est aussi un point clé : les rangements sont-ils adaptés aux produits stockés ? L’organisation de l’espace favorise-t-elle la bonne circulation du personnel ? Les baies de chargement/déchargement sont-elles facilement accessibles ?
L’espace de stockage est un poste de dépenses important qu’il convient de rationaliser.

 

Comment calculer le coût d’un stock ?

Posséder un stock engendre inévitablement des frais. Pour calculer son montant total, on distingue 3 grandes typologies de coûts : 


Les coûts d’acquisition

Tout commence par la passation d’une ou plusieurs commandes aux montants variés, puis des frais administratifs liés au passage de cette commande.
Viennent ensuite les coûts purement logistiques : livraison, déchargement de la marchandise, inspection…

 

Les coûts de stockage

Une fois les produits achetés, d’autres coûts sont à prendre en compte : 

 

  • Les dépenses liées à l’espace de stockage : paiement de loyer ou remboursement de mensualités si un prêt a été contracté, taxe foncière, assurance, éclairage, climatisation, entretien ou encore chauffage.

 

  • Les charges de personnel s’occupant directement ou indirectement du stock de l’entreprise (manutentionnaires, contrôleurs de gestion…)

 

  • Les dépenses liées à l’exploitation des stocks  (matériels d’entreposage, de manutention, logiciels type  ERP ou WMS, systèmes RFID…)

 

  • Les coûts indirects et non systématiques liés à la dépréciation et l’obsolescence progressive de certaines marchandises.

 

Les coûts de rupture

Enfin, on veillera à ne pas omettre les éventuels coûts de pénurie, qui sont en réalité les coûts relatifs aux ruptures de stock. Dans cette catégorie peuvent être cités les frais de livraison “express”, liés au changement  de fournisseur, le manque à gagner en termes de commandes annulées par des clients…

6 indicateurs de performance à suivre en gestion des stocks

Illustration de personnages manipulant des KPI sur un écran d'ordinateur

Pour mesurer la performance d’une stratégie de gestion des stocks, d’innombrables indicateurs existent. Tous n’ont pas la même importance et une sélection doit être faite : suivre trop de KPI peut très vite complexifier les choses inutilement. Parmi les indicateurs connus, 6 d’entre eux sont particulièrement intéressants :

 

Le taux de disponibilité

Utilisé pour calculer le pourcentage de produits disponibles immédiatement pour la clientèle, le calcul du taux de disponibilité doit s’effectuer très régulièrement afin d’établir des moyennes.
Cet indicateur est très majoritairement utilisé dans les secteurs du retail, de la distribution ou du négoce et se calcule sur la base de la formule suivante : 

 

Taux de disponibilité = Quantité totale de produits en catalogue / Quantité de produits disponibles pour les clients

 

Le taux de service

Le taux de service renvoie au pourcentage de commandes livrées dans le temps imparti. Il est extrêmement utile pour déterminer si les fournisseurs ont tendance à respecter les délais fixés ou si du retard est généralement à déplorer. Idéalement, il est conseillé de mesurer ce taux à intervalles réguliers.
Pour le calculer, on utilise cette formule :


Taux de service = Quantité totale de commandes passées / Quantité de commandes reçues dans les temps

 

Le taux de couverture de stock

Également appelé taux de rotation de stock, ce troisième indicateur permet de définir la durée moyenne que prend le stock à s’écouler.
Une longue durée est généralement mauvais signe, mais une rotation de stock très rapide peut aussi signifier que la marchandise n’est pas approvisionnée en quantité suffisante, augmentant ainsi le risque de rupture en cas de forte demande. Deux calculs sont nécessaires pour suivre ce KPI.

