étude de cas : Aromandise

Secteur d’activité : Industrie

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Le contexte

Aromandise développe et commercialise des produits alimentaires et bien-être. Derrière son site e-commerce et son réseau de revendeurs partenaires, ce sont 25 collaborateurs qui œuvrent à proposer de bons produits, biologiques et éco-responsables. Aujourd’hui, la société s’adresse essentiellement aux particuliers français. Elle se développe progressivement à l’international et diversifie sa clientèle B2B.

La demande

Elisabeth Harrivelle est Chef de projet Système d’information chez Aromandise. Elle positionne sa mission à deux niveaux. D’abord, faire évoluer en priorité les systèmes ERP et CRM. Plus largement, trouver et mettre en œuvre les solutions SI qui supporteront la croissance de l’entreprise. Dans le cadre du projet de migration de l’ERP Divalto Infinity en v10, son rôle consiste notamment à « faire le lien entre les métiers et SYXPERIANE. »

L'approche choisie

En 2013, Aromandise déploie l’ERP Divalto Infinity aux côtés d’un autre intégrateur. Mais jusqu’à fin 2021, la solution n’avait jamais été mise à jour. « Lorsque nous sommes passés sur Divalto Infinity en 2013, nous étions en version 7.2. La solution nous permettait de gérer la comptabilité, l’administration des ventes et la logistique, mais avec des insuffisances. Au fil des années, il n’y a pas eu d’amélioration continue. »

C’est pourquoi en 2020, Aromandise prend la décision de remettre en compétition à la fois la solution et l’intégrateur. « Nous avions la volonté de faire un bon dans le numérique. C’est-à-dire développer l’automatisation, réduire les documents papier, centraliser l’information et avoir une meilleure communication entre les services. »

Il est rapidement décidé de conserver la solution. « Divalto Infinity couvre la grande majorité de nos besoins. C’est une solution que nous connaissons, sur laquelle nous avons développé des compétences. C’était finalement assez logique de rester avec Divalto. D’autant plus qu’il fallait être très réactif dans notre décision vue la dynamique générale de la société. »

Côté intégrateur, les méthodologies proposées sont plus ou moins similaires selon les différents intégrateurs sollicités. Celle de SYXPERIANE [Oslo à l’époque] convainc notamment par sa clarté. Deux options de réalisation sont présentées à Aromandise :

  • Soit reprendre tous les spécifiques pour les migrer en v10,
  • Soit effectuer une migration sur la solution en version standard, puis identifier les spécifiques nécessaires et pertinents à reprendre à la suite des tests des utilisateurs.

C’est l’option n°2 qui est retenue. « Partir du standard pour ensuite identifier nos besoins spécifiques nous a permis d’avoir une vue globale de ce qui existe avant de décider de quoi que ce soit. En procédant comme cela, nous avons pu retracer nos processus et identifier les axes d’amélioration. Pour finir, ça nous permet aussi d’éviter des coûts qui n’auraient pas forcément été utiles. »

Le projet est encore en cours d’étude sur la partie Production. Néanmoins, les ateliers déjà réalisés pour les premiers lots ont confirmé le choix de conserver et développer l’utilisation de Divalto Infinity. « Lors des ateliers, les utilisateurs ont redécouvert toute la richesse de Divalto. Il y avait même des fonctionnalités dont nous n’avions pas idée sur la v7… Bien sûr, nous avons aussi et surtout découvert toute la richesse de la v10 ! »

CRM, interfaces site web : le bon en avant d’un système d’information orienté e-commerce

Un « CRM moderne et réellement connectée au terrain »

La grande nouveauté réside dans le déploiement du CRM Divalto Weavy.
« Jusque-là, nous avions un CRM qui datait de 2013, obsolète et peu ergonomique pour le terrain, avec de surcroît des problèmes techniques. Nous souhaitions une solution CRM vraiment intégrée au système d’information. Avoir un CRM connecté à notre ERP est un superbe avantage. »

Elisabeth Harrivelle complète : « Nous avons mené la mise en place du CRM en même temps que le projet de migration de l’ERP. C’était très bien de réaliser les deux de front pour être parfaitement aligné. Nous constatons que Divalto Weavy est une solution moderne et réellement connectée au terrain. »

Un ERP et un site e-commerce interfacés pour une communication en temps réel

Grâce à la technologie des webservices Divalto, les interfaces mises en place apportent des améliorations notables sur les échanges de données entre le site web et l’ERP.

« Notre site web était déjà relié à l’ERP mais uniquement par l’intermédiaire de fichiers plats. »

L’échange de données se faisait uniquement depuis le site web vers l’ERP. Il contenait les commandes et les données clients. « En effet, des exports csv depuis le site web permettaient de synchroniser les commandes et les fichiers clients avec l’ERP. Mais cette méthode atteint vite ses limites. Cela induit des synchronisations à heures fixes qui ne peuvent pas être faites aussi fréquemment que nécessaire. Concrètement, les commandes remontaient bien dans l’ERP mais ça s’arrêtait là. Nous ne disposions pas de vue sur les stocks, les commandes devaient être transformées manuellement en factures… C’était beaucoup trop limité. »

Aromandise a fait de son site e-commerce l’un de ses principaux canaux de distribution. Il est primordial que celui-ci communique automatiquement avec l’ERP. Si l’échange est assuré, c’est la satisfaction client qui monte en flèche !

« Nos clients voient tout de suite si le produit de leur choix est disponible ou non. De notre côté, chaque commande passée sur le site crée directement une facture dans l’ERP. »

Le résultat

Amélioration continue

Aromandise se réconcilie avec sa solution ERP. Laissée de côté pendant trop longtemps, la dynamique d’amélioration continue est retrouvée !

Satisfaction client

Les interfaces entre le site web et l’ERP assurent une gestion des commandes clients plus efficace et impactent directement l’expérience d’achat.

Satisfaction collaborateur

La dynamique insufflée par le projet booste les équipes. Elles voient des bénéfices concrets, de nouvelles possibilités s’ouvrir et savent qu’elles seront accompagnées pour aller encore plus loin.

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