L'entreprise KEIM
Le groupe KEIM est un acteur mondial du domaine des revêtements minéraux depuis plus de 145 ans. Il propose des solutions éprouvées pour la protection des façades et la décoration intérieure.
Face à la concurrence du marché de la peinture, Keim s’est positionné en proposant une alternative écologique et résistante : une peinture minérale à base de silicate de potassium (verre liquide). Aujourd’hui, KEIM France est leader sur un marché représentant seulement 0,03% du marché global de la peinture bâtiment, mais ambitionne de croître cette part de marché des peintures écologiques.
La peinture minérale de Keim est la plus durable sur le marché, garantissant la tenue des couleurs face aux UV pendant 20 ans. Elle a été appliquée sur des monuments mondiaux tels que le Kremlin, l’Opéra de Sydney, le Théâtre Marigny, le Stade Vélodrome de Marseille et même l’intérieur de l’Élysée. Elle est également utilisée pour les logements sociaux, les établissements publics comme les écoles, collèges et lycées, en raison de sa qualité supérieure et de sa durée de vie trois fois plus longue que les autres peintures.
En plus d’être une peinture de haute qualité et durable, la peinture minérale de Keim est également écologique, de sa fabrication à son recyclage grâce au retraitement des déchets.
Être accompagné dans ses projets de transformation digitale
Keim France est une filiale de la Maison mère allemande Keimfarben, comptant 450 employés. La plupart des peintures sont fabriquées dans les usines en Allemagne, tandis que dans le reste du monde, la société compte 11 filiales, principalement en Europe (France, Royaume-Uni, Espagne, Suisse, Autriche, Bénélux, République Tchèque, Pologne, USA, etc.).
À la tête de Keim France, Leny Soy occupe le poste de Directeur Général. Avec un chiffre d’affaires de 5 millions d’euros en 2022, l’entreprise à taille humaine emploie 22 personnes. Pour gérer les fonctions transverses, le Directeur Général endosse plusieurs casquettes, dont celles de directeur commercial, directeur de production, directeur des ressources humaines et directeur administratif et financier.
Cleemy Notes de Frais vers la simplicité
Bien que le siège soit basé en banlieue lyonnaise, plusieurs commerciaux parcourent la France. La société a pour objectif de d’accélérer sa transformation digitale d’ici fin 2021, notamment en matière de gestion des notes de frais. Pour mieux maîtriser ses coûts et ceux de ses commerciaux, Leny Soy s’intéresse à une solution qui va simplifier le quotidien de la gestionnaire comptable : Cleemy Notes de Frais de Lucca.
Un changement bienvenu
Leny SOY explique l’ancien fonctionnement de sa gestion des notes de frais.
Tout était enregistré dans un tableau Excel basé sur le modèle Urssaf et mis à disposition des collaborateurs. Les commerciaux remplissaient ce tableau 2 fois par mois. Ils envoyaient en parallèle leurs justificatifs de dépense papier par courrier recommandé au siège. A réception (si tout allait bien), les notes de frais subissaient une double vérification par la comptable puis par M. Soy avant d’être saisies en comptabilité et remboursées aux commerciaux.
En pleine interrogation sur sa gestion des notes de frais, Leny SOY entend parler d’une solution de notes de frais via le bouche à oreille. « J’ai entendu parler de Cleemy Notes de Frais. J’ai trouvé ça tellement génial que sur le coup, je me suis dit qu’il devait y avoir une erreur. Que cela ne pouvait pas exister ou que ça ne devait pas fonctionner si bien que ça. Mais quand j’ai eu la solution dans les mains et que je l’ai testée, j’ai trouvé ça formidable. Il me la fallait. J’ai ensuite été mis en contact avec les équipes SIRH de SYXPERIANE ».
Leny SOY était persuadé que les commerciaux allaient adorer. En revanche il a fallu convaincre la comptable, qui finalement a vite été conquise par le produit.
La solution a été mise en place en janvier 2022, dans les temps et avec un accompagnement personnalisé. Il a notamment fallu créer une interface entre Cleemy Notes de frais et l’ERP basé en Allemagne.
KEIM tire profit de sa solution de Notes de Frais
La mise en place de Cleemy a eu un impact sur plusieurs métiers, explique Leny SOY. « En plus de gagner du temps, voire même énormément de temps », la solution facilite et sécurise le traitement des notes de frais qui était auparavant d’une grande lourdeur.
Leny Soy perçoit très concrètement les bénéfices de la solution : « Un commercial passait l’équivalent d’une journée par mois pour faire ses frais. Il fallait qu’il retrouve avec qui il a mangé , quels jours, etc. Puis remplir le tableau et enfin envoyer ses frais par courrier. La comptable quant à elle traitait les notes de frais en l’équivalent d’une journée également. Puis c’était à moi de passer un peu de temps dessus pour vérification. » Aujourd’hui les commerciaux enregistrent leurs dépenses sur leurs téléphones, lorsqu’ils sont dans les transports ou en attendant un rendez-vous. Il leur suffit de prendre en photo le justificatif de leurs dépenses et plus besoin de conserver les tickets papier.
Leny Soy estime un gain de temps d’une centaine d’heure par mois. Pour l’entreprise, cela représente environ 5000 à 6000€ par mois d’économisé
En plus de renforcer la marque employeur de l’entreprise en interne, la solution est un argument pour le recrutement des équipes commerciales, car elle facilite le quotidien des commerciaux.
Leny SOY conclut son échange en mettant en avant les équipes SYXPERIANE qui ont travaillé sur le projet. « Le projet et la mise en place se sont très bien passés. C’est parfait, les équipes sont toujours très à l’écoute. C’était agréable de travailler avec eux. »
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