 

On commence par calculer le stock moyen :

 

(Stock moyen = (stock du début + stock de la fin) / 2)

 

Puis on calcule le ratio de rotation du stock : 

 

Ratio de rotation = chiffre d’affaires / stock moyen

 

Le taux de démarque sur le stock

La démarque inconnue est la différence entre le chiffre d’affaires théorique et le chiffre d’affaires réel d’une entreprise.
On peut appliquer ce taux au stock pour obtenir le pourcentage des marchandises disparues en fonction de la valeur du stock total. Cette opération se réalise lors de l’inventaire des stocks, en se basant sur les marchandises absentes, mais pourtant commandées.
Un fort taux de démarque doit alerter la direction, puisque cela signifie soit que le fournisseur ne remplit pas ses obligations, soit qu’une partie de la marchandise est perdue ou pire, volée ou que l’entreprise commet des erreurs de pointage ou de facturation…

 

Taux de démarque = Montant de la démarque / Montant total commandé puis expédié

 

Le taux d’occupation de l’entrepôt

Le dernier indicateur de cette liste permet de connaître le pourcentage d’espace disponible dans un entrepôt et se calcule avec cette formule : 

 

Taux d’occupation = Quantité moyenne stockée / Capacité totale de l’entrepôt

 

L’importance de la relation entreprise / fournisseur

On ne le dira jamais assez : il est crucial pour les entreprises d’entretenir de bonnes relations avec leurs fournisseurs pour optimiser leur gestion des stocks.
Avant d’aborder des leviers concrets pour développer l’entente avec un fournisseur existant, la première étape consiste à … bien choisir ses fournisseurs au moment du sourcing !

 

Pour envisager des relations de long terme avec un partenaire, une vérification fine, mais nécessaire doit être effectuée avant toute signature de contrat.
Aujourd’hui, les critères “traditionnels” (le trio Qualité / Coût / Délai) ne suffisent plus pour avoir un avis complet sur un fournisseur potentiel.

 

Pour aller plus loin, il est conseillé de lancer une procédure KYS (Know Your Supplier), dont l’objectif est de prévenir les risques de fraudes ou de non “compliance” d’un fournisseur (dans le cas d’une structure ayant blanchi de l’argent voire financé le terrorisme).

 

Dans la relation entreprise / fournisseur, deux types d’approches sont possibles :

 

1. L’approche réactive qui consiste à ne s’intéresser aux relations avec un fournisseur qu’au moment où un problème survient, pour tenter de le régler et éventuellement d’améliorer les performances par la suite. Cette technique s’avère peu efficace et particulièrement chronophage.


2. L’approche stratégique, qui envisage la relation fournisseur sur le long terme et commence avant même la signature d’un accord. L’idée est de favoriser la collaboration pour construire une relation de confiance.

 

Voici quelques conseils pour favoriser une bonne entente entreprise / fournisseur sur des contrats en cours : 

 

1/ Prendre le temps de dialoguer

Pour sortir d’une optique réactive, il est important de communiquer régulièrement avec les fournisseurs en les tenant informés de la stratégie de l’entreprise, des éventuels besoins à venir, des nouveautés…
De la même manière, il ne faut pas hésiter à pointer du doigt des dysfonctionnements ou à prendre l’initiative de renégocier les termes d’un contrat : qui ne tente rien n’a rien !

 

2/ Donner, c’est recevoir

La deuxième étape vise à enclencher une relation gagnant-gagnant. Il existe de multiples manières de montrer à un fournisseur qu’il est un partenaire de choix : recommandation à un confrère, sélection  pour l’approvisionnement d’une nouveauté, etc.
En retour, il est probable que ce même fournisseur devienne plus enclin à faire des concessions sur ses prix ou à proposer des délais de livraison plus courts par exemple.

 

3/ Les bons comptes font les bons amis

Une bonne relation avec un fournisseur passe également par des délais de paiement respectés. 30, 60 ou 90 jours, l’important est de régler les factures sans retard. Cela envoie un signal au fournisseur qu’il travaille avec un partenaire de confiance.

 

4/ S’équiper d’outils adaptés

L’outillage est lui aussi à prendre en compte : gérer de multiples fournisseurs peut vite devenir complexe. Heureusement, il existe aujourd’hui des ERP dotés de modules dédiés à la gestion des fournisseurs pouvant fluidifier cet aspect.

 

L’analyse ABC pour piloter ses stocks

Pour maximiser la rentabilité de l’entreprise, une analyse du stock est indispensable. Pour ce faire, il est possible de recourir à la “méthode d’analyse ABC”.
Cette technique se base sur le principe de Pareto, qui indique que 80 % des ventes sont basées sur seulement 20 % du total de la marchandise en stock.

