Étude de cas : Apprentis d’Auteuil

La fondation Apprentis d'Auteuil

Créée en 1866, Apprentis d’Auteuil est une Fondation Reconnue d’Utilité Publique dont la vocation est d’accueillir, d’éduquer, de former et d’aider les jeunes en difficultés à s’insérer dans la société.

“La confiance peut sauver l’avenir.”

En 1997, l’institution décide de refondre son système d’information financier et choisit de déployer l’outil Cegid XRP Ultimate dans ses 150 établissements sur les domaines fonctionnels Finance, Immobilisations, et plus récemment Achats et E-procurement.

Dans ce cas client TMA, Nathalie Brémard, Cheffe de Projets Achats et Finance chez Apprentis d’Auteuil, nous partage sa vision.

Être accompagné dans leur métier

Avec 100 utilisateurs réguliers, la Fondation avait besoin d’être accompagnée dans l’utilisation courante du logiciel. D’autant plus que l’équipe informatique se restreignait.

« La maintenance d’un ERP ne peut être assumée par un interlocuteur unique en interne. D’une part, ce n’est pas tous les jours qu’il y a des actions correctives à apporter. D’autre part, il peut y en avoir beaucoup d’un coup. On ne peut pas savoir quand ça va tomber. »

L’objectif est précis : bénéficier d’un support technique et fonctionnel quotidien pour les utilisateurs de la solution Cegid XRP Ultimate. De la création de compte analytique, au paramétrage de nouveaux établissements, en passant par la gestion des anomalies…

TMA de Cegid XRP Ultimate

Apprentis d’Auteuil choisit SYXPERIANE comme intégrateur pour la solution Cegid XRP Ultimate et son projet de TMA

L'appoche choisie

Au terme de l’appel d’offre, et bien que n’ayant pas réalisé la mise en œuvre de la solution, SYXPERIANE se voit confier le projet de TMA. Pour Apprentis d’Auteuil, deux critères se sont avérés décisifs dans la prise de décision :

  • La certification Gold Partner Cegid XRP Ultimate de SYXPERIANE.
  • La parfaite compréhension des enjeux du support pour l’organisation ainsi que la prise en compte de la problématique saisonnière de l’association, pour laquelle SYXPERIANE a proposé de lisser annuellement le volume de tickets mensuels prévu dans le contrat.

En plus du contrat de maintenance éditeur, Apprentis d’Auteuil bénéficie donc d’un support élargi aux périmètres suivants : Aide aux Utilisateurs, Exploitation Courante, Maintenance Corrective.

Au cours de ces dernières années, Apprentis d’Auteuil a également pu étendre l’utilisation de Cegid XRP Ultimate à d’autres sujets, notamment sur les Achats, les signatures multicritères et le rapprochement bancaire.

« Comme toujours, on vise la généralisation de l’accès aux utilisateurs. Plus ils peuvent rentrer dans l’outil et y effectuer des actions, plus on satisfait le besoin en autonomie des métiers. »

Enfin, pour faciliter la communication entre les utilisateurs de l’institution et l’équipe SYXPERIANE, un outil de ticketing a été mis en place.

L'histoire continue, encore et encore

« Au début, il y a bien sûr eu un transfert de connaissances sur l’administration de l’outil. »

Pendant quelques mois, Nathalie a beaucoup travaillé avec SYXPERIANE pour mettre en œuvre la TMA. Aujourd’hui, elle ne passe en moyenne qu’un jour par semaine sur le sujet. Par ailleurs, l’outil de ticketing permet de communiquer entre les utilisateurs et SYXPERIANE. Il garantit une prise en charge directe par les équipes dédiées.

« C’est un excellent relai. »

Lorsqu’on demande à Nathalie ce qu’elle apprécie dans sa relation avec SYXPERIANE, sa réponse est simple :

« Les équipes ont une patience à toute épreuve. Elles cherchent vraiment à résoudre les incidents et n’hésitent pas à téléphoner aux utilisateurs quand c’est nécessaire pour avancer efficacement. L’organisation est parfaitement adaptée pour nous. »

Apprentis d'Auteuil tire profit de cette solution ERP

Groupe 2120
01

DISPONIBILITÉ

La réactivité du support dans la prise en charge, l’intervention et la résolution des demandes a permis au chef de projet de la Fondation de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

 

 

Groupe 2124
02

TRAÇABILITÉ

Le processus de déclaration des tickets via l’outil de ticketing a contraint les utilisateurs à formaliser leurs demandes. Cela assure le suivi du traitement jusqu’à la résolution.

 

 

Groupe 2122
03

APPROPRIATION​

Depuis la mise en place du support, l’application Cegid XRP Ultimate est moins « subie » et les réflexions sur les moyens d’en améliorer l’usage sont plus constructives.

 

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