étude de cas : L’Économat Des Armées

Secteur d’activité : Public

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Le contexte

L’Économat des Armées est un établissement public à caractère commercial (EPIC) placé sous tutelle du ministère des Armées. Les 650 collaborateurs sont répartis entre le siège proche de Paris, les régions en métropole et dans les DOM, et à l’étranger.

Sa mission est de soutenir les formations militaires en France et à l’étranger. Concrètement, l’Économat des Armées opère sur 4 activités :

  • Approvisionner en denrées alimentaires les restaurants du ministère des Armées,
  • Piloter l’externalisation de la restauration collective en métropole,
  • Assurer la gestion des camps en soutien des opérations militaires françaises et de celles de l’Union Européenne,
  • Soutenir l’organisation d’événements majeurs (exercices, démonstrations…)

Si le ministère des Armées reste le client principal, l’Économat des Armées peut accompagner d’autres organisations telles que l’ONU, l’OTAN, l’Union Européenne ou encore l’Union Africaine.

La demande

L’Économat des Armées s’organise autour de 4 unités correspondant à ses activités :

  • La direction France distribution prend en charge l’approvisionnement en denrées des restaurants.
  • La direction France restauration assure la maîtrise d’ouvrage déléguée de l’externalisation de la restauration.
  • La direction « international et opérations » gère les camps au profit des forces militaires françaises/européennes déployées en opérations extérieures.
  • La direction des Achats, unité support et transverse, s’occupe de la contractualisation avec les prestataires de services et les fournisseurs sur lesquels s’appuie l’Économat des Armées.

En tant que Directeur Général Adjoint, le Commissaire en Chef Renaud Dutt supervise l’ensemble de ces unités. Par ailleurs, il est également responsable du Programme de transformation engagé par l’établissement.

L'approche choisie

À l’origine du Programme de transformation, il y a un constat. L’Économat des Armées a besoin de moderniser l’ensemble de ses processus et son système d’information.

« Nous avons identifié un besoin de transformation globale : revoir nos processus, déployer de nouveaux outils, mener à bien des actions RH, actualiser notre portefeuille d’offres commerciales, moderniser notre chaîne logistique en métropole et à l’international… »

En 2018, le Programme de transformation est initialisé. Pour commencer, ce sont des projets sur les périmètres RH et commercial qui sont engagés. Mais la transformation digitale est rapidement mise au centre de la table, et pour cause :

« Nous avions une multitude d’outils informatiques superposés à travers de nombreuses interfaces, un véritable plat de spaghetti. De surcroit, l’obsolescence de certaines solutions logicielles posait des problèmes de sécurité et un maintien en condition très cher. »

Méthodologie de choix de son ERP : l’Économat des Armées privilégie le dialogue et l’écoute

Connaître ses besoins pour choisir le bon ERP

Dans le cadre de sa transformation numérique, l’Économat des Armées entame un processus de choix d’ERP. Pour commencer, les aspirations sont clairement identifiées. Il s’agit notamment :

  • De disposer des meilleures solutions du marché par rapport aux activités de l’établissement,
  • D’implémenter une solution complète en standard qui ne nécessite pas de développements spécifiques,
  • D’outiller les processus métiers ou de renouveler leurs solutions pour un équipement au point sur toute leur chaîne (gestion commerciale, achats, ventes…)

« Nous ne souhaitions pas acquérir un ERP « qui fait tout ». Le parti pris a été de privilégier des solutions best-of-breed pour répondre précisément à nos métiers. Nous avions tout un système d’information à reconstruire progressivement, brique par brique. Nous avons d’abord lancé une procédure en vue d’acquérir un outil de pilotage commercial, car c’est le cœur de notre activité : de la génération de commandes au traitement de la facturation. »

Le choix de la solution ERP pour l’Économat des Armées est des plus stratégiques. L’outil va impacter toutes les unités et bien entendu, la direction financière et comptable. Le processus décisionnel entrepris est basé sur le dialogue compétitif.

Le dialogue compétitif pour choisir son logiciel de gestion

En tant qu’EPIC, l’Économat des Armées suit la procédure prévue par le code de la commande publique.

« Nous avions une idée claire de l’origine de notre besoin et de là où nous devions aller. Mais il fallait trouver comment y aller et avec qui. »

Pour l’Économat des Armées, le dialogue compétitif se déroule en 5 étapes sur une période d’environ 12 mois :

  1. La phase de sourcing
    En début de process, il s’agit de faire un état des lieux du marché. L’objectif est d’obtenir une vue la plus exhaustive possible des acteurs économiques, des différents éditeurs et intégrateurs du marché.
  2. La phase de candidature
    Retenir un groupe de candidats répondant à l’appel d’offres selon les critères du cahier des charges.
  3. La phase de dialogue
    C’est la phase qui demande le plus d’investissement, mais qui fait la réussite de la méthode. Celle-ci s’est organisée autour de 3 rounds de dialogue. Ces tours prennent toujours la même forme avec un ordre du jour fixé à l’avance et commun pour tous les candidats. Par exemple, un tour peut être l’occasion de se concentrer sur un métier en particulier. Les candidats passent chacun à leur tour pour apporter leurs recommandations.
    Cette méthode présente deux avantages :
    – Affiner et enrichir au fur et à mesure le cahier des charges,
    – Tester les méthodes de travail, la compréhension du besoin et la communication des différents candidats.
  4. La phase d’offre
    À cette étape, les candidats remettent leur offre. Deux commissions spéciales se réunissent pour en étudier tous les aspects et à terme, retenir la meilleure des propositions.

Le choix de l’intégrateur ERP

L’Économat des Armées fait confiance à SYXPERIANE pour déployer Cegid XRP Ultimate.

« Lors du dialogue compétitif, nos interlocuteurs chez SYXPERIANE ont su apporter le niveau de qualité et le professionnalisme attendus dans leurs explications. »

Au-delà de la maîtrise de l’outil et de la méthodologie, c’est aussi et surtout la compréhension du contexte global de transformation de l’établissement qui pèse dans la balance.

« Nous sommes actuellement en plein déploiement de l’ERP. Ce projet révèle notamment notre capacité à travailler de manière transverse. Les utilisateurs voient de premières matérialisations arriver. C’est positif car l’enjeu est de taille pour la suite des projets du Programme de transformation. »

Le résultat

Couverture fonctionnelle complète

La solution en standard, sans développement spécifique, répond aux besoins de l’Économat des Armées.

Gestion de la donnée unifiée

Les différents outils du SI s’appuient sur un nombre important de référentiels de données. Cegid XRP Ultimate permet de centraliser la gestion de ces référentiels et de les unifier dans un référentiel commun partagé dans tout l’établissement.

Interopérabilité

L’interopérabilité des données est un enjeu fort du projet. Le nombre de flux à interfacer étant important, il est nécessaire que la solution soit interopérable avec l’ETL de l’Économat des Armées. Pour cela, nous utilisons les Webservices mis à disposition par l’éditeur.

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