Pour revenir à l’approche ABC, l’idée est est de catégoriser le stock en 3 grandes catégories A, B & C selon certains principes : 

 

  • La catégorie A englobe les 10 à 20 % des produits en stock disposant de la plus haute valeur de consommation annuelle (environ 70 ou 80 %).

 

  • La catégorie B concerne la marchandise d’importance intermédiaire (environ 30 % du stock total) avec une valeur de consommation annuelle moyenne généralement située entre 15 et 20 %.

 

  • La catégorie C regroupe les 50 % restants du stock. On retrouve ici les pièces d’importance moindre dont la valeur de consommation moyenne dépasse rarement les 5-10 % du total.

 

Valeur de consommation moyenne (à l’année) = Demande annuelle X Coût unitaire du produit

 

En s’appuyant sur les résultats de l’analyse, il devient possible de concentrer les efforts de gestion des stocks sur les produits de catégorie A & B (ceux générant le plus de gains) tout en réduisant l’investissement en temps sur la catégorie C à l’impact financier très faible.

Attention toutefois, l’analyse ABC ne peut se suffire à elle-même et doit s’appuyer en parallèle sur d’autres méthodes de gestion des stocks : certaines dédiées à l’approvisionnement, d’autres spécifiques aux sorties de stock.

 

5 conseils pour optimiser la gestion des stocks

 

La gestion des stocks est une discipline complexe et délicate à opérer. Cependant, plusieurs leviers peuvent permettre d’optimiser son pilotage pour directement influer sur la rentabilité de l’organisation.

 

Consolider la nomenclature utilisée

Une bonne gestion des stocks repose très largement sur la capacité à connaître précisément ce que contiennent les entrepôts. Avec des inventaires pouvant compter des dizaines de milliers de références, les approximations ne sont pas permises, d’où l’importance de travailler à l’aide d’une nomenclature complète et à jour !

Négliger la nomenclature, c’est faire baisser la qualité des données internes, risquer des confusions entre deux références similaires et au final accroître la possibilité de ruptures de stock.

 

Favoriser les achats groupés

Les fournisseurs pratiquent généralement des tarifs dégressifs selon la quantité commandée. S’associer à d’autres entreprises pour réaliser une seule commande peut donc faire économiser des sommes importantes sans oublier les frais de port, souvent plus faibles que pour plusieurs commandes individuelles.

 

S’appuyer sur différents fournisseurs

Travailler avec un seul fournisseur est évidemment plus simple à gérer, mais comporte toutefois une limite de taille : si le fournisseur en question devient subitement incapable d’honorer ses livraisons, l’entreprise se retrouve complètement paralysée, obligée de  trouver un nouveau partenaire dans l’urgence ce qui est loin d’être évident.

Solliciter plusieurs fournisseurs limite la dépendance à l’un d’entre eux sur un type de produits, et garantit une certaine flexibilité pour réagir aux imprévus.
Par ailleurs, cette forme de compétition entre les fournisseurs donne souvent un pouvoir de négociation supérieur.

Recourir à des outils de gestion des stocks

Bien gérer un stock passe désormais par une dématérialisation et une automatisation croissante, qui vise non pas à remplacer les employés, mais plutôt à améliorer leurs performances.
En effet, une étude de Zebra indique que 61 % des décideurs prévoient d’automatiser partiellement leurs entrepôts d’ici 2024.

En parallèle, il apparaît que 77 % de ces mêmes personnes s’accordent sur la nécessité de moderniser leur gestion d’entrepôt à court terme pour faire face à la concurrence.

 

En règle générale, les outils logiciels à disposition sont soit des ERP disposant d’un module de gestion des stocks, soit des WMS (Warehouse Management System) conçus dès le départ pour le pilotage des stocks.

Les apports d’un bon logiciel de gestion des stocks sont multiples : 

 

  • Les équipes sont plus efficaces grâce aux nombreuses fonctionnalités facilitant leur quotidien.

 

  • L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée permet à ces mêmes équipes de gagner du temps chaque jour pour se consacrer à leurs missions les plus stratégiques.

 

  • Le risque d’erreurs de calcul est grandement réduit : les ordinateurs ne se trompent jamais et ne fatiguent pas !

 

  • La surface de stockage est mieux exploitée et les mises à jour de disponibilité d’espace se font en temps réel.

 

  • Les prises de décision sont simplifiées, notamment grâce à aux tableaux de bord et aux reportings synthétisant l’information.

Réaliser des inventaires réguliers

Le pointage physique des produits, réalisé régulièrement, est indispensable pour connaître la “réalité” d’un stock. Il peut aussi révéler des disparitions, qu’il s’agisse de marchandises non livrées, de pertes ou de vols.
 
Chronophage s’il est réalisé manuellement, ce travail d’inventaire peut également occasionner des erreurs de saisie qui viennent fausser les prévisions et mettre en difficulté une structure. Si les inventaires réalisés avec des modèles Excel subsistent encore, de nombreuses entreprises s’équipent de logiciels permettant d’informatiser cette démarche (ERP ou WMS) en utilisant des lecteurs de code-barre ou d’étiquettes RFID. 

Quels critères pour choisir un outil de gestion des stocks adapté ?

Gerstionnaire de stock utilisant son ordinateur pour consulter un ERP

Une fois clarifiée la question du “pourquoi” s’équiper d’un logiciel adapté à la gestion des stocks, il est temps d’évoquer le “comment”.

En effet, le marché compte de très nombreuses possibilités, et choisir la bonne solution logicielle se révèle souvent fastidieux… à moins de s’appuyer sur les bons critères.
Voici les principaux à garder en tête durant la recherche : 

 

Les fonctionnalités

Ni trop, ni pas assez ! Le cahier des charges doit permettre de lister les besoins que doit couvrir le logiciel. Attention, il n’est pas toujours pertinent d’opter pour l’outil le plus complet, au risque de payer pour des fonctionnalités superflues.

 

La facilité d’utilisation

Pour rentabiliser l’investissement, l’outil doit non seulement être performant, mais aussi intuitif à prendre main. Cela permet de réduire les frais en formation, d’augmenter la satisfaction en interne et surtout de réduire au minimum la phase de “rodage” durant laquelle la productivité des équipes tend à baisser.

 

Le potentiel d’évolution de l’outil

Si un outil peut sembler parfait sur le moment, en sera-t-il de même dans 6 mois ? Dans 2 ans ? L’idéal est de prendre contact avec les prestataires pour s’informer sur la fréquence des mises à jour, les intégrations à venir, les nouvelles fonctionnalités envisagées…

 

Le niveau de services proposé

Le choix d’une solution de gestion des stocks ne se limite pas à l’aspect matériel, et le niveau de service doit également peser dans la balance.
Qui est l’interlocuteur privilégié à contacter au quotidien ? Le SAV est-il réactif ? Le support prend-il en charge la gestion des bugs informatiques ?

 

Le coût de la solution

En fonction de l’enveloppe accordée par la direction pour l’acquisition d’un outil, la première chose à faire est de comparer les différents éditeurs de logiciels en mettant leurs offres et leur typologie d’outil face à face. Les propositions trop onéreuses sont ensuite écartées pour ne conserver que celles qui correspondent au budget alloué. 

 

La possibilité de bénéficier d’une démonstration ou d’un essai gratuit

Rien ne remplace une démonstration ou, idéalement, une période d’essai gratuite pour permettre de tester le logiciel en conditions réelles. Il s’agit d’une excellente façon de vérifier que le système répond bien à tous les besoins listés au préalable. C’est aussi l’occasion d’observer l’accueil qui lui est fait par les utilisateurs finaux puis de récolter leurs premiers retours à chaud pour aiguiller la prise de décision finale.

 

Des magasins généraux des années 50 à l’entrepôt d’aujourd’hui, la gestion des stocks a parcouru bien du chemin. La digitalisation croissante de l’économie, en B2C comme en B2B, transforme en profondeur la relation client-fournisseur.
Les entreprises du secteur marchand doivent interroger leur processus et leurs méthodes, challenger leurs équipes, embaucher, s’équiper d’outils pour replacer le client au cœur de leur chaîne de valeur. Ce qui, à bien y réfléchir, est un retour à l’essence même des métiers du commerce !